12 razones para usar Microsoft Office 365

12 razones para usar Microsoft Office 365

Productividad es una gran palabra que a la gente le encanta usar. Sin embargo, en el mundo real, la productividad se puede resumir en una simple pregunta: ¿Puedo hacer mi trabajo más fácil o no?

Microsoft ha invertido mucho en intentar que las experiencias de usuario y administrador de Office 365 sean lo más fáciles y sencillas posible.

Si está pensando en mover su empresa a Office 365, aquí hay 10 razones por las que debería hacerlo.

1. Utilice las herramientas que ya conoce y utiliza.

Office 365 funciona perfectamente con los programas que ya conoces y usas, incluidos Outlook, Word, Excel, OneNote, Publisher y PowerPoint. Estas herramientas proporcionan las mismas características excelentes en las que confía, así como potentes capacidades en Office 365. Con una serie de niveles de suscripción, puede ver si otros están editando documentos que está utilizando, sincronizar documentos con su escritorio, difundir presentaciones de PowerPoint y registrar documentos dentro y fuera de su biblioteca de documentos en línea.

2. Es amigable con el usuario final

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Office 365 es fácil de aprender y fácil de usar. No hay necesidad de aprender nuevo software o jerga; en pocos minutos puede crear una cuenta de prueba y ver la facilidad con la que su negocio puede estar "en la nube" con beneficios que normalmente solo se encuentran en empresas más grandes.

3. Comunicarse y colaborar con facilidad

Cree un portal protegido por contraseña para compartir archivos de gran tamaño tanto dentro como fuera de su empresa, lo que le ofrece una única ubicación para encontrar las últimas versiones de archivos o documentos, sin importar cuántas personas estén trabajando en ellos. También, con productos cómo Microsoft Teams, puede enviar mensajes instantáneos a compañeros de trabajo y clientes e invitarlos a participar en reuniones en línea donde puede revisar documentos o tomar el control de un escritorio.

4. No es necesario ser un experto en TI

Diseñado para empresas de cualquier tamaño, Office 365 le permite configurar y usar fácilmente las características del software, ayudándole a centrarse en su negocio en lugar de en la jergas técnica. Puede realizar tareas administrativas mediante un portal intuitivo al que solo pueda acceder las personas que designe. El portal en línea proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo agregar usuarios y configurar su cuenta para que los empleados puedan empezar a usar Office 365 rápidamente.

5. Colaborar en línea

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Con años de experiencia en la entrega de soluciones en línea escalables y seguras, Office 365 mejora su experiencia con características como un buzón de 50 GB que da cabida a archivos adjuntos de hasta 25 MB, calendario, contactos, reuniones en línea, mensajería instantánea, colaboración de documentos y más. Puede aprovechar estas funciones avanzadas a un precio de pequeña empresa.

6. Obtener ese aspecto profesional

Con servicios de colaboración, correo y mensajería de última generación, pero fáciles de usar, puede diferenciarse de las organizaciones. Office 365 incluye herramientas de diseño para crear fácilmente un sitio web profesional y orientado al público en cuestión de minutos.

7. En cualquier lugar y en cualquier momento de acceso

Con acceso habilitado para web al correo electrónico, documentos importantes, contactos y calendario en dispositivos tales cómo teléfonos Android o IPhone, tabletas y otros, Office 365 le permite trabajar donde y cuando lo desee. Le permite responder a solicitudes importantes de inmediato desde casi cualquier lugar. Sólo necesita una conexión a datos de internet.

La capacidad de acceder al correo electrónico y a los documentos desde su dispositivo móvil significa que no necesita darse prisa a la oficina, y si viaja sin acceso a Microsoft Office, Office 365 le ayuda a ver y editar documentos: tome el control de cuándo y dónde trabaja con Office 365.

8. Flexibilidad para su negocio

Obtenga la flexibilidad y la previsibilidad que su negocio necesita con opciones de precios de pago por uso. Office 365 también ofrece una gran flexibilidad al permitirle proporcionar fácilmente a los usuarios solo los servicios que necesitan, agregando valor de forma rentable a su empresa.

9. Tiempo de actividad garantizado

Diseñado para ofrecer confiabilidad, disponibilidad y rendimiento, Office 365 ayuda a proteger sus datos críticos con confiabilidad de nivel empresarial y recuperación ante desastres con varios centros de datos y conmutaciones automáticas por error y una estricta política de privacidad para un tiempo de actividad garantizado del 99,9 %.

10. Seguro y seguro

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Con Office 365, puede usar los mismos sistemas utilizados por Microsoft y otras empresas de todo el mundo para ayudar a proteger el correo electrónico, los documentos y las redes. Estos sistemas escanean sus mensajes y documentos en busca de spam y software malicioso (malware) las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

11. Todas sus aplicaciones en un solo lugar - una interfaz de usuario unificada

Una característica impresionante de Office 365 es que le permite elegir y elegir las herramientas que desea. Microsoft tiene una gran cantidad de aplicaciones empresariales y estas se publican regularmente en la Tienda Windows (muchas de las cuales son gratuitas). Puede elegir agregarlos a la pantalla de inicio de Office 365 y acceder a ellos fácilmente desde un solo lugar.

12. Nuevas características y actualizaciones de errores

Una vez que te hayas mudado a Office 365, habrás escapado del ciclo interminable de esperas un par de años para el próximo lanzamiento del producto de Microsoft. En su lugar, tendrás acceso instantáneo a actualizaciones y correcciones de errores tan pronto como estén listos, sin costos adicionales.

