¿Cuáles son las mejores prácticas para cifrar y almacenar datos de costos?

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Los datos de costos son información confidencial que debe protegerse del acceso, la modificación o la divulgación no autorizados. Si es responsable de administrar los datos de costos, debe seguir algunas prácticas recomendadas para cifrarlos y almacenarlos de forma segura. El cifrado es el proceso de transformar datos en una forma ilegible que solo se puede descifrar con una clave. El almacenamiento es el proceso de guardar datos en una ubicación accesible y confiable. Estos son algunos consejos para ayudarlo a cifrar y almacenar sus datos de costos de manera efectiva.

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Simon Yang

Operations Manager at Lollicup USA, Inc.

1 Elija un método de cifrado seguro

Existen diferentes tipos de métodos de cifrado, como simétricos, asimétricos o híbridos. El cifrado simétrico utiliza la misma clave para cifrar y descifrar datos, mientras que el cifrado asimétrico utiliza claves diferentes para cada proceso. El cifrado híbrido combina ambos métodos para lograr un equilibrio de velocidad y seguridad. Debe elegir un método de cifrado que se adapte a las características de los datos de costos, como el tamaño, la frecuencia y la sensibilidad. Por ejemplo, si tiene datos de costos grandes y estáticos, puede usar el cifrado simétrico para reducir la sobrecarga computacional. Si tiene datos de costos pequeños y dinámicos, puede usar cifrado asimétrico para mejorar la seguridad y la flexibilidad.

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Simon Yang

Operations Manager at Lollicup USA, Inc.
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Selecting the correct encryption method is crucial for a company's security. Consider data size, sensitivity, transmission frequency, infrastructure limitations, key management, and scalability when choosing. We need to know the difference like how Symmetric encryption offers speed, while asymmetric provides greater security. Hybrid encryption balances both aspects. As the operations manager or IT manager, evaluating company’s needs is the key to determine the most suitable method.

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2 Usar una clave de cifrado segura

La clave de cifrado es el código secreto que le permite cifrar y descifrar sus datos de costos. Debe usar una clave de cifrado segura que sea larga, aleatoria y única. También debe almacenar su clave de cifrado por separado de sus datos de costos, preferiblemente en un dispositivo o ubicación diferente. Nunca debe compartir su clave de cifrado con nadie que no necesite acceder a sus datos de costos, y debe cambiar su clave de cifrado regularmente para evitar compromisos. También debe hacer una copia de seguridad de su clave de cifrado en caso de pérdida o daño.

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Simon Yang

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A secure and unique encryption key is essential for protecting cost data. By employing a long, random key, we significantly improve data security. I think the key is to also stores the key separately. I often see that the significant issue in leaking the data is how the company doesn't limit access, and “people” is the cause of data breach. That’s why limiting access will further reduce the risk of unauthorized access. Regularly updating the key and backing it up ensures ongoing data protection and recovery in emergencies.

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3 Seleccione una ubicación de almacenamiento confiable

La ubicación de almacenamiento es el lugar donde guarda los datos de costos cifrados. Debe seleccionar una ubicación de almacenamiento confiable que sea accesible, duradera y escalable. Puede elegir entre almacenamiento local, como discos duros, unidades flash o CD, o almacenamiento en la nube, como plataformas, servicios o aplicaciones en línea. El almacenamiento local le brinda más control y privacidad sobre sus datos de costos, pero también requiere más mantenimiento y protección. El almacenamiento en la nube le ofrece más comodidad y flexibilidad, pero también implica más riesgos y costos. Debe sopesar los pros y los contras de cada opción y elegir la que satisfaga sus necesidades y preferencias de datos de costos.

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4 Implementar un plan de copia de seguridad y recuperación

El plan de copia de seguridad y recuperación es la estrategia que se utiliza para proteger los datos de costos contra pérdidas o daños. Debe implementar un plan de copia de seguridad y recuperación que sea coherente, frecuente y comprobado. Debe hacer una copia de seguridad de sus datos de costos regularmente, preferiblemente en múltiples ubicaciones y formatos. También debe probar sus copias de seguridad periódicamente para asegurarse de que son válidas y funcionales. Debe tener un plan de recuperación que describa los pasos y recursos que necesita para restaurar sus datos de costos en caso de un desastre o emergencia.

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5 Siga las normas de seguridad y privacidad de datos

Las regulaciones de seguridad y privacidad de datos son las reglas y estándares que rigen cómo maneja sus datos de costos. Debe seguir las regulaciones de seguridad y privacidad de datos que se aplican a su industria, ubicación y clientes. Debe cumplir con los requisitos y las mejores prácticas para la recopilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión y eliminación de datos. También debe respetar los derechos y preferencias de sus interesados, como el consentimiento, el acceso, la corrección y la eliminación. Debe documentar sus políticas y procedimientos de seguridad y privacidad de datos y comunicarlos claramente a sus partes interesadas.

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6 Supervise y audite sus actividades de datos de costos

La supervisión y la auditoría son los procesos que se utilizan para comprobar y evaluar las actividades de datos de costes. Debe supervisar y auditar sus actividades de datos de costos regularmente para asegurarse de que sean seguras, precisas y eficientes. Debe usar herramientas y técnicas, como registros, alertas, informes o revisiones, para realizar un seguimiento y analizar sus operaciones de datos de costos, rendimiento e incidentes. También debe utilizar mecanismos de retroalimentación y mejora, como encuestas, sugerencias o correcciones, para identificar y abordar cualquier problema o brecha en la gestión de datos de costos.

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Simon Yang

Operations Manager at Lollicup USA, Inc.
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Regular monitoring and auditing of cost data activities are vital. Using tools like logs and reports, along with data analytics and internal control policy and procedures helps maintain security, accuracy, and efficiency while addressing issues in cost data management. I am a strong believer in data and how business analytics should lead the decision-making process.

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1 Elija un método de cifrado seguro

2 Usar una clave de cifrado segura

3 Seleccione una ubicación de almacenamiento confiable

4 Implementar un plan de copia de seguridad y recuperación

5 Siga las normas de seguridad y privacidad de datos

6 Supervise y audite sus actividades de datos de costos

7 Esto es lo que más debe considerar

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