¿Cuáles son algunos consejos para escribir documentación técnica en una industria altamente regulada?

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La documentación técnica es un componente vital de cualquier producto o servicio que deba cumplir con normas, reglamentos o leyes específicas. Ayuda a garantizar la calidad, la seguridad, el rendimiento y la facilidad de uso para los clientes, usuarios y partes interesadas. Sin embargo, escribir documentación técnica en una industria altamente regulada puede ser un desafío, ya que requiere precisión, claridad, coherencia y cumplimiento de varias reglas y pautas. En este artículo, compartiremos algunos consejos para escribir documentación técnica en una industria altamente regulada, basados en nuestra experiencia y mejores prácticas.

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1 Conoce a tu audiencia

Uno de los primeros pasos para redactar documentación técnica es identificar y comprender a tu audiencia. ¿Quién leerá, usará o se beneficiará de su documentación? ¿Cuáles son sus necesidades, expectativas y preferencias? ¿Cuántos conocimientos técnicos tienen? ¿Cómo accederán e interactuarán con su documentación? Conocer a tu audiencia te ayudará a adaptar tu contenido, tono, estilo y formato para que se adapte a su nivel de experiencia, interés y motivación. También te ayudará a evitar jerga innecesaria, términos técnicos o acrónimos que puedan confundirlos o alienarlos.

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Jay B.

✅Technophile & Software Creator | C-Suite Network Liaison
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In highly regulated industries, precision and clarity are paramount in technical documentation. Research regulations thoroughly, use clear language, and update regularly to ensure compliance.

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2 Siga las normas

Otro aspecto importante de la redacción de documentación técnica en una industria altamente regulada es seguir las normas, regulaciones o leyes relevantes que se aplican a su producto o servicio. Estos pueden variar según su industria, mercado o jurisdicción, pero generalmente proporcionan requisitos, pautas o mejores prácticas específicas para crear, organizar, formatear y presentar su documentación. Por ejemplo, es posible que deba seguir la norma ISO/IEC 26514 para la documentación del usuario de software, la guía de la FDA para el etiquetado de dispositivos médicos o las reglas del RGPD para la protección de datos y la privacidad. Seguir los estándares le ayudará a garantizar el cumplimiento, la coherencia y la calidad de toda su documentación.

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Anushree Jain

Making Boring Interesting | Writer: Before & Beyond AI | Wit is my 2nd Name | LinkedIN Ghostwriting | Freelance Creative Content Writer | Social Media Copywriter
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Been writing Canadian Digital Adoption Plans for some months now, I believe that it is the wisest thing to make a checklist of standards and ensure that you follow them every time without a miss. Anything skipped can cost you hours of proofreading the long document for the same. Can be cumbersome if you have too many things on the plate.

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Aditya Singh Gaur

Deputy Manager at C3iHub (Research and Media) | National Quantum Mission, Department of Science and Technology| Interested in Cybersecurity, Aerospace and Defence |
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In a highly regulated business, writing technical documentation demands careful attention to detail, correctness, and adherence to rules and standards. Get acquainted with the particular rules and standards that apply to your sector. Standards established by international organizations, business associations, or governmental authorities may fall under this category. Recognize how these regulations may affect your documents.

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Homer Mbamalu

Artist
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One tip you can use is referring to the guidelines and regulations. You can also delve deeper into the policies behind industry decisions, leaving you with a broadened understanding of the subject matter. The technical subject matter you're restructuring, through AI tools and AO integers can lend a different variation to known standards.

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3 Utiliza las herramientas adecuadas

Escribir documentación técnica en un sector altamente regulado también requiere el uso de las herramientas adecuadas para crear, gestionar y entregar su documentación. Dependiendo de sus necesidades y preferencias, puede utilizar diferentes herramientas para diferentes propósitos, como procesadores de texto, editores, sistemas de autoría, sistemas de administración de contenido o plataformas de publicación. Sin embargo, algunas características comunes que debe buscar en cualquier herramienta son: facilidad de uso, colaboración, control de versiones, automatización, personalización e integración. Estas funciones le ayudarán a optimizar su flujo de trabajo, mejorar su productividad, reducir los errores y mantener su documentación.

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4 Escribe de forma clara y concisa

Una de las habilidades clave para redactar documentación técnica en cualquier sector es redactar de forma clara y concisa. Esto significa utilizar un lenguaje sencillo, preciso y sin ambigüedades para transmitir su mensaje, evitando palabras, frases o párrafos innecesarios que puedan distraer o confundir al lector. Escribir de forma clara y concisa te ayudará a conseguir varios objetivos, como por ejemplo: mejorar la legibilidad y la comprensión, aumentar la satisfacción y la confianza de los usuarios, reducir los costes de soporte y las consultas, y mejorar tu credibilidad y reputación.

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Aditya Singh Gaur

Deputy Manager at C3iHub (Research and Media) | National Quantum Mission, Department of Science and Technology| Interested in Cybersecurity, Aerospace and Defence |
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Technical documentation should be produced in clear, simple language that the intended audience may easily understand. Avoid jargon or unnecessarily complex wording, and define technical words as needed.

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5 Revise y pruebe su documentación

El último consejo para escribir documentación técnica en una industria altamente regulada es revisar y probar su documentación antes de publicarla o distribuirla. Revisar y probar tu documentación te ayudará a identificar y corregir cualquier error, inconsistencia o laguna en tu contenido, estructura o formato. Puede revisar y probar su documentación usted mismo, o solicitar comentarios de sus colegas, compañeros o expertos. También puede utilizar varias herramientas, como correctores ortográficos, correctores gramaticales, guías de estilo o validadores, para ayudarle a mejorar su documentación. Revisar y probar su documentación le ayudará a garantizar la precisión, integridad y calidad de su documentación.

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6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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Kenneth Annan

Biotechnology Professional
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Seek help from subject matter experts where you lack the required knowledge and skills in the field. I found in a previous job that protein purification was a complex area, that depended on computer programming to be executed. What I found, however, was that the purification programs were very clumsily written. For example, the programs failed to use program blocks, and recall of subroutines in order to repeat a required segment; instead, the entire program was stacked up a number of times in order to cater for volumes greater than that required for one cycle. The process technologists could have requested help from the IT department to refine the computer program to make it smarter or smaller.

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6

1 Conoce a tu audiencia

2 Siga las normas

3 Utiliza las herramientas adecuadas

4 Escribe de forma clara y concisa

5 Revise y pruebe su documentación

6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Redacción

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