5 consejos para automatizar tus procesos comerciales

Estás automatizando la mayoría de los procesos dentro del equipo comercial, pero ¿qué sabes acerca de la automatización del flujo de trabajo? Implementar tácticas que disminuyan la carga de trabajo de los miembros de su equipo y eliminen la rutina innecesaria es crucial para el éxito comercial.

Así es cómo puedes automatizar los flujos de trabajo de tu equipo para crear procesos de trabajo más eficientes y productivos.

¿POR QUÉ LA AUTOMATIZACIÓN ES VITAL PARA EL ÉXITO?

Si necesitas una razón para empezar a automatizar los flujos de trabajo, solo revisa estas estadísticas clave del estudio de automatización de procesos de negocios 2015 de Cognizant:

•  El 20% de las organizaciones que usan la automatización de procesos informan al menos 15% de ahorro en costos
•  La mitad de los que implementan nuevas estrategias automatizadas de flujo de trabajo ven una mejora significativa en sus sistemas generales dentro de 3-5 años.

Aunque la automatización no garantiza el éxito inmediato; cuando se implementa como una iniciativa a largo plazo, mejorará los flujos de trabajo y aumentará las ganancias financieras de su empresa.

Aquí hay algunos consejos para comenzar con una estrategia excepcional de automatización del flujo de trabajo.

# 1: IDENTIFICA LOS GRANDES DESAFÍOS DE NEGOCIOS Y GESTIÓN

Antes de crear la nueva estrategia de automatización de tu flujo de trabajo, asegúrate de que realmente necesitas una. El sistema que se te ocurre tiene que resolver problemas organizacionales. Por eso el primer paso que tomarás es identificar los problemas predominantes dentro de tu actual estructura y los sistemas que existen actualmente en tu equipo.

¿Ves muchos errores o retrasos en un proyecto específico? ¿La comunicación interna es confusa? ¿Qué tan exitoso son los miembros de su equipo? ¿Sus costos son demasiado altos? Hazte preguntas como estas durante el análisis, y encuentra los desafíos comerciales más importantes.

Tu estrategia de automatización debería resolver exactamente estos problemas. Comienza a solucionar de 1 a 3 desafíos, para garantizar que la nueva estrategia de automatización sea manejable. Puedes implementar más procesos automatizados en el futuro, después de que tu y tu equipo se acostumbren al nuevo sistema.

# 2: ESTABLECE METAS MEDIBLES

Una vez que puedes establecer los problemas más dañinos dentro de la estructura actual, es hora de establecer objetivos para la automatización del flujo de trabajo. ¿Deseas eliminar los errores de codificación, mejorar la comunicación interna, cumplir los plazos u otra cosa?

El truco es establecer metas que sean específicas, mensurables y alcanzables; esta es la única forma de saber si tu estrategia es exitosa o si necesita ajustes.

La mayoría de las veces, los objetivos serán proporcionar información precisa a alguien de su equipo. Por ejemplo, si st objetivo es cumplir con los plazos, esto podría lograrse mediante la automatización de la entrega de determinada información más rápidamente.

Si la mayoría de las comunicaciones internas se realizan por correo electrónico, puedes garantizar una entrega rápida complementando un activador que envía un mensaje de texto para notificar al destinatario que se ha entregado un nuevo correo electrónico.

Cuando realmente escribes un objetivo como ese, en lugar de decir vagamente: "para cumplir con los plazos", es más fácil que seas específico. Algo así como, "el objetivo es mejorar el número de plazos cumplidos en un 20%." Cuando supervisa y analiza el éxito de tu estrategia de automatización, los números reales te ayudarán a determinar si el nuevo sistema está funcionando o no.

# 3: UTILIZA ALGÚN SOFTWARE CONFIABLE Y DE CONFIANZA

Al elegir herramientas para agilizar sus flujos de trabajo, no compres el primer sistema de software que encontraste. Necesitas leer las reseñas y explorar sus opciones; hoy en día la mayoría de ellos ofrecen demos u opciones freemium.

