¿Cómo puede escribir de manera efectiva para aumentar el compromiso de los empleados durante el cambio?

1 Entiende a tu audiencia

Antes de comenzar a escribir, necesitas saber para quién estás escribiendo, qué necesitan saber y cómo podrían sentirse acerca del cambio. Realice un análisis de las partes interesadas para identificar los diferentes grupos de empleados afectados por el cambio, su nivel de interés, influencia e impacto, y sus canales de comunicación preferidos. Utilice encuestas, entrevistas o grupos focales para recopilar comentarios e información de su audiencia. Esto le ayudará a adaptar sus mensajes a sus necesidades, preocupaciones y expectativas.

2 Define tu propósito y metas

Cada comunicación que escribas debe tener un propósito y un objetivo claros. ¿Qué quieres que tus empleados sepan, sientan y hagan como resultado de tu mensaje? ¿Cómo se alinea su mensaje con la visión, misión y valores de su organización? ¿Cómo apoya su mensaje los objetivos y resultados del cambio? Escribe una breve declaración que resuma tu propósito y meta, y úsala como guía para tu contenido y tono.

3 Usa el tono y el lenguaje correctos

El tono y el lenguaje que utilice pueden marcar una gran diferencia en la forma en que sus empleados perciben y responden a su mensaje. Use un tono positivo, respetuoso y de apoyo que reconozca las emociones y los desafíos del cambio, pero también destaque los beneficios y las oportunidades. Evite la jerga, los acrónimos y los términos técnicos que puedan confundir o alienar a su audiencia. Use un lenguaje simple, claro y conciso que sea fácil de entender y actuar. Usa la voz activa, los verbos de acción y los pronombres personales para crear una conexión directa y atractiva con tu audiencia.

4 Estructura tu mensaje lógicamente

Un mensaje bien estructurado ayuda a sus empleados a seguir sus puntos principales, argumentos y llamadas a la acción. Use un formato claro y consistente que incluya una introducción, un cuerpo y una conclusión. En la introducción, indique el propósito y la meta de su mensaje, y proporcione un poco de contexto y antecedentes para el cambio. En el cuerpo, explique la justificación, el proceso y el impacto del cambio, y aborde cualquier pregunta o inquietud que su audiencia pueda tener. En la conclusión, resuma los puntos clave, reafirme los beneficios y expectativas, y proporcione un llamado a la acción claro y específico.

5 Invitar a comentarios y diálogos

La comunicación es un proceso bidireccional, y debe fomentar la retroalimentación y el diálogo de sus empleados para aumentar su compromiso y participación en el cambio. Proporcione múltiples canales y oportunidades para que sus empleados compartan sus opiniones, ideas y sugerencias, y para hacer preguntas o plantear problemas. Responda a sus comentarios de manera rápida, honesta y constructiva, e incorpore sus aportes en sus planes y acciones de cambio. Muestre su aprecio y reconocimiento por sus contribuciones y logros.

6 Revisa y revisa tu mensaje

Antes de enviar o publicar su mensaje, debe revisarlo y revisarlo para asegurarse de que sea preciso, relevante y efectivo. Revise su mensaje en busca de errores ortográficos, gramaticales, de puntuación y de formato que puedan socavar su credibilidad y claridad. Usa herramientas como Grammarly, Hemingway o ProWritingAid para ayudarte con esta tarea. Pídale a un colega, un gerente o un representante de su audiencia que revise su mensaje y le dé retroalimentación. Haga los cambios necesarios para mejorar su mensaje y alcanzar sus objetivos.