¿Cuáles son algunos de los desafíos y dificultades comunes de implementar sistemas de control de inventario?

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Los sistemas de control de inventario son esenciales para gestionar el flujo de bienes y materiales en cualquier empresa u organización. Ayudan a optimizar los costos, los niveles de servicio y la eficiencia operativa. Sin embargo, implementar sistemas de control de inventario no es una tarea sencilla. Implica muchos desafíos y dificultades que pueden afectar el rendimiento y los resultados del sistema. En este artículo, discutiremos algunos de los problemas comunes que puede encontrar al diseñar, instalar o usar sistemas de control de inventario, y cómo superarlos.

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Paul Turner

Supply Chain Consultant

1 Calidad y precisión de los datos

Uno de los factores más importantes para un sistema de control de inventario exitoso es la calidad y precisión de los datos que lo alimentan. Los errores, inconsistencias o brechas de datos pueden conducir a pronósticos, niveles de inventario, puntos de repedido y políticas de reabastecimiento inexactos. Esto puede resultar en exceso de existencias, falta de existencias, desabastecimientos, costos excesivos o pérdida de ventas. Para evitar estos problemas, debe asegurarse de que sus orígenes de datos sean confiables, estén actualizados e integrados. También debe implementar procesos de validación, verificación y limpieza de datos para detectar y corregir cualquier error o anomalía.

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2 Variabilidad e incertidumbre de la demanda

Otro desafío para los sistemas de control de inventario es lidiar con la variabilidad y la incertidumbre de la demanda de los clientes. La demanda puede fluctuar debido a patrones estacionales, tendencias, promociones, eventos o factores aleatorios. Estas variaciones pueden dificultar la predicción de los niveles óptimos de inventario y los puntos de repedido para cada producto o ubicación. Si se subestima la demanda, puede enfrentar desabastecimientos e insatisfacción del cliente. Si la demanda está sobreestimada, puede incurrir en un exceso de inventario y costos de mantenimiento. Para hacer frente a la variabilidad e incertidumbre de la demanda, debe utilizar métodos y modelos de pronóstico apropiados que tengan en cuenta las diferentes fuentes de variación. También debe monitorear y actualizar sus pronósticos regularmente y ajustar sus parámetros de inventario en consecuencia.

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Paul Turner

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There is no “one size fits all” forecasting technique that can be applied effectively to different demand profiles. Some profiles are more forecastable than others. Use these 2 coefficients to classify your demand profiles: • Average Demand Interval (ADI) measures the regularity of demand (intermittency) • The square of the Coefficient of Variation (CV²) measures the variation in quantities. Using ADI cut-off as 1.32 and CV² cut-off as 0.49, classify your product portfolio as follows: Smooth ADI < 1.32 and CV² < 0.49 - use standard techniques Erratic ADI < 1.32 and CV² >= 0.49 - use causal factors Intermittent ADI >= 1.32 and CV² < 0.49 - use temporal aggregation Lumpy ADI >= 1.32 and CV² >= 0.49 - Make-to-Order

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3 Costos de inventario y compensaciones

Un tercer desafío para los sistemas de control de inventario es equilibrar los diferentes costos y compensaciones involucrados en la gestión de inventario. Los costos de inventario incluyen costos de pedido, costos de retención, costos de escasez y costos de transporte. Estos costos dependen de varios factores, como la cantidad de pedidos, el tiempo de entrega, el nivel de servicio, la política de inventario y la red de distribución. Las compensaciones de inventario se refieren a las compensaciones entre objetivos conflictivos, como minimizar costos, maximizar los niveles de servicio o reducir el impacto ambiental. Para optimizar sus costos de inventario y compensaciones, debe utilizar modelos y métodos de inventario apropiados que capturen los costos y restricciones relevantes. También debe evaluar el impacto de diferentes escenarios y alternativas en el rendimiento y los objetivos de su inventario.

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Paul Turner

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There are fundamental issues with conventional inventory management theory. First, ordering and holding costs by product are difficult (if not impossible) to calculate and are by no means fixed. Secondly, the annual requirement implicitly assumes a constant demand when, in reality, this is rarely the case. Thirdly, conventional safety stocks are determined by making allowances for variations in supplier/production lead times and demand/forecast error. They do not take into account product cost. Therefore safety stocks of high-value products can be financially onerous. k-curve methodology addresses these perceived (and widely accepted) weaknesses, to become the basis for planning inventory in MRP systems.

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4 Integración y coordinación de sistemas

Un cuarto desafío para los sistemas de control de inventario es garantizar la integración y coordinación del sistema con otros sistemas y procesos dentro de la organización o la cadena de suministro. Los sistemas de control de inventario necesitan comunicarse e intercambiar información con otros sistemas, como la planificación de la producción, el procesamiento de pedidos, la contabilidad o la logística. También necesitan coordinarse con otras entidades, como proveedores, clientes o socios. La falta de integración o coordinación puede resultar en ineficiencias, errores o conflictos en el sistema de inventario o en las operaciones generales. Para lograr la integración y la coordinación, debe utilizar formatos, protocolos y plataformas de datos compatibles y estandarizados. También debe establecer roles, responsabilidades y reglas claras y consistentes para el sistema y sus partes interesadas.

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5 Factores humanos y gestión del cambio

Un quinto desafío para los sistemas de control de inventario es abordar los factores humanos y los aspectos de gestión del cambio de la implementación y el uso del sistema. Los sistemas de control de inventario implican cambios en los procesos, procedimientos, herramientas y comportamientos de las personas que interactúan con el sistema, como gerentes, empleados o clientes. Estos cambios pueden causar resistencia, confusión o errores entre los usuarios o beneficiarios del sistema. Para superar estos problemas, debe involucrar e involucrar a las partes interesadas relevantes en el diseño, la instalación y la operación del sistema. También debe proporcionar capacitación, apoyo y comentarios adecuados a los usuarios o beneficiarios del sistema.

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Paul Turner

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Communication is key in change management. Not everyone needs to know everything. Think about WHAT to communicate. WHO needs to know? WHEN do they need to know? HOW will you communicate, email, telephone, presentation, etc. For example, WHAT could be project updates; WHO would be all stakeholders; WHEN could be weekly and HOW could be by email.

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6 Mejora continua e innovación

Un sexto desafío para los sistemas de control de inventario es mantener la mejora continua y la innovación del sistema en respuesta a las necesidades y expectativas cambiantes del negocio o del mercado. Los sistemas de control de inventario no son estáticos ni fijos. Necesitan adaptarse y evolucionar para hacer frente a los nuevos productos, tecnologías, regulaciones o preferencias de los clientes. También necesitan aprovechar nuevas oportunidades para mejorar el rendimiento o la funcionalidad del sistema. Para lograr la mejora continua y la innovación, debe supervisar y evaluar los resultados y comentarios del sistema. También debe identificar e implementar las mejores prácticas, nuevos métodos o nuevas características para el sistema.

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1 Calidad y precisión de los datos

2 Variabilidad e incertidumbre de la demanda

3 Costos de inventario y compensaciones

4 Integración y coordinación de sistemas

5 Factores humanos y gestión del cambio

6 Mejora continua e innovación

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