Estás trabajando en un proyecto complejo. ¿Cómo puede asegurarse de que se cumplan los plazos sin sacrificar la calidad?

1 Definir el ámbito

El primer paso es definir claramente el alcance de su proyecto, incluidos los objetivos, los entregables, los requisitos, las suposiciones y las restricciones. Esto te ayudará a evitar la corrupción del alcance, que puede descarrilar tu cronograma y presupuesto. También debe identificar a las partes interesadas clave, sus expectativas y sus funciones y responsabilidades. Asegúrese de que todos estén de acuerdo con el alcance y lo aprueben antes de comenzar a trabajar.

2 Desglosa el trabajo

El siguiente paso es dividir el trabajo en tareas, subtareas e hitos manejables. Puede utilizar una estructura de desglose del trabajo (EDT) Organizar el trabajo jerárquicamente y mostrar las dependencias y relaciones entre las tareas. Una EDT le ayudará a estimar el tiempo, los recursos y los costes necesarios para cada tarea, y a asignarlos a los miembros del equipo adecuados. También debes priorizar las tareas según su importancia y urgencia, y establecer plazos realistas para cada una.

3 Crear un horario

El tercer paso es crear un cronograma que muestre la secuencia, la duración y las fechas de inicio y finalización de cada tarea. Puede usar un diagrama de Gantt, un diagrama de red o una herramienta de calendario para visualizar su horario y realizar un seguimiento de su progreso. Un cronograma te ayudará a coordinar a tu equipo, comunicar tus expectativas e identificar y resolver cualquier conflicto o retraso. También debe incluir algo de tiempo de reserva para contingencias y riesgos, y actualizar su cronograma regularmente a medida que evoluciona el proyecto.

4 Supervisar y controlar la calidad

El cuarto paso es monitorear y controlar la calidad de su trabajo a lo largo del proyecto. Debe definir los estándares, criterios y métricas de calidad para cada entregable, y establecer un proceso de garantía y control de calidad. El aseguramiento de la calidad implica la verificación de los procesos y métodos utilizados para producir los entregables, mientras que el control de calidad implica inspeccionar y probar los propios entregables. También debe recopilar y analizar los comentarios de las partes interesadas, los clientes y los usuarios, e implementar los cambios o mejoras necesarios.

5 Gestionar los cambios

El quinto paso es gestionar los cambios que puedan ocurrir durante el proyecto. Los cambios pueden deberse a varios factores, como nuevos requisitos, solicitudes de las partes interesadas, problemas técnicos o eventos externos. Debe tener un plan de gestión de cambios que defina cómo manejar y documentar los cambios, quién está autorizado a aprobarlos y cómo afectan el alcance, el cronograma, el presupuesto y la calidad del proyecto. También debes comunicar los cambios a tu equipo y a las partes interesadas, y actualizar tu plan de proyecto en consecuencia.

6 Revisar y evaluar los resultados

El sexto paso es revisar y evaluar los resultados de tu proyecto, y compararlos con los objetivos y expectativas originales. Debes medir el rendimiento, la calidad y los resultados de tu proyecto, e identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. También debe recopilar comentarios de su equipo y partes interesadas, y documentar las lecciones aprendidas, las mejores prácticas y las recomendaciones para proyectos futuros. Debes celebrar tus logros, reconocer tus desafíos y agradecer a todos los que contribuyeron a tu proyecto.

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?