¿Cómo puedes construir relaciones para garantizar el éxito del evento con plazos ajustados?

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

La producción de eventos es un campo dinámico y de ritmo rápido que requiere excelentes habilidades de comunicación, coordinación y colaboración. Ya sea que esté planeando un pequeño taller, una gran conferencia o una cumbre virtual, debe establecer relaciones sólidas con sus partes interesadas, proveedores y asistentes para garantizar que su evento se desarrolle sin problemas y cumpla con sus objetivos. Pero, ¿cómo se puede hacer eso cuando se trabaja con plazos ajustados, recursos limitados y expectativas cambiantes? Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a navegar los desafíos de la producción de eventos y crear impresiones positivas y duraderas con sus socios.

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1 Conozca sus objetivos y prioridades

Antes de empezar a contactar con posibles ponentes, patrocinadores, lugares o empresas de catering, debes tener una visión clara de lo que quieres conseguir con tu evento y cuáles son los aspectos más importantes del mismo. Define tus objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos concretos) y comunícalos a tu equipo y a tus partes interesadas. Esto te ayudará a alinear tus expectativas, evitar confusiones y centrarte en las tareas que más importan. También puedes utilizar tus objetivos como punto de referencia a la hora de negociar contratos, tomar decisiones o resolver conflictos.

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Phelyx Hopkins
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Oh, I do love to discover high-level professionals! Those folks become working relationships that I nurture because a reliable team and network frees up so much time and brain space! Authentically maintain that list of resources. Learn birthdays, anniversaries, and family member's names. Learn and get to know their talents and strengths as individuals and discover their network and resources. Reach out with some frequency just to learn if they need anything. Maintain a Trello Card (or an equivalent) on these superheroes and set reminders to check-in. The bottom line is if you mindfully craft a trustworthy network of capable folks who will follow you anywhere, you will never encounter a potential crisis that cannot be solved with one call.

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Elena Alejandro

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Normally after investing time working and selecting reliable suppliers, there are some with a proven track record of reliability and efficiency, particularly in meeting tight deadlines. The communication with them has to be very clear and specific. Deadlines, expectations any specific needs have to be provided. Is very important to keep a record from precedent events, remind them what worked well and indicate areas to be improved. Show appreciation, working with reliable people is a treasure, it saves you lots of headache!

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2 Investiga y sé flexible

Una de las habilidades clave de la producción de eventos es la negociación y la contratación. Debe encontrar las mejores ofertas y términos para su evento, respetando su presupuesto, cronograma y estándares de calidad. Para ello, hay que hacer los deberes e investigar el mercado, los proveedores y los competidores. Averigüe cuáles son las tarifas promedio, la disponibilidad y la reputación de los proveedores que le interesan. Compara diferentes opciones y busca alternativas. Esté preparado para negociar y comprometerse, pero también para alejarse si la oferta no es satisfactoria. Y siempre ten un plan de contingencia en caso de que algo salga mal.

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3 Generar confianza y una buena relación

Otra habilidad esencial de la producción de eventos es la gestión de relaciones. Debe establecer y mantener relaciones positivas y profesionales con sus partes interesadas, proveedores y asistentes. Esto significa ser respetuoso, cortés y honesto en sus interacciones. Escuche sus necesidades, inquietudes y comentarios, y responda con prontitud y eficacia. Muestre aprecio y reconocimiento por sus contribuciones y apoyo. Haz un seguimiento y cumple con tus compromisos y promesas. Y no te olvides de divertirte y mostrar tu personalidad en el camino. Es más probable que las personas trabajen contigo y para ti si les gustas y confían en ti.

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Austin James

International Event Producer | Experience Architect | Mental Health Advocate | Artist
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The most powerful tool at any live event professional's disposal is rapport building. It truly does not matter how many documents you've created, how many hours you've spent planning, or what resources you have at the ready if you haven't already built solid working relationships with all of your partners. Something will go wrong, and when it does you have to respond quickly. Often times, the solution requires the support or expertise of someone else, and you'll find that it's far more difficult to gain their favor in a moment of rapid-response if you haven't already laid the groundwork of trust. Treat EVERYONE well. Not only is it the kind and professional thing to do, you also have no idea who's support you may need later down the line.

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Andi Moravec

Operations Manager, Bound Media Group | Social Media Manager | Brand Manager | Project Manager
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Relationship development in the events world is key. Giving a sense of ownership to the success of an event to those participating can help your attendance numbers and the overall operations leading up to the event. Participants are more likely to share the event details and meet their deadlines when they feel they are a part of something big.

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4 Comunícate con claridad y frecuencia

La comunicación es la columna vertebral de la producción de eventos. Debes comunicar tus objetivos, planes, expectativas y progreso a tu equipo y a tus socios. También debe comunicar su propuesta de valor, beneficios e instrucciones a sus asistentes. Y hay que hacerlo de forma clara, concisa y coherente. Utiliza múltiples canales y formatos para llegar a tu audiencia, como correos electrónicos, llamadas, boletines informativos, redes sociales, sitios web o aplicaciones. Utiliza un lenguaje sencillo y directo y evita la jerga y la ambigüedad. Proporcione información y actualizaciones relevantes y oportunas, y evite la sobrecarga o repetición de información. Y siempre invite a comentarios y preguntas para garantizar la comprensión y el compromiso.

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5 Evaluar y mejorar

El último consejo para construir relaciones que garanticen el éxito del evento con plazos ajustados es evaluar y mejorar su rendimiento y sus resultados. Una vez que termine tu evento, no pases al siguiente. Tómate un tiempo para reflexionar sobre lo que salió bien y lo que no, y lo que puedes hacer mejor la próxima vez. Recopile y analice datos y comentarios de su equipo, sus partes interesadas, sus proveedores y sus asistentes. Identifique sus fortalezas y debilidades, sus oportunidades y amenazas, y sus mejores prácticas y lecciones aprendidas. Comparta sus resultados y conocimientos con sus socios y agradézcales su colaboración. Y utilice sus hallazgos y recomendaciones para mejorar sus procesos, sistemas y habilidades para sus eventos futuros.

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6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Conozca sus objetivos y prioridades

2 Investiga y sé flexible

3 Generar confianza y una buena relación

4 Comunícate con claridad y frecuencia

5 Evaluar y mejorar

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1 Conozca sus objetivos y prioridades

2 Investiga y sé flexible

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