Además de 12 características interesantes que debe usar en Office365

Pensando que Office 365 es 'solo' Office, los usuarios nunca conocerán las fantásticas funcionalidades que existen.

Office 365 viene con una lista completa de herramientas que aumentarán la productividad. Como ya has estado usando aplicaciones de Office durante años, es muy fácil apegarse a los mismos hábitos antiguos. Una vez que te hayas adaptado a una interfaz cambiada, querrás usar tu aplicación favorita de forma similar.

Al hacerlo, es posible que se pierda nuevas características que pueden revolucionar su forma de trabajar. Microsoft tiene como objetivo aumentar la productividad con sus productos, y con el reciente lanzamiento de Office 2019, la colaboración se ha llevado a otro nivel. Echa un vistazo a estas características interesantes.

1. Coautor

Colabora online en tiempo real. Vea los cambios de los demás a medida que se producen con la coautoría en tiempo real en Word y, a continuación, guarde el archivo en OneDrive o SharePoint para que otros puedan trabajar en él con usted.

2. Chatear en aplicaciones de Office

Con la integración de Teams en la aplicación en aplicaciones de Office 2019, puede usar esta característica para chatear, compartir pantallas y tener conversaciones de audio o vídeo con sus colegas. Incluso cuando cierras la aplicación, puedes continuar la conversación a través de Teams en tu escritorio o teléfono, y seguir hablando con el equipo mientras realizan cambios.

3. Insertar enlaces a archivos almacenados en lugar de enviar archivos completos a compañeros de trabajo

No se preocupe por el envío de archivos como archivos adjuntos de gran tamaño, cuando puede cargar el archivo en el almacenamiento en la nube de Office 365. Cree un correo electrónico y, a continuación, en lugar de adjuntar un archivo, inserte el vínculo al archivo en la nube. Outlook concederá automáticamente permiso de edición a las personas que está enviando por correo electrónico. Puede cambiar los permisos en cualquier momento que desee.

4. Convierta un elemento de OneNote en un evento de calendario de Outlook

Convierte notas en tareas dentro de tu calendario y asígnalas a compañeros de trabajo con recordatorios y plazos. También puede enviar notas de la reunión tomadas en OneNote por correo electrónico y agregar automáticamente detalles como fecha, ubicaciones, asistentes, etc. para cada reunión con la que estén relacionados.

5. Utilice el ratón como puntero láser en PowerPoint

Utilice un simple atajo de teclado (Ctrl+P) para convertir el ratón en un puntero láser durante sus presentaciones de PowerPoint. Esta característica ha sido parte de PowerPoint durante años, pero recientemente se integró para dispositivos de pantalla táctil. Si mantiene el dedo o el lápiz hacia abajo en el dispositivo, aparecerá el puntero láser falso botón rojo.

6. Edite y convierta a PDF fácilmente

Una vez que haya terminado de editar su documento, hoja de cálculo, presentación o publicación, puede convertirlo fácilmente a un PDF con la función "Guardar como PDF". Si desea editar un PDF, puede convertirlo en un documento de Word sin los problemas de formato que vienen con copiar y pegar o editar.

7. Reanudar la lectura en Word

La función de lectura de CV en Word le permite retomar justo donde lo dejó, incluso en diferentes dispositivos.

8. Recuperar la versión correcta

Se ha mejorado el control de versiones con la coautoría de Office 2019. Puede ver qué cambios se realizaron, por quién y cuándo. También puede volver a una versión anterior del archivo si es necesario.

9. Trabajar sin conexión, subir los cambios más tarde

El almacenamiento de OneDrive se sincroniza con el dispositivo, por lo que puede elegir trabajar sin conexión en archivos. Una vez que se vuelva a conectar a Internet, las nuevas versiones se cargarán automáticamente en el almacenamiento. La nueva versión también se enviará a cualquier otro dispositivo conectado.

10. Trabajar en cualquier lugar desde cualquier dispositivo

Al estar basado en la nube, Office 365 significa que sus colegas ya no necesitan ser encadenados al escritorio para tener acceso a los datos de la empresa y ser productivos. Es posible trabajar desde móviles, tabletas y portátiles sobre la marcha - y todo está respaldado por medidas de seguridad integrales. Obtiene las aplicaciones web de Office con su suscripción a Office 365, para que pueda trabajar en los archivos en la nube desde cualquier explorador web actualizado en un equipo conectado a Internet.

También obtienes acceso a Office Mobile Apps para que puedas usar Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneDrive directamente desde tu smartphone o tablet mientras estás en movimiento.

11. Office 365 Planner para ayudar a organizar el flujo de trabajo de su equipo

Office 365 Planner le ayudará a usted y a sus colegas a planificar flujos de trabajo y organizar la colaboración. Utilice esta herramienta de gestión de proyectos para crear planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos, establecer fechas de vencimiento y proporcionar actualizaciones de estado. Todo este trabajo se realiza a través de notificaciones por correo electrónico y paneles visuales.

12. Declutter su bandeja de entrada

La función Clutter de Microsoft usará las reglas de buzón de correo para organizar automáticamente el correo electrónico para que los mensajes de alta prioridad sean visibles primero. Otro correo electrónico se moverá a la carpeta Clutter para que pueda verlo más tarde.

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