Está coordinando una conferencia de forma remota. ¿Cómo puedes superar los desafíos del trabajo en equipo?

Effective and flawless communication is the key to organising a conference. When working remotely it becomes more important that the team members are constantly in touch, discussing the challenges and issues and trying to find out the solutions to them. Any event whether physical or online, needs effective communication for it to be a success.

Sempre que vou organizar uma conferência on-line, faço um planejamento e compartilho o time, deixando-os livres para sugerir melhorias. Então, distribuo as diferentes tarefas entre eles, respeitando suas habilidades. Antes mesmo de começar o processo de organização da conferência, deixo claro nossas metas. Explico que todos tem um papel muito importante para o sucesso da conferência. Faço reuniões recorrentes com todo time, para que saibam qual etapa estamos no processo (uma vez que já sabemos qual nossa meta). Feito isso, refinamos caso necessário, nossas ações e comemoramos cada passo dado. Isso aumenta o engajamento e comprometimento do time, fazendo com que percebam a transparência do objetivo traçado para cada um desde o início.

Devido a minha experiência profissional na área, uma ferramenta que considero de fácil utilização pela equipe como um todo é o Jira (desenvolvido pela Atlassian), pois se mostra muito flexível em sua funcionalidade - desde organização de conferências, até gerenciamento de projetos de desenvolvimento de softwares (uma infinidade de possibilidades, devido a sua robustez). Além disso, ela tem um layout muito intuitivo e transparente, muito utilizado por equipes que trabalham no formato de frameworks ágeis. Com esta ferramenta, a equipe pode se autogerenciar, vendo suas dependências, prevendo riscos, analisando gráficos, backlogs e utilizando integrações para visualização e transparência em todo o tempo de desenvolvimento do trabalho.

Para o sucesso na organização de conferências, outro ponto importante é assegurar que todos os integrantes do time estejam cientes de suas funções e responsabilidades, para que possam contribuir com o sucesso da ação pretendida. Feito isso, todos perceberão o valor que possuem dentro da equipe e do projeto, elevando a maturidade do comprometimento diante de si próprio e da equipe. Dar e receber feedbacks constantes ajuda todos os envolvidos a melhorar e garantir que a qualidade das entregas esteja alem do esperado. Ao final de tudo (pós-evento) todos se sentirão satisfeitos com esta jornada - mas colha feedbacks neste momento também, pois sempre há como melhorar.

O gerenciamento do fluxo de trabalho é essencial para a garantia da qualidade e e do sucesso da organização da conferência. Deve-se fazer reuniões recorrentes com todo time junto, para que cada um diga como está o andamento das tarefas atribuídas, além de poder contribuir com outros membros da equipe, caso seja de sua habilidade. O ato de inspecionar o andamento da equipe, pode permitir que você, como gestor, retire todos os impedimentos de forma rápida, para o boa performance de todos e para que se concentrem em duas tarefas. Ao gerenciar, no contexto citado, promova a transparência das ações e canalize a comunicação em um único meio digital. Garantindo que todos estão por dentro de tudo o que está sendo feito e quão próximo do fim estão.