¿Qué deberías buscar en el software?

Las opciones de software que necesitas van a depender de tus objetivos, procesos, tamaño del equipo y compatibilidad con las herramientas que ya usas. Antes de elegir la solución, Siéntate con tu equipo y discute los objetivos.

Solicita comentarios sobre qué herramientas disponibles funcionarían mejor para tareas específicas y si existe algún software existente que utilice que pueda proporcionar una lista de integraciones para explorar. La mayoría de los proveedores incluyen una lista de integraciones en sus sitios web o utilizan herramientas que ayudan a los clientes a beneficiarse de dichas integraciones.

Por ejemplo, nuestros clientes usan Zapier para integrar fácilmente Zoho, ZenDesk, Salesforce y más. Pueden mirar a través de otros "Zaps" para ver qué software pueden sincronizar con lo que ya están usando.

# 4: MONITOREA TUS NUEVOS SISTEMAS

Una vez que elijas la solución de automatización, supervisa sus esfuerzos. La mayoría de las plataformas de negocios incluyen un panel que puedes usar para ver lo que ocurre detrás de las escenas. Mantén un registro de los números para saber si necesita hacer ajustes.

Problemas comunes de automatización del flujo de trabajo a tener en cuenta

Cuando ingresas al proceso de automatización, puedes pensar que todo marchará sin problemas. Lamentablemente, este no es siempre el caso. Es probable que tengas que resolver muchos problemas. Aquí hay algunos inconvenientes comunes con la automatización del flujo de trabajo a tener en cuenta:

1. Sobrecomplicación: el objetivo de la automatización es facilitar y simplificar el flujo de trabajo. Si tu estrategia de automatización requiere demasiados pasos, no funcionará como se espera. Simplifica el proceso en cada paso.
2. Faltan elementos críticos: Discute las expectativas internas y compáralas con su nuevo sistema para ver si tu estrategia tiene todos los elementos necesarios.
3. Difícil de entender desde la perspectiva externa: un equipo interno que está trabajando con esos flujos de trabajo desde el principio puede estar de acuerdo con esa forma de hacer las cosas. Sin embargo, recuerda que es posible que necesites traer a alguien nuevo al equipo en algún momento, y esas personas necesitan una presentación rápida y clara. Por lo tanto, tu sistema debe ser fácil de usar.
4. La falta de acceso a datos clave: cada miembro del equipo deberá tener acceso a cierta información. Es común que un nuevo sistema de automatización limite el acceso a datos críticos. Verifica con todos para asegurarte de que pueden ver todo lo que necesitan para completar sus tareas.

# 5: DELEGAR UN MANAGER

Cada nuevo sistema dentro del equipo necesita una persona a cargo. Recuerda delegar la administración a dicha persona, para que sus proyectos sean supervisados.

Si tu nuevo sistema está fuera del alcance de tu equipo actual, puede ser una buena idea invitar a alguien nuevo.

Si no crees que sea una buena idea contratar a un nuevo empleado de tiempo completo, consulte contratistas o profesionales independientes que tengan experiencia en los nuevos procesos en los que tu y tu equipo carecen de experiencia. A veces, un nuevo par de ojos puede exponer y remediar problemas críticos que de otro modo pasarían desapercibidos.

CONCLUSIÓN

Usa estos consejos para mejorar la productividad de tu equipo comercial. La automatización puede aumentar los ingresos si implementa su sistema de la manera correcta.

Primero, identifica tus mayores desafíos. A continuación, establece metas mensurables. Luego, elije el software adecuado y monitorea los cambios en sus sistemas. Finalmente, delegua a un administrador que pueda mejorar el éxito de sus nuevos procesos.

¿Qué consejos puedes compartirnos sobre la automatización del flujo de trabajo? Comentalo en los comentarios a continuación.