Last updated on 15 jul 2024

Te enfrentas a retrasos en los proyectos de los clientes. ¿Cómo puedes mantener la confianza y la comunicación durante los contratiempos?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

Los retrasos en los proyectos son una parte inevitable de la gestión de la construcción, pero pueden tensar significativamente las relaciones con los clientes. Para sortear estos contratiempos de manera efectiva, debe priorizar la comunicación clara y la transparencia. Al discutir abiertamente las razones del retraso, ya sea que se deban a problemas de la cadena de suministro, desafíos de la fuerza laboral o circunstancias imprevistas, proporciona a los clientes el contexto que necesitan para comprender la situación. Este enfoque ayuda a mantener la confianza, ya que los clientes se sienten informados e involucrados en el proceso de resolución. Además, establecer expectativas realistas para los plazos de los proyectos puede evitar la frustración y garantizar que cualquier actualización, incluso las desfavorables, se reciba en un marco de comprensión y cooperación mutuas.

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1 Reconocer problemas

El reconocimiento inmediato del problema que causa un retraso es crucial para mantener la confianza con sus clientes. Cuando encuentre un contratiempo, informe rápidamente a su cliente sobre la situación, proporcionando una explicación clara y concisa del problema. Esta transparencia fomenta un sentido de asociación y muestra su compromiso con la búsqueda de una solución. Evitando la jerga técnica, concéntrese en cómo el retraso afecta el cronograma del proyecto y qué medidas se están tomando para mitigar la situación. Es importante asegurarle a su cliente que su proyecto sigue siendo una prioridad y que se está haciendo todo lo posible para volver a encarrilarse.

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Hany Elmancy, MSc, BSC, SFC, SSYB, PE, PMP, MBA

Senior Program Control | PMO Consultant | Planning & Project Control | Risk Manager | Delay Analysis Expert | Forensic Planner and claim specialist | Instructor | PMC-Senior Portfolio Controls | Public Speaker
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From my experience as a construction project manager, acknowledging project delays promptly is crucial for maintaining client trust. I ensure to communicate openly with clients about any issues that arise, such as material shortages or unforeseen challenges on-site. By addressing these issues promptly and transparently, I show clients that I am proactive in managing project complexities and committed to delivering clear solutions that align with their expectations.

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Maz K.

Executive Leader | Director | General Manager | Group Director | Continuous Improvement | Program leadership | Risk & Governance | Capital & Asset management | Contract Management | Sustainability
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Acknowledging issues right away is vital for keeping your clients' trust. When a setback happens, let your client know as soon as possible, explaining the problem clearly and simply. This openness builds a sense of partnership and shows you're dedicated to finding a solution. Skip the technical jargon and focus on how the delay affects the project timeline and what steps you're taking to fix it. Reassure your client that their project remains a top priority and that you're doing everything possible to get things back on track.

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2 Ofrecer soluciones

Una vez que haya reconocido el retraso, es hora de presentar soluciones. Los clientes aprecian la resolución proactiva de problemas, así que describa los pasos que planea tomar para abordar el retraso. Ya sea que se trate de obtener materiales de un nuevo proveedor, ajustar el cronograma de la fuerza laboral o reasignar recursos, asegúrese de que su cliente comprenda las acciones que está tomando para minimizar el impacto en el proyecto. Sea realista sobre lo que se puede lograr y evite hacer promesas que pueden no cumplirse. Ofrecer opciones también puede empoderar a los clientes, permitiéndoles participar en el proceso de toma de decisiones y sentir una sensación de control sobre el resultado del proyecto.

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Tafara Mwareya

|Passionate about Structural Engineering|Building sustainably for a better tomorrow, SDG 9 & 11l Driving Impact and Inspiring growth|
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Analyze the root causes of the delays and develop a detailed action plan to address them.Explore creative solutions and alternative approaches that can help minimize the impact of the delay.

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Maz K.

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Once you’ve acknowledged the delay, it’s crucial to present solutions. Clients appreciate proactive problem-solving. If there’s a material shortage, explain how you’ll source from a new supplier. If workforce availability is the issue, discuss adjusting schedules or adding team members. Be realistic about what can be achieved and avoid overpromising. Offering options empowers clients and involves them in decision-making. By tackling the delay head-on and providing clear, actionable plans, you show dedication and resourcefulness, helping to maintain momentum and strengthen client relationships.

