¿Cómo puede asegurarse de que su comunicado de prensa sea respetuoso con todas las partes interesadas?

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Un comunicado de prensa es una herramienta poderosa para comunicar su mensaje a los medios de comunicación y al público. Pero también puede ser contraproducente si no se tiene en cuenta el impacto de las palabras y el tono en todas las partes interesadas. Las partes interesadas son cualquier persona que tenga un interés o influencia en su organización, como clientes, empleados, inversores, socios, reguladores, competidores y comunidades. ¿Cómo puede asegurarse de que su comunicado de prensa sea respetuoso con todas las partes interesadas y evite dañar su reputación y sus relaciones? Aquí hay algunos consejos para ayudarte.

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Poonam Malpure

Deputy Manager, PR & Communication at Swan Energy Limited

1 Conoce a tu audiencia

Antes de escribir tu comunicado de prensa, piensa en quién lo leerá y qué le importa. ¿Cuáles son sus valores, expectativas, necesidades e inquietudes? ¿Cómo les afectará su comunicado de prensa? ¿Cómo quieres que se sientan y reaccionen? Escribe pensando en tu audiencia y utiliza un lenguaje claro, relevante y respetuoso. Evite la jerga, la jerga, los acrónimos y los términos técnicos que puedan confundirlos o alienarlos. Además, evite hacer suposiciones, generalizaciones o estereotipos que puedan ofenderlos o excluirlos.

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Poonam Malpure

Deputy Manager, PR & Communication at Swan Energy Limited
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To ensure that the press release is respectful to all stakeholders, it is essential to begin by thoroughly understanding the audience. Your audience can include customers, investors, employees, industry bodies, or the general public, and each segment of the audience has different expectations. For instance, investors might be concerned about financial performance, while customers may be more interested in product launches and their benefits. As PR professionals, we must craft our message with a very specific focus on each shareholder and use language that resonates with their values and interests.

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2 Sé honesto y transparente

Uno de los principios más importantes de la ética de los comunicados de prensa es la honestidad. Nunca debes mentir, exagerar o engañar a tu audiencia con información falsa o inexacta. Si lo hace, puede dañar su credibilidad, confianza y reputación. También debes ser transparente sobre tus fuentes, motivos e intenciones. No ocultes ni omitas hechos o detalles importantes que puedan afectar la comprensión o percepción de tu mensaje por parte de tu audiencia. No utilices palabras vagas o ambiguas que puedan implicar algo que no es cierto. No tergiverse ni manipule su mensaje para adaptarlo a su agenda ni evite las críticas.

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Honesty should be the cornerstone of every communication. Providing accurate information and avoiding exaggeration is crucial for maintaining trust with your stakeholders. Any form of manipulation or distortion of information can have severe and lasting consequences. It's important to state the facts in a clear and concise manner, leaving no room for misinterpretation. While making the press release transparent is ethically sound, it is also essential for safeguarding your organization's reputation.

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3 Reconocer y abordar los problemas

A veces, es posible que tengas que escribir un comunicado de prensa sobre un tema delicado, controvertido o negativo que afecte a tu organización o a tus partes interesadas. En tales casos, debe reconocer y abordar el problema de manera responsable y respetuosa. No ignores, niegues ni evadas el problema. No culpes ni ataques a los demás ni pongas excusas. No minimices ni descartes el impacto o las consecuencias del problema. En su lugar, muestre empatía y compasión por los afectados. Explique qué causó el problema y qué está haciendo para resolverlo. Discúlpate si es necesario y expresa tu compromiso de mejorar.

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4 Buscar comentarios y aprobación

Antes de distribuir su comunicado de prensa, debe buscar comentarios y la aprobación de sus partes interesadas internas y externas. Esto puede ayudarte a asegurarte de que tu comunicado de prensa sea preciso, apropiado y respetuoso. También puede ayudarte a prevenir o abordar cualquier posible conflicto, malentendido u objeción que pueda surgir de tu comunicado de prensa. Pida a las partes interesadas que revisen su comunicado de prensa y proporcionen sus comentarios, sugerencias o inquietudes. Escuche sus comentarios y realice los cambios o correcciones que sean necesarios. Agradézcales por su aporte y cooperación.

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Deputy Manager, PR & Communication at Swan Energy Limited
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In sensitive situations, open and transparent communication is essential. By involving stakeholders and management in the review process, you can identify potential areas of conflict or disagreement and address them proactively. This can prevent further damage to relationships and reputation. This can also enhance trust and credibility, as stakeholders see that their voices are heard and considered.

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5 Supervise y responda

Después de distribuir su comunicado de prensa, debe monitorear y responder a las reacciones y comentarios de su audiencia y los medios de comunicación. Esto puede ayudarte a medir la efectividad y el impacto de tu comunicado de prensa. También puede ayudarte a mantener y fortalecer tus relaciones con tus grupos de interés. Preste atención a cómo se recibe y reporta su comunicado de prensa. Reconozca y aprecie cualquier respuesta positiva o de apoyo. Abordar y resolver cualquier respuesta negativa o crítica. Aclarar y corregir cualquier error o malentendido. Interactúa y comunícate con tu audiencia y los medios de comunicación de una manera respetuosa y profesional.

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1 Conoce a tu audiencia

2 Sé honesto y transparente

3 Reconocer y abordar los problemas

4 Buscar comentarios y aprobación

5 Supervise y responda

6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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