5 Estrategias efectivas para reducir costes operativos en tu alojamiento

La gestión de un alojamiento no es tarea fácil, especialmente cuando se trata de mantener los costes operativos bajo control sin comprometer la calidad del servicio. 

A menudo, los gastos asociados a la operativa diaria se incrementan de manera silenciosa, impactando directamente en la rentabilidad de tu alojamiento.

Sin embargo, existen diversas estrategias que puedes implementar para reducir estos costos y asegurar un mejor margen de beneficios a largo plazo.

En este artículo, te mostraré 5 estrategias clave que pueden ayudarte a reducir los costes operativos de tu alojamiento, optimizando tanto la eficiencia como la experiencia de cliente de tus huéspedes. ¡Empecemos!

Automatización de procesos operativos

La automatización es una de las formas más eficientes de reducir costos en la operativa diaria. 

Con la creciente evolución de la tecnología, tu alojamiento, ya sea pequeño o grande, puede beneficiarse de herramientas digitales que permiten automatizar tareas rutinarias, mejorando la eficiencia operativa.

¿Qué puedes automatizar en tu alojamiento?

-Reservas y asignación de habitaciones: Mediante un Property Management System (PMS), puedes gestionar de manera automática las reservas y la asignación de habitaciones, optimizando la ocupación sin necesidad de intervención manual. 

Además, estos sistemas suelen estar conectados a un Channel Manager, lo que permite gestionar varios canales de distribución a la vez (Booking, Airbnb, etc.) sin errores.

- Check-in y check-out automáticos: Muchos alojamientos ya han implementado quioscos de auto check-in, lo que reduce la necesidad de personal adicional en la recepción y mejora la experiencia del cliente, ya que los huéspedes pueden realizar este proceso de manera rápida y sencilla.

- Comunicaciones con los huéspedes: Las plataformas de mensajería automatizadas permiten enviar correos electrónicos de bienvenida, recordatorios, instrucciones de check-in y encuestas de satisfacción automáticamente, reduciendo el trabajo del personal y garantizando una atención oportuna y constante.

Beneficios de la automatización:

1. Ahorro en costes de personal: Menos tareas manuales significa que tu equipo puede centrarse en actividades más estratégicas, como la atención personalizada a los huéspedes.

2. Reducción de errores humanos: Automatizar tareas como la gestión de reservas o el control del inventario minimiza el riesgo de errores costosos, como overbookings o asignaciones incorrectas de habitaciones.

3. Optimización del tiempo: Cuando eliminas las tareas repetitivas, puedes reducir las horas de trabajo necesarias, lo que se traduce en una disminución de los gastos laborales.

Gestión eficiente del consumo energético

Los costes energéticos son una de las mayores partidas en el presupuesto operativo de cualquier alojamiento. 

Y esto incluye desde el consumo de electricidad y agua, hasta la calefacción o el aire acondicionado, los gastos energéticos pueden llegar a representar un porcentaje significativo del total de los costes operativos. No obstante, es posible optimizar este consumo sin comprometer el confort de los huéspedes.

¿Cómo podemos reducir los costos de energía?

1. Instalación de bombillas LED: Las bombillas LED consumen entre un 75% y un 80% menos energía que las bombillas incandescentes tradicionales, y tienen una vida útil mucho más larga. Además, su precio ha disminuido considerablemente, lo que hace que la inversión inicial sea fácil de amortizar.

2. Sensores de movimiento: Instalar sensores de movimiento en zonas comunes, pasillos y baños garantiza que las luces se enciendan solo cuando es necesario, reduciendo el tiempo que las luces permanecen encendidas innecesariamente. Incluso ya existen en el mercado PMS que tienen la Domótica integrada para mejorar la eficiencia energética del alojamiento. 

3. Calefacción y refrigeración eficiente: La calefacción y el aire acondicionado suelen representar una gran parte del gasto energético. 

Implementar sistemas de calefacción/refrigeración más eficientes, como bombas de calor o unidades con tecnología inverter, puede reducir significativamente el consumo de energía. 

Además, puedes controlar el uso de estos sistemas mediante termostatos inteligentes que ajusten automáticamente la temperatura según la ocupación de la habitación.

Reducción del consumo de agua

- Instalación de grifos y duchas de bajo caudal: Estos dispositivos limitan la cantidad de agua que fluye sin sacrificar la presión, lo que puede reducir el consumo de agua entre un 30% y un 50%.

-Sistemas de reciclaje de agua: La implementación de sistemas de reciclaje de aguas grises (agua de duchas y lavabos) para usos secundarios, como el riego, puede suponer un importante ahorro de agua y, por ende, de costes.

Beneficios

- Disminución de facturas: Una gestión eficiente del consumo energético puede reducir los costes de electricidad y agua en un 20%-30% anualmente.