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Hany Elmancy, MSc, BSC, SFC, SSYB, PE, PMP, MBA

Senior Program Control | PMO Consultant | Planning & Project Control | Risk Manager | Delay Analysis Expert | Forensic Planner and claim specialist | Instructor | PMC-Senior Portfolio Controls | Public Speaker
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Drawing from my expertise, offering actionable solutions is essential when addressing client concerns and mitigating project delays. I leverage my problem-solving skills to present viable alternatives or adjustments to project plans that align with client goals and project objectives. This proactive approach not only reassures clients but also showcases our commitment to delivering results despite challenges.

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3 Actualice regularmente

Las actualizaciones constantes son clave para mantener la confianza durante los retrasos en los proyectos. Establezca un horario para la comunicación regular, ya sea diaria, semanal o quincenal, y cúmplalo. Utilice estas actualizaciones para informar a su cliente de cualquier progreso o problemas adicionales que puedan surgir. Proporcionar informes periódicos mantiene a los clientes informados y demuestra su dedicación a la transparencia y la gestión de proyectos. Estas actualizaciones pueden ser breves, pero siempre deben ser informativas, ofreciendo una instantánea del estado actual del proyecto y qué esperar en el futuro.

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Tafara Mwareya

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Revise the project timeline and milestones as necessary, and collaborate with the client to adjust their expectations accordingly.

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Maz K.

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Regular updates are crucial for maintaining trust during project delays. Establish a consistent communication schedule—be it daily, weekly, or bi-weekly—and stick to it. Use these updates to inform your client of any progress or new issues that arise. Providing regular reports keeps clients in the loop and shows your dedication to transparency and effective project management. These updates don’t have to be lengthy but should always be informative, offering a snapshot of the current project status and what to expect moving forward. This consistent communication reassures clients that the project remains a priority and that you’re actively managing any challenges.

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Hany Elmancy, MSc, BSC, SFC, SSYB, PE, PMP, MBA

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setbacks. I schedule frequent progress meetings or updates to keep clients informed about project status, challenges, and any adjustments to timelines. This consistent communication ensures transparency and allows clients to make informed decisions based on real-time information.

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4 Gestionar las expectativas

Gestionar eficazmente las expectativas de los clientes es esencial cuando se enfrentan a contratiempos. Desde el principio, sé honesto sobre los riesgos potenciales y cómo podrían afectar el cronograma del proyecto. Si se producen retrasos, recalibra las expectativas discutiendo los nuevos hitos y las fechas de finalización ajustadas. Es mejor prometer menos y entregar más que establecer expectativas poco realistas que podrían dañar su credibilidad. Anima a tus clientes a expresar sus preocupaciones y expectativas para que puedas abordarlas directamente, asegurándote de que ambas partes tengan una comprensión compartida de la trayectoria del proyecto.

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5 Mostrar empatía

La empatía contribuye en gran medida a mantener las relaciones con los clientes en tiempos difíciles. Reconozca la frustración que pueden causar los retrasos y empatice con la situación de su cliente. Personalice su comunicación reconociendo las preocupaciones específicas que puedan tener sobre el impacto del retraso en sus planes comerciales o personales. Al demostrar que entiendes y te preocupas por su experiencia, construyes una relación más sólida y refuerzas su confianza en tu capacidad para administrar el proyecto de manera efectiva.

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6 Sé responsable

Por último, asumir la responsabilidad del retraso, incluso cuando se deba a factores fuera de tu control, puede reforzar la confianza de tu cliente en ti. Evite culpar a terceros o circunstancias externas; En su lugar, concéntrese en lo que está haciendo para resolver el problema. Los clientes respetan a un gerente de construcción que cumple con sus compromisos y está dispuesto a hacerse cargo de la situación. La rendición de cuentas también significa estar preparado para hacer las cosas bien, ya sea que implique concesiones financieras u otros gestos para demostrar su compromiso con la satisfacción del cliente.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Reconocer problemas

2 Ofrecer soluciones

3 Actualice regularmente

4 Gestionar las expectativas

5 Mostrar empatía

6 Sé responsable

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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2 Ofrecer soluciones

3 Actualice regularmente

4 Gestionar las expectativas

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6 Sé responsable

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