#4 KPIs Negocio constructora

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Mi nombre es Gabriel Cambra, CEO de Cubicup y el objetivo de esta newsletter es educar, informar y entretener a los profesionales del mundo de la arquitectura y reformas.

Esta es la última publicación del primer bloque sobre como llevar la gestión económica de un estudio de arquitectura o empresa de reforma. Las publicaciones de este bloque son:

• #1 Plan financiero empresa.
• #2 Cómo te impacta el 10% IVA reducido como empresa.
• #3 Gestión del flujo de caja.
• #4 KPIs Negocio constructora.

El próximo bloque antes de verano tratará sobre los pilares sobre los que se asienta una NEO Constructora: tecnología, LEAN y sostenibilidad.

Qué medir con las KPIs

Empiezas con mucha ilusión y te pones con tu excel a calcular métricas de negocio. Quieres ser preciso y construyes un sistema de medición que luego no lo puedes mantener actualizado.

Al cabo de 2 meses tienes muchas hojas excel desactualizadas. Inviable seguir midiendo así.

Por eso, mide solo lo importante y crea un sistema fácil de mantener. Mejor simple que preciso.

Para el caso de un estudio de arquitectura o empresa de reformas, trabaja con 4 bloques de KPIs:

• Flujo. Representa el flujo de trabajo de tu empresa.
• Cliente. T: Identifica quién te compra y el tipo de proyecto.
• Eficiencia. Evalúa tu eficacia de procesos y la rentabilidad obtenida.
• Impacto. Mide tu repercusión en el entorno.

No solo es importante medir las KPIs en periodos específicos (mensual, trimestral y anual), sino también entender su evolución. Mide el crecimiento de las KPIs de dos maneras:

• Mes a mes (m-o-m). Ejemplo, el % de incremento de ventas de mayo 2024 a junio 2024.
• Año a Año (y-o-y). Ejemplo, el % de incremento de ventas de mayo 2023 a mayo 2024. Sirve para comparar crecimiento eliminando el efecto de la temporalidad.

Precisión en la medición de KPIs

Todas las KPIs contienen errores en la medición y por si solas no dicen nada.

Hay una excepción. La caja en tu banco. Es la única KPI que no puede mentir y por si sola lo dice todo.

Exacto. Tu cuenta bancaria es la única KPI que no te engaña.

Solo hay esa excepción. Incluso KPIs tan robustas como la facturación tiene problemas de medición. Puedes pensar que al haber facturado mucho va todo genial, hasta que te das cuenta que tienes impagados. Te toca pactar cierres de obra y llegan las facturas rectificativas o las facturas impagadas.

¿Qué precisión es aceptable? Sin entrar en la “teoría de errores” que tanto nos ilusionó estudiarla en la Universidad, lo más importante es tener claro la estabilidad del modelo.

Un modelo es estable cuando si varías un dato de entrada el resultado final varía relativamente proporcional.

Como ejemplo, medimos la tasa de conversión de presupuesto a venta.

Si tras 40 presupuestos cerramos 8 ventas, nuestra tasa es 8/40 = 20%. Una buena cantidad de muestreo que me da cierta estabilidad y seguridad de la KPI.

Si tras 5 presupuestos cerramos 1 venta, la tasa será del 20%, pero evidentemente, es muy poco fiable por la escasa cantidad de muestreo.

Interpretación de las KPIs

El error más frecuente es sacar conclusiones precipitadas. Es como confundir un síntoma con la enfermedad. No siempre que duela la cabeza significa que el problema lo tengas en la cabeza.

Mi profesor de estructuras tenía una obsesión con asegurar que el modelo matemático utilizado para calcular la estructura representara fielmente la realidad de la construcción.

Repetía constantemente que el verdadero desafío no era realizar los cálculos en sí, sino en lograr que el modelo matemático reflejara el comportamiento de la estructura real.

Debes de analizar las KPIs en su conjunto, para crear un modelo matemático del funcionamiento de la empresa y así poder entender mejor los problemas de fondo.

Puedes no crecer en ventas y tener una máquina perfecta de vender.

Puede que tu problema de fondo sea una mala gestión de los proyectos. Los clientes no están contentos y no consigues que te recomienden. Si no te recomiendan no vas a crecer.

O te puedes estar equivocando en el tipo de clientes o proyectos y estás aceptando trabajos que te marean, donde no eres óptimo y te desfocalizan de centrarte en los clientes que realmente les aportas más valor y te harían crecer.

KPIs de flujo de una Constructora

Hay 3 KPIs principales de Negocio que determinan el flujo de trabajo de la empresa. Se pueden medir en euros o unidades y están relacionadas.

Expresadas en euros son:

Contratación firmada: también le puedes llamar presupuestos firmados, PEM (presupuesto ejecución material) o GMV (Gross Merchandise Value). Es la suma total del valor bruto de las ventas.

Facturación: esta es la más clara. Haz seguimiento a las facturas no cobradas.

Portfolio activo: Es la diferencia acumulada entre la facturación y los contratos firmados. Es la obra contratada pendiente de ejecutar. Con ella vas a poder predecir la facturación de los siguientes 3 meses.

Facturación siguiente mes = Portfolio activo * Coef. ejecución + nuevas reservas.

En proyectos de reforma con un tiempo de ejecución medio de 4 meses, facturas tu portfolio en 4 meses. Por lo tanto, aproximadamente cada mes ejecutas el 25% de tu portfolio. Lo puedes calibrar con la experiencia de tus proyectos fácilmente.

Las nuevas reservas es la facturación que viene por las nuevas ventas de ese mes. Normalmente una señal o un 10% del proyecto o lo que estipules.

Si analizas la evolución mensual, identificarás tus meses buenos de ventas (contratos firmados) y tus meses fuertes de ejecución (facturación).

Ahora vamos a traducir estas 3 KPIs en unidades:

Nuevos proyectos: nuevas ventas firmadas.

Entregas: proyectos terminados.

Proyectos activos: proyectos en ejecución.

De la misma manera llegas a la conclusión que los proyectos activos es igual a los proyectos activos del mes anterior más los nuevos proyectos menos las entregas. Si sube la KPI por nuevos proyectos estás de enhorabuena. Si sube por no haber entregas, tienes un problema en la ejecución de los proyectos.

Proyectos activos = proyectos activos (-1 mes) + Nuevos proyectos - Entregas

KPIs que definen a tu cliente

Ten claro a que tipo de cliente le aportas más valor y focaliza todos tus recursos (que son finitos) en darle el máximo valor.

Las KPIs de cliente te ayudan a entender quien es tu cliente. Son KPIS de euros divididos entre unidades :)

Proyecto medio = contratación firmada / nuevos proyectos. En inglés es conocida como AOV (average order value). Define el tamaño de proyecto.

Venta € / m2 = contratación firmada / m2 totales. Define el nivel económico de tu cliente.

KPIS de eficiencia y rentabilidad

Te ayudan a entender lo eficiente y rentable que eres como empresa.

Margen bruto: facturación menos los costes necesarios para construir una obra. Aquí va todo el coste de materiales y de operarios. Mide tu capacidad de vender a mejor margen.

Margen bruto medio por proyecto = margen bruto/ # proyectos. De las más útiles y prácticas.

Margen operativo: margen bruto menos los costes de marketing y menos los costes de project manager. Es tu margen neto antes de costes generales e inversiones en tecnología. Es decir, lo que te queda tras captar un cliente, construir y gestionar la obra.

Recuerda que el margen bruto y medio miden el nivel 2 y nivel 3 de tu plan financiero. Revisa el post #1 plan financiero ;)

Take rate = margen bruto / facturación. Es el margen bruto pero expresado en porcentaje.

CAC = Coste de adquisición cliente. Es fácil mentir aquí. Debes de incluir todo el coste necesario conseguir que un cliente firme el contrato. Eso incluye:

• Coste de marketing.
• Todo el tiempo del equipo humano dedicado a presupuestos y comercial (preventa).
• El sobrecoste de tener una oficina a pie de calle bonita para recibir clientes respecto a una oficina de trabajo normal.
• Comisiones de venta.

KPIS de impacto para una constructora

Como empresa tienes que crear valor para tus clientes, inversores, empleados y al planeta. No crearás un negocio a largo plazo que no cumpla estos 4 requisitos.

tCO2 CAPEX = toneladas de CO2 que has emitido para construir el proyecto. En otro post hablaremos de cómo calcular estas KPIs de manera semi automática.

tCO2 OPEX = toneladas de CO2 que vas a evitar por la mejora energética realizada con la reforma a 10 años. Se tiene que calcular el certificado energético de inicio y el final tras la reforma.

Venta €/m2. Se ha comentado antes. Te dice quien puede acceder a tus proyectos. Todo el mundo merece una bonita reforma.

Como conclusión, mucho mejor un sistema de KPIs sencillo y con menor precisión que puedas actualizar fácilmente que un sistema preciso y complejo que tardes en actualizar.

Feliz viernes,