5 Mejores Prácticas para la Oficina de Gestión de Proyectos Agile

No hay un gerente de proyecto hoy que no haya oído hablar del enfoque ágil, incluso si todavía no lo han probado. Dado el gran volumen, la complejidad y los beneficios que se esperan obtener en un proyecto que se considera factible, el cambio a la agilidad en términos de ajuste cultural y procesos de trabajo se ha extendido a las oficinas de gestión de proyectos a nivel mundial. Después de todo, el cambio es parte del paquete cuando se trata de administrar una cartera de proyectos de alta visibilidad.

El control rutinario de la salud de su cartera en tiempos de cambio es la mitad de la batalla, mientras que la otra mitad depende de una evaluación exhaustiva del apetito de riesgo de su empresa. Solo entonces puede considerar que su estrategia comercial revisada no solo es adaptable, sino que también tiene en cuenta la alineación estratégica entre los proyectos y los objetivos de toda la empresa.

La configuración de una PMO requiere esfuerzo, ya que tiene que mostrar un valor empresarial demostrable de 2 a 5 años en la línea. Necesita los recursos correctos en términos de una fuerza laboral calificada, así como un conocimiento práctico de una herramienta adecuada para la cartera de proyectos que unifique a las personas, los proyectos y los procesos. Esta publicación examinará las mejores prácticas que incorporan los principios básicos de ágil en su plan de PMO. Asi que;

¿Qué prácticas muestran evidencias de beneficios centrados en la PMO?

El primer paso (y, a menudo, subestimado) en un PMO ágil es ganar el buy-in de arriba hacia abajo hasta los equipos de proyecto existentes. Como dice el dicho, "la percepción es la realidad". Y una percepción distorsionada del funcionamiento interno de Agile retrasa la realización del valor. Esto se debe simplemente a que cuando se considera que ágil es un disruptor en lugar de un habilitador de la eficiencia, aún abundan las incertidumbres sobre la administración de proyectos en competencia. Además, una PMO ágil necesita las personas adecuadas, teniendo en cuenta la gran experiencia necesaria para ejecutar varios proyectos en ciclos más cortos.

Las siguientes 5 prácticas preparan su organización para la agilidad:

A. Análisis de informes remotos

Reporting Analytics procesa los datos en tiempo real, lo que le permite acceder a información instantánea para tomar decisiones informadas. Recopila información de los registros existentes dentro de la base de datos de gestión de cartera de proyectos y agiliza hechos y cifras en una sola ventana de verdad.

Con el acceso a un sistema unificado de registros que captura la extensión y amplitud de la cartera de proyectos, la capacidad de respuesta de su PMO se convierte en táctica por naturaleza. No solo detecta el proyecto y los recursos de recursos de manera precisa, sino que también informa dónde y cómo se adapta mejor una estrategia modificada. Además, el análisis predictivo en tiempo real se puede actualizar automáticamente para reflejar los cambios recientes, de manera que incluso si observa el informe más adelante y el tiempo dejaría un puente entre lo que sabes hasta ahora y lo que ves ante ti.

B. Gestión colaborativa del cambio:

La gestión del proyecto es 90% de comunicación. Y cuando el liderazgo estratégico cambia de manos, la transparencia sobre los cambios que se transmiten es de suma importancia, dado que afecta a los marcos existentes, los métodos y los equipos de proyectos interesados en diversos grados. El cambio a ágil involucra tamaños de equipo más pequeños y muy unidos, en los que los enfrentamientos diarios permiten al personal comparar notas.

C. Gestión activa de recursos.

Dado que no hay dos PMO que funcionen o piensen por igual, un enfoque proactivo de la eficiencia de la fuerza laboral es clave para utilizar la cantidad y la calidad adecuadas de las personas en los lugares correctos. La administración de recursos científicos complementa la intuición con información centrada en los recursos para impulsar los proyectos en vuelo y en tramitación.

La gestión de recursos tiene en cuenta los estados de los proyectos para distribuir las asignaciones de recursos. En pocas palabras, las solicitudes de recursos se colocan dependiendo de si el proyecto se extiende, se retrasa, finaliza a tiempo o se adelanta a lo programado. Evalúa la disponibilidad real de su personal y los compromisos existentes antes de asignar trabajo para evitar conflictos de horarios. Lo que es más, tiene en cuenta las ausencias y los tiempos de entrenamiento para que sus recursos no estén por debajo o por exceso de reservas. Mientras que los paneles de informes generan estadísticas sobre los esfuerzos en curso, el componente de inteligencia empresarial de la gestión de recursos le permite predecir los esfuerzos reales y planificados con escenarios hipotéticos en tiempo real. Al comparar las fluctuaciones en las dos cantidades, puede asegurarse de que su personal mantenga tasas de utilización óptimas durante toda la duración del proyecto.

D. Índices de costos seguidos por el tiempo

Nadie aprueba un proyecto sin considerar las implicaciones financieras. Después de todo, en el caso de que los costos superen los beneficios, todavía deberá examinar los rendimientos del proyecto a través de la planificación de beneficios.

Las mejores prácticas aquí es utilizar una "chequera" del proyecto para registrar los costos planificados y reales. De esta manera, puede hacer un seguimiento del porcentaje de fondos utilizados en comparación con los hitos alcanzados. Al hacer esto de principio a fin, se resumen los informes de gastos contra el fondo asignado. Luego puede reasignar los gastos no utilizados en proyectos inertes en lugar de agregar más en el conducto de salida de efectivo. El seguimiento del tiempo le permite crear un índice de asignaciones presupuestarias de manera que pueda estimar los rendimientos financieros en función de lo que invierte.

E. Evalúa tu apetito de riesgo

Una aversión total a los riesgos es como simular que el elefante en la habitación no existe.

Cada gerente de proyecto asume riesgos calculados con respecto al alcance, el cálculo de costos, la estimación del esfuerzo y la ejecución del ciclo de vida del proyecto. Y con un registro de riesgos, una PMO ágil puede evaluar el apetito por el riesgo de la empresa al perfilar activamente los riesgos. El plan de administración de riesgos de su PMO le permite evaluar riesgos conocidos y desconocidos, ocurrencias previas, posibilidades de que ocurra lo mismo o incluso identificar una nueva categoría de riesgo.

En consecuencia, concibe medidas de mitigación de acuerdo con el tipo de PMO que es. Por ejemplo, un PMO de finanzas que informa al CFO administra los costos y normaliza los gastos según el historial del proyecto anterior. De esta manera, la contabilidad forense que realiza su PMO crea una pista de auditoría que investiga qué áreas experimentaron riesgos financieros asociados con un exceso o escasez de fondos. El marco de riesgo resultante le permite monitorear las alteraciones hechas a la curva de decisión del proyecto. Dado que varios proyectos se ejecutan simultáneamente, la evaluación del apetito por el riesgo le permite revisar el plan del proyecto con el objetivo de mejorar el flujo sin problemas de las tareas en secuencia.

Según la encuesta de Wellