¿Qué hacer si tus procesos de negocio no están optimizados?

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En todas las empresas, los procesos eficientes son la columna vertebral del éxito. Cuando descubre que sus procesos comerciales no están optimizados, puede generar una pérdida de tiempo, recursos y, en última instancia, dinero. La clave es identificar los cuellos de botella e implementar estrategias para optimizar sus operaciones. Tanto si se trata de una startup como de una empresa establecida, la optimización de sus procesos es un reto continuo que requiere pensamiento estratégico y toma de decisiones.

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Vanessa Henriquez

Strategic Operations Specialist | Streamlining Systems and Processes to Improve Data Quality and Data Governance

1 Evaluar la realidad

Para hacer frente a las ineficiencias, primero debe realizar una evaluación exhaustiva de sus procesos actuales. Esto significa trazar cada paso de sus operaciones, identificar dónde se producen retrasos o redundancias y comprender el impacto de estos problemas en su productividad general. Utiliza herramientas como diagramas de flujo para visualizar el proceso, que pueden revelar complejidades o pasos innecesarios que podrían combinarse o eliminarse. Interactuar con su equipo durante esta fase es crucial, ya que pueden proporcionar información sobre los desafíos diarios a los que se enfrentan.

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Vanessa Henriquez

Strategic Operations Specialist | Streamlining Systems and Processes to Improve Data Quality and Data Governance
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One thing that is extremely crucial when assessing the current state is "communication" with the people doing the work. They know what is working and what isn't. Asking them a lot of questions will get the current process documented for gap analysis later on. Creating a visual is important for those involved and sometimes all it takes is a pad of sticky notes and a whiteboard to get things started and people brainstorming.

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2 Establecer objetivos

Una vez que hayas identificado las áreas de mejora, establece objetivos claros y alcanzables para la optimización. Estos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos concretos (INTELIGENTE). Por ejemplo, reducir el tiempo que se tarda en procesar los pedidos de los clientes en un 20% en el próximo trimestre. Al establecer estos objetivos, proporciona un objetivo al que aspirar y una forma de medir el éxito. Recuerde alinear estos objetivos con su estrategia comercial general para asegurarse de que contribuyan a su éxito a largo plazo.

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Vanessa Henriquez

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The objectives must align with the department and overall company goals, so it's important to be clear on those first. Communication with those doing the wirk is again very important because they are aware of the obstacles and challenges they face. This may lead to the realization that a certain goal may not be achievable within the time expected. Keep in mind too that some processes may need several iterations before the ultimate goal is achieved.

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3 Rediseño de procesos

Ahora viene la fase de rediseño, en la que se toman los conocimientos obtenidos de la evaluación y los objetivos para reelaborar los procesos. Esto podría implicar la reasignación de responsabilidades, la implementación de nuevas tecnologías o el cambio de la secuencia de tareas. El objetivo es crear un proceso más ágil que elimine el desperdicio y mejore la productividad. Es importante involucrar a los empleados que están directamente comprometidos con el proceso en este esfuerzo de rediseño, ya que su experiencia práctica puede conducir a soluciones más efectivas.

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Vanessa Henriquez

Strategic Operations Specialist | Streamlining Systems and Processes to Improve Data Quality and Data Governance
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Communication is paramount in this stage. The process improvement leader must ask repeated questions until the root cause is identified. I like using the "5 whys" method because it helps me to dig deep into the problem and finally identify the root cause. Once this root cause is identified, a process change can be drafted that will bring a real solution to the bottleneck or redundant process.

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4 Implementar cambios

Con un proceso rediseñado, es hora de implementar los cambios. Este paso requiere una planificación cuidadosa para garantizar una transición sin problemas. La comunicación es clave; Todos los involucrados deben comprender los nuevos procesos y su papel en ellos. La capacitación puede ser necesaria para equipar a su equipo con las habilidades que necesitan para adaptarse a los nuevos procedimientos. Supervise de cerca la implementación para abordar cualquier problema con prontitud y realizar los ajustes necesarios.

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5 Supervisar los resultados

Después de implementar nuevos procesos, es vital monitorear los resultados con respecto a los objetivos que establezca. Utilizar indicadores clave de rendimiento (KPIs) para realizar un seguimiento del progreso e identificar las áreas en las que el proceso aún podría faltar. La supervisión periódica no solo le ayuda a medir la eficacia de sus cambios, sino que también garantiza que el proceso permanezca optimizado a lo largo del tiempo. Esté preparado para realizar mejoras continuas a medida que surjan nuevos desafíos y oportunidades.

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6 Retroalimentación

Por último, establezca un circuito de retroalimentación en el que los empleados puedan proporcionar regularmente información sobre cómo funcionan los nuevos procesos. Esto fomenta la mejora continua y ayuda a mantener un estado optimizado. También fomenta una cultura de colaboración e innovación, ya que los miembros del equipo sienten que sus aportaciones son valoradas y pueden marcar una diferencia real en el funcionamiento de la empresa. Revisar y refinar regularmente sus procesos garantiza que se mantengan alineados con sus objetivos comerciales y se adapten a las condiciones cambiantes del mercado.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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1 Evaluar la realidad

2 Establecer objetivos

3 Rediseño de procesos

4 Implementar cambios

5 Supervisar los resultados

6 Retroalimentación

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