- Mejora de la sostenibilidad: Al reducir el consumo energético y de agua, también se mejora la sostenibilidad del alojamiento, lo que puede ser un valor añadido para atraer a huéspedes que valoran el turismo responsable.

Revisión y negociación de contratos con proveedores

Los contratos con proveedores de productos y servicios suelen representar una porción considerable de los costes operativos. Sin embargo, muchas veces estos contratos no se revisan de manera regular, lo que puede llevar a pagar más de lo necesario por ciertos productos o servicios.

¿Cómo optimizar los contratos de proveedores?

1. Revisiones periódicas: Es recomendable revisar los contratos al menos una vez al año para asegurarse de que las condiciones siguen siendo favorables. Analiza si existen nuevos proveedores en el mercado que ofrezcan precios más competitivos o si es posible renegociar los términos actuales.

2. Compras al por mayor: En algunos casos, hacer pedidos más grandes o a largo plazo puede reducir los costes unitarios. Pregunta a tus proveedores sobre posibles descuentos por volumen.

3. Buscar alternativas: En ocasiones, cambiar de proveedor puede suponer un ahorro considerable. Solicita varias cotizaciones y compara no solo el precio, sino también la calidad y el servicio ofrecido.

Proveedores estratégicos a negociar:

- Productos de limpieza: Revisa la cantidad de producto que estás comprando, y evalúa si puedes obtener mejores precios o alternativas más eficientes.

- Alimentos y bebidas: Negocia contratos con distribuidores locales o considera realizar acuerdos directos con productores de la región para obtener productos de mejor calidad a precios más accesibles.

- Servicios de lavandería: Las lavanderías industriales suelen ofrecer descuentos significativos si aumentas el volumen de ropa o si firmas contratos de exclusividad por más tiempo.

Beneficios:

- Ahorro en costes directos: Al revisar los contratos con proveedores y negociar mejores condiciones, puedes reducir estos costes entre un 10% y un 15%, lo que genera un impacto directo en la cuenta de resultados.

Optimización del personal

La gestión del personal es uno de los factores más importantes en la operación diaria de un alojamiento. No se trata solo de contar con un equipo competente, sino de asignar las tareas de manera inteligente para maximizar la productividad sin aumentar los costes laborales.

Estrategias para optimizar el personal

1. Formación continua: Un equipo bien formado puede ser más eficiente en su trabajo, lo que reduce el tiempo y los recursos necesarios para completar tareas. Además, los empleados capacitados en diversas áreas pueden asumir varias funciones, lo que minimiza la necesidad de contratar personal adicional.

2. Horarios inteligentes: Utilizar software de gestión de personal para optimizar los turnos y ajustar los horarios de trabajo según la demanda real puede reducir los costes laborales sin comprometer la atención al cliente. Asegúrate de que el personal esté trabajando en los momentos de mayor demanda y ajusta los turnos en función de la ocupación.

3. Contratación temporal: Durante las temporadas altas, puede ser más eficiente contratar personal temporal en lugar de mantener una plantilla grande durante todo el año. Esto te permitirá ajustar la cantidad de empleados según la necesidad y reducir costos durante la temporada baja.

Mantenimiento preventivo en lugar de correctivo

El mantenimiento preventivo es una de las estrategias más efectivas para reducir los costes a largo plazo. 

Las reparaciones inesperadas y las averías de equipos no solo generan gastos imprevistos, sino que también pueden afectar la experiencia del huésped.

Estrategias de mantenimiento preventivo

1. Revisiones periódicas: Implementa un programa de revisiones regulares de equipos clave como sistemas de calefacción, aire acondicionado, plomería y electricidad. Esto te permitirá detectar posibles fallos antes de que se conviertan en problemas costosos.

2. Reemplazo oportuno de equipos: Asegúrate de renovar los equipos y electrodomésticos que presenten signos de desgaste antes de que se averíen por completo. Esto no solo evitará reparaciones más costosas, sino que también reducirá el consumo energético, ya que los nuevos equipos suelen ser más eficientes.

3. Mantenimiento de instalaciones: Mantener en buen estado las instalaciones (pisos, techos, paredes, etc.) es clave para evitar daños mayores. Un pequeño problema de plomería o una grieta en el techo pueden convertirse en una reparación muy costosa si no se atienden a tiempo.

Conclusión

Reducir los costes operativos de tu alojamiento no solo es posible, sino que es esencial para mejorar la rentabilidad y garantizar un negocio sostenible a largo plazo.

La clave está en adoptar un enfoque estratégico que combine tecnología, optimización de recursos y una gestión eficiente.

Si implementas estas estrategias, no solo estarás reduciendo gastos, sino que también estarás creando un entorno más eficiente, productivo y rentable para tu negocio.

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