¿Cómo puedes elegir el mejor tipo de contrato para tu evento?

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Elegir el mejor tipo de contrato para tu evento no es una decisión trivial. Puede afectar su presupuesto, su exposición al riesgo y su poder de negociación con proveedores y lugares. En este artículo, explicaremos los principales tipos de contratos utilizados en la planificación de eventos y los pros y contras de cada uno. También te daremos algunos consejos sobre cómo incluir cláusulas que protejan tus intereses y eviten errores comunes.

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1 Contratos a precio fijo

Un contrato de precio fijo es un contrato en el que usted paga una cantidad fija por un servicio o producto específico, independientemente de los costos reales incurridos por el proveedor. Este tipo de contrato es adecuado para eventos que tienen un alcance claro, un cronograma definido y un presupuesto estable. También puede ayudarle a evitar gastos inesperados y a reducir la carga administrativa del seguimiento de facturas y recibos. Sin embargo, un contrato de precio fijo también tiene algunos inconvenientes. Puede limitar su flexibilidad para realizar cambios o ajustes en el evento, ya que cualquier variación puede incurrir en tarifas o multas adicionales. También puede crear un posible conflicto de intereses entre usted y el proveedor, ya que pueden intentar tomar atajos u ofrecer una calidad inferior para aumentar su margen de beneficio.

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Sonu Parkash Jha

OSD to Secretary & Commercial Manager Talks about #Management, #Operations, #Security, #Administration, #Leadership #Healthcare, #Motivation, #Fitness Enthusiast
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In my view there is always a disadvantage of a fixed price contract because during a corporate event numbers of personnel, theirs preference, locations vary. We have to increase or decrease some services as per our requirement. We are on a better platform to negotiate in any case. In addition to this we can negotiate better in terms of price also and save money which fixed contacts charges extra for their administrative support. However fixed contacts are better for small organisations, as in small organisations multiple tasks were handled by a single person. Additionally in a small organisation the scope of negotiations are negligible.

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2 Contratos de costo incrementado

Un contrato de costo más beneficio es un contrato en el que usted paga los costos reales incurridos por el proveedor más un porcentaje o una tarifa fija como ganancia. Este tipo de contrato es adecuado para eventos que tienen un alto nivel de incertidumbre, complejidad o personalización. También puede darle más control y transparencia sobre los costos y la calidad del servicio o producto. Sin embargo, un contrato de costo más beneficio también tiene algunos riesgos. Puede aumentar la incertidumbre y la exposición de su presupuesto, ya que puede terminar pagando más de lo esperado si el proveedor encuentra retrasos, errores o sobrecostos. También puede crear un incentivo potencial para que el proveedor infle sus costos o extienda su cronograma para aumentar sus ganancias.

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3 Contratos basados en el desempeño

Un contrato basado en el desempeño es un contrato en el que usted paga al proveedor en función de los resultados o resultados que entrega, en lugar de los insumos o actividades que realiza. Este tipo de contrato es adecuado para eventos que tienen un objetivo claro y medible, como la asistencia, la satisfacción o los ingresos. También puede ayudarlo a alinear sus intereses y expectativas con el proveedor y motivarlo para lograr el mejor resultado posible. Sin embargo, un contrato basado en el rendimiento también tiene algunos desafíos. Puede ser difícil definir y medir los indicadores y criterios de desempeño, así como asignar responsabilidades y rendición de cuentas por los resultados. También puede crear un posible equilibrio entre calidad y cantidad, ya que el proveedor puede centrarse en maximizar la producción en lugar del valor.

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Sonu Parkash Jha

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Actually I disagree with the point because the performance is not scalable. One's best performance might be another's average performance. Additionally the comparison of the performance we only do with our previous experience or service availed. Sometimes the new contracts performance might be better than our best experience we had. In that case how can we calculate services in terms of payment.

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4 Cláusulas contractuales

Independientemente del contrato que elijas, es esencial incluir cláusulas que protejan tus intereses y reduzcan tus riesgos. Las cláusulas de fuerza mayor, cancelación, responsabilidad, confidencialidad y propiedad intelectual son componentes esenciales. La fuerza mayor le permite cancelar o posponer el evento sin penalización en caso de imprevistos fuera de su control. Cancelación especifica las condiciones y tarifas para cancelar o rescindir el contrato, así como una política de reembolso y un mecanismo de resolución de disputas. La responsabilidad define las responsabilidades y obligaciones de cada parte en caso de daños, lesiones o pérdidas causadas por o al evento. La confidencialidad impide que el proveedor divulgue o utilice cualquier información confidencial o de propiedad relacionada con el evento. Por último, la propiedad intelectual establece la propiedad y los derechos de cualquier propiedad intelectual creada o utilizada para el evento. Seleccionar el tipo de contrato adecuado es clave para optimizar los recursos, gestionar las expectativas y mitigar los riesgos. Al comprender cada tipo de contrato e incluir las cláusulas pertinentes, puede garantizar una experiencia de evento exitosa.

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5 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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Vanessa E. Bass, CMP, MMP, HMCC

Smart Meetings Innovator Award Recipient | 3x LinkedIn Top Voice | Speaker & Thought Leader | Data-Driven Storyteller | Event Strategist | Delivering Transformative & Impactful Solutions
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Selecting the right contract will require some creativity, and will differ for each event. Consider implementing a tiered pricing structure within your contract, especially for events with fluctuating attendee numbers, allowing more flexibility with costs. Conduct a a scenario planning exercise that reviews different event outcomes and choose a contract type that best mitigates potential financial risks. For tech-heavy events, consider contracts that include technical support and troubleshooting, and have the most favorable terms. Explore incentive clauses for early completion or exceeding performance expectations, particularly for high-stake events.

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