¿Cuáles son los flujos de trabajo de procesamiento de facturas más eficientes para los servicios compartidos?

1 Escaneo y captura de datos centralizados

Uno de los primeros pasos para agilizar el procesamiento de facturas es centralizar el escaneo y la captura de datos de las facturas en papel. Esto puede ayudarle a eliminar la entrada manual de datos, reducir los errores y acelerar el proceso de validación y aprobación. Puede utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) Software para extraer automáticamente información clave de las facturas escaneadas, como el número de factura, la fecha, el importe, el nombre del proveedor y el número de orden de compra. También puede integrar el software de OCR con la planificación de recursos de su empresa (ERP) sistema o software de contabilidad para hacer coincidir los datos de la factura con los registros existentes y señalar cualquier discrepancia o excepción.

3 Facturación y pago electrónico

Una tercera forma de optimizar el procesamiento de facturas es adoptar métodos de facturación y pago electrónicos, como la facturación electrónica o la transferencia electrónica de fondos (EFT). La facturación electrónica es un proceso en el que recibes y envías facturas electrónicamente, ya sea a través de un portal web, un correo electrónico o una red. Esto puede ayudarle a reducir el uso de papel, los costes de envío y el espacio de almacenamiento, así como a mejorar la seguridad, la trazabilidad y el cumplimiento. EFT es un proceso en el que pagas a tus proveedores electrónicamente, ya sea a través de una transferencia bancaria, una tarjeta de crédito o una billetera digital. Esto puede ayudarlo a reducir las tarifas de procesamiento, evitar pagos atrasados y mejorar la administración del flujo de efectivo.

4 Gestión y análisis del flujo de trabajo

Una cuarta forma de mejorar el procesamiento de facturas es utilizar herramientas de gestión y análisis del flujo de trabajo, como software de flujo de trabajo o cuadros de mando. El software de flujo de trabajo es una herramienta que le ayuda a automatizar y supervisar los pasos de procesamiento de facturas, como la validación, la aprobación, la contabilización y el pago. Esto puede ayudarle a reducir la intervención manual, aplicar reglas de negocio y realizar un seguimiento del estado y el rendimiento de cada factura. Los paneles son herramientas que le ayudan a visualizar y analizar los datos de procesamiento de facturas, como el volumen, el tiempo de ciclo, la precisión, el costo y el cumplimiento. Esto puede ayudarte a identificar cuellos de botella, tendencias y oportunidades de mejora.

5 Mejora continua y mejores prácticas

Una quinta forma de lograr la excelencia en el procesamiento de facturas es implementar la mejora continua y las mejores prácticas, como la evaluación comparativa, la retroalimentación y la capacitación. La evaluación comparativa es un proceso en el que se comparan las métricas y prácticas de procesamiento de facturas con las de otros SSC o estándares de la industria. Esto puede ayudarte a establecer objetivos realistas y medibles, e identificar brechas y áreas de mejora. La retroalimentación es un proceso en el que se recopilan y se actúa en función de las aportaciones y sugerencias de las partes interesadas internas y externas, como las unidades de negocio, los proveedores y los clientes. Esto puede ayudarte a mejorar la satisfacción del cliente, la colaboración y la innovación. La capacitación es un proceso en el que educa y capacita a su personal de procesamiento de facturas, como contadores, empleados y gerentes. Esto puede ayudarte a mejorar sus habilidades, conocimientos y motivación.

6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?