¿Cuáles son las mejores maneras de determinar la disponibilidad de un orador de eventos y las restricciones de programación?

2 Utilice un formulario de solicitud de orador

Una vez que tenga una lista de oradores, debe averiguar si están interesados y disponibles para su evento. La mejor manera de hacerlo es utilizar un formulario de solicitud de orador, que es un documento que describe los detalles y las expectativas de su evento, y le pide al orador que proporcione su disponibilidad y limitaciones de programación. Un formulario de solicitud de orador debe incluir información como el nombre del evento, la fecha, la hora, el lugar, el formato, el tema, la audiencia, los objetivos, el presupuesto y la compensación. También debe pedir al orador que indique su modo preferido de entrega (presencial, en línea, híbrido), su disponibilidad (fechas y horas específicas, o una variedad de opciones), sus limitaciones de programación (como restricciones de viaje, compromisos previos o necesidades especiales)y sus datos de contacto.

3 Haga un seguimiento rápido y cortés

Después de enviar el formulario de solicitud de orador a los oradores preseleccionados, debe hacer un seguimiento rápido y cortés para confirmar su disponibilidad y sus limitaciones de programación. Puede utilizar el correo electrónico, el teléfono o las videollamadas para comunicarse con los altavoces, según sus preferencias y conveniencia. La clave es ser respetuoso, profesional y cortés, y evitar ser agresivo o exigente. También debes estar preparado para negociar y comprometerte en algunos aspectos del evento, como la fecha, la hora, la duración o la compensación, si el orador tiene cierta flexibilidad e interés. Sin embargo, también debes tener claras tus propias limitaciones y límites, y estar preparado para seguir adelante si el orador no es adecuado o no está disponible para tu evento.

4 Usar una herramienta de calendario

Una de las formas más fáciles y efectivas de determinar la disponibilidad y las restricciones de programación de un orador de un evento es usar una herramienta de calendario, como Google Calendar, Calendly o Doodle. Una herramienta de calendario le permite compartir su propia disponibilidad y preferencias con el orador, y ver su disponibilidad y preferencias a cambio. A continuación, puede comparar y contrastar las diferentes opciones y elegir la que mejor se adapte a ambas partes. Una herramienta de calendario también te ayuda a evitar la doble reserva, los conflictos de programación o los malentendidos, ya que se actualiza y sincroniza automáticamente con tu calendario y el del orador.

5 Confirme y finalice los detalles

Una vez que haya acordado una fecha y hora con el orador, debe confirmar y finalizar los detalles del evento y obtenerlos por escrito. Puede utilizar un acuerdo o contrato de orador, que es un documento formal que especifica los términos y condiciones del evento, y las funciones y responsabilidades de ambas partes. Un acuerdo o contrato de orador debe incluir información como el nombre, el título, la biografía, la foto, los datos de contacto, la disponibilidad, las restricciones de programación, el modo de entrega, el tema de la presentación, el formato, la duración, los objetivos, la audiencia, la compensación, los gastos, la política de cancelación y los derechos de autor. También debe incluir cualquier solicitud o requisito especial que pueda tener el orador o el evento, como el equipo, los materiales o la accesibilidad.

6 Manténgase en contacto y brinde apoyo

El último paso para determinar la disponibilidad y las limitaciones de programación de un orador del evento es mantenerse en contacto y brindar apoyo hasta el día del evento. Debe mantener una comunicación regular con el orador y actualizarlo sobre cualquier cambio o desarrollo que pueda afectar el evento. También debe proporcionarles cualquier información o recursos que puedan necesitar para preparar y realizar su presentación, como la agenda del evento, el perfil de la audiencia, las especificaciones técnicas o el formulario de comentarios. También debe consultar con el orador antes del evento y confirmar su hora de llegada, ubicación y persona de contacto. Durante el evento, debe presentar al orador a la audiencia y facilitar la sesión de preguntas y respuestas. Después del evento, debes agradecer al orador por su participación y pedirle su opinión y sugerencias.