La mejora del rendimiento
Uno de los primeros desafíos de PI es definir el problema y el rendimiento deseado de manera clara y mensurable. Sin una declaración clara del problema y un objetivo de rendimiento, es difícil diagnosticar las causas raíz, diseñar las mejores soluciones y evaluar los resultados. La falta de claridad también puede generar confusión, malentendidos y resistencia entre las partes interesadas. Para evitar este escollo, debe involucrar a las partes interesadas relevantes en la definición del problema y el objetivo, usar datos y evidencia para respaldar su análisis y comunicar su plan y justificación de PI de manera clara y consistente.
Data collected for performance improvement must be meaningful and offer practical solutions that are achievable. So often, improvement is reported as a percentage, and this should always be evaluated in relationship to the original unit of measurement. For example, if one improves turnover time by 50%, that seems like a lot! But if the original unit of measurement is already very low (say 1 minute), it may not make a practical difference, or even have a positive effect. Therefore it is always important to look at the real and practical difference that is being made, versus just the statistical implications.
Otro desafío de PI es alinear la iniciativa de PI con los objetivos estratégicos, los valores y la cultura de la organización. Si la iniciativa de PI no está alineada, puede enfrentar oposición, indiferencia o sabotaje por parte del liderazgo, el personal o los clientes. Una iniciativa de PI desalineada también puede crear consecuencias no deseadas o conflictos con otras prioridades o iniciativas. Para evitar este escollo, debe asegurarse de que su iniciativa de PI respalde la visión, la misión y los valores de la organización, se alinee con las políticas, procesos y sistemas existentes, y aborde las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
In most cases, performance improvement initiatives are not aligned with the culture of an organization. The reason is simple. If they were, the organization would likely not need a performance improvement initiative in the first place. Therefore, changing the culture towards performance is a key factor in any successful performance improvement exercise.
Un tercer desafío de PI es asegurar los recursos necesarios para implementar y mantener la iniciativa PI. Los recursos incluyen tiempo, dinero, personas, habilidades, herramientas e información. Sin los recursos adecuados, la iniciativa de PI puede no lograr el rendimiento deseado, perder impulso o volverse obsoleta. La falta de recursos también puede desmotivar y frustrar al equipo de PI y a las partes interesadas. Para evitar este escollo, debe estimar los requisitos de recursos y los beneficios de su iniciativa de PI, asegurar el compromiso y el apoyo del liderazgo y los patrocinadores, y aprovechar los recursos existentes o disponibles de manera eficiente y efectiva.
Un cuarto desafío de PI es involucrar a las personas adecuadas de la manera correcta en la iniciativa PI. Las personas incluyen el equipo de PI, las partes interesadas y los beneficiarios de la iniciativa PI. Sin la participación adecuada, la iniciativa de PI puede carecer de la información, la retroalimentación, la aceptación y la propiedad necesarias de las personas que importan. La falta de participación también puede resultar en resistencia, conflicto o insatisfacción entre las personas afectadas por la iniciativa PI. Para evitar este escollo, debe identificar e involucrar a las personas clave en la iniciativa de PI, utilizar métodos participativos y colaborativos para involucrarlos en el proceso de PI, y reconocer y recompensar sus contribuciones y logros.
To enhance the value of input and feedback you may receive, consider asking about the reasons NOT to implement the new PI initiative. Often, there is so much excitement for the new initiative, there has not been due consideration for the value and benefits of the “old way”. The baby gets thrown out with the bathwater because we are so excited about the fresh new bathwater(no right-minded person is against fresh bathwater). What is often labeled as resistance can be relabeled as an effort to call attention to a benefit that will be lost under the new initiative. Using a two-column matrix (Go – No Go), a systematic and dispassionate examination of the “No Go” column might foreshadow the eventual failure of the new PI initiative.
Un quinto desafío de PI es evaluar el impacto y el valor de la iniciativa PI. La evaluación es el proceso de medir y evaluar los resultados de desempeño, los resultados y los beneficios de la iniciativa de PI. Sin evaluación, es difícil saber si la iniciativa de PI ha resuelto el problema, logrado el objetivo y agregado valor a la organización. La falta de evaluación también puede impedir el aprendizaje, la mejora y la rendición de cuentas de la iniciativa PI. Para evitar este escollo, debe definir y recopilar los indicadores y datos de rendimiento pertinentes, utilizar métodos y herramientas adecuados para analizar e informar los resultados de la evaluación, y utilizar los resultados de la evaluación para informar las decisiones y acciones para la iniciativa de PI.