4 beneficios de invertir en integraciones para la transformación digital de tu empresa
Jhoan Alfonso
Soluciones ágiles | Desarrollo rápido de aplicaciones | Integraciones Google WorkSpace u Office 365 | Automatización de procesos
Actualmente encontramos diferentes métodos de trabajo, unos se encuentran en casa donde las herramientas son el computador, la tablet o el celular y la relación con los compañeros se traslada de manera digital, mientras que otras organizaciones apuestan a ambientes de retorno mediante la alternancia. Por eso las empresas de tecnología siguen desarrollando herramientas para que puedas integrar a tu compañía una adecuada transformación digital y tener la información centralizada en un solo espacio.
Estos son los beneficios de invertir en integraciones que necesitas para la transformación digital de tu empresa:
Colaboración
Las integraciones te permiten una colaboración moderna y mejorar la productividad de tu personal. Por ejemplo, cuando debes hacer una tarea en equipo, puedes ingresar a tu correo electrónico en Google workspace y solicitar colaboración a tus compañeros de trabajo para registrar y guardar la información en Drive, escribir actas o documentos en docs, crear formularios para conocer datos relevantes en forms, llevar cálculos o bases de datos en sheets, diseñar sitios web de manera sencilla en sites, organizar presentaciones en slides; apuntar notas, ideas o tareas en keep, buscar un documento rápidamente en cloud y crear aplicaciones dinámicas desde appsheet.
Información en tiempo real
Además, la información no se replica ya que este tipo de colaboraciones permite configurar cambios en tiempo real. Por ejemplo, al hacer cambios en un CRM, base de datos, ERP y otras plataformas, la información queda automáticamente en la integración, evitando reprocesos, revisiones periódicas, controles y verificación de la información y liberar tiempo a los encargados.
Tiempo y ahorro
Estas integraciones permiten ahorrar tiempo al no tener que replicar archivos y al actualizar o modificar la información cada vez que alguien del equipo accede a una herramienta.
Compartir información
La información en línea permite actualizaciones automáticas, pero lo más importante es que cada área de la empresa puede acceder a dicha información, según los datos que requiera cada equipo. Por ejemplo, si se necesita entregar un informe al equipo financiero, solo se hace la entrega de datos de facturación, pero al equipo de operaciones se puede hacer un informe a detalle del plan adquirido y consumido en la empresa.
Integraciones para los sistemas de gestión
Las integraciones para los sistemas de gestión permiten que de manera ágil, los posibles clientes o leads tengan respuesta de manera automática, preservando calidad en atención y relación con el cliente. Entre las más conocidas tenemos:
El CRM debe recoger datos como nombre, sexo, edad, lugar de residencia, correo electrónico, número de celular, entre otros, mediante sitios web, landing pages, emails o redes sociales. Esto permite captar y organizar información útil para la toma de decisiones con los colaboradores, ya que son ellos quienes verifican estos procesos automatizados y crean estrategias para optimizar su uso.
Esta integración tecnológica permite fidelizar a los clientes porque genera una relación personalizada, como la de Autotask. Este software tiene un licenciamiento adicional que genera una cotización a partir de unos costos establecidos de la empresa que está vendiendo los productos, Autotask herramienta de gestión de tiempo y horas que controla las horas facturables, automatizar el flujo con la información de los clientes, genera la respectiva factura de manera automática de manera ágil y eficiente.
Otro sistema destacado es Hubspot, esta integración apoya al equipo comercial diligenciando de manera ágil un formulario, donde la información que se obtiene es sobre las compañías y la de sus colaboradores. Una herramienta de ayuda para quienes ofrecen servicios o productos a empresas.
Este software centraliza la información de todos los procesos y departamentos de la empresa en una base de datos, agilizando procesos, minimizando errores y suprimiendo tareas innecesarias. Pues mejora la productividad ya que facilita gestionar la información para toda la compañía en tiempo real, conectando a todos los colaboradores, mejorando la competitividad, optimizando recursos y facilitando la toma de decisiones rápida y eficaz.
Uno de los más conocidos es el software SOFI, una integración para el sector educativo que busca automatizar la creación de cuentas de los usuarios, permitiendo que al momento que el ERP confirma que el estudiante realizó el pago del semestre, se ejecutará un proceso donde realizaba los siguientes pasos:
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Existe otro sistema ideal, se llama SAP, esta es una integración que da acceso a datos del personal y nómina, con el objetivo de crear un portal donde el ciudadano pueda generar certificados laborales, consultar desprendibles de nómina y, generar solicitudes de vacaciones y permisos.
3. Seguridad
No todos los colaboradores tienen acceso a la información sensible. Por eso existen integraciones que permiten limitar o tener seguridad para compartir la información.
Google workspace es una oferta completa de herramientas de administración que dan seguridad, privacidad y protección de datos, control empresarial para la seguridad ya que permite verificar los dispositivos que acceden a los datos de tu organización y tener control de la información en vault.
Otra opción son las bases de datos, utilizadas para el desarrollo de aplicaciones y sitios web, almacenando gran cantidad de información y permitiendo su consulta con facilidad. Cloud SQL es una integración de Google, especial para compañías con alto volumen de peticiones y que necesiten una nube segura, flexible y rentable.
Sus ventajas son el precio accesible, la estabilidad, escalabilidad, respaldo y rendimiento. Por ejemplo, para empresas del sector de la salud, existen integraciones entre aplicaciones construidas que permiten de manera ágil:
- Gestión de solicitudes de traslados (G-Tic)
- Solicitudes viáticos (Pasabordo)
- Solicitud de medicamentos (Pamec)
- Gestor de comités
- Agendamiento de citas mediante un portal web
Todo el manejo de la información queda almacenada en la base de datos de Google Cloud Sql para posteriores reportes y análisis del histórico de datos.
4. Cultura organizacional
Comunicación
Escribir un email, conocer la agenda de todos los colaboradores, escribir un chat con respuestas inmediatas o crear una videollamada instantánea hace que la comunicación entre colaboradores sea, a pesar de la distancia, efectiva. Además, se pueden seguir fortaleciendo o creando relaciones con nuestros colaboradores, colegas y clientes desde Meet, que tiene la capacidad de mostrar a 49 personas con su cámara activa al mismo tiempo, ya que en estas reuniones virtuales pueden participar entre 100 a 250 personas. En caso de registrar y guardar la información transmitida dentro de esta videoconferencia, Meet permite el respaldo mediante una grabación segura que se guardará en Drive y Vault.
Conexión entre colaboradores
Workplace es una herramienta de comunicación que conecta a todos los colaboradores de la empresa, incluso los que se encuentran de manera remota, desde la dirección hasta el piso de ventas. Esta integración permite tener la información actualizada de cada integrante como fecha de cumpleaños, informar el ingreso de un nuevo colaborador, enviar las noticias y acontecimientos importantes de la empresa con el fin de recibir interacciones.
Estas son algunas integraciones que pueden potenciar la transformación digital que buscas en tu empresa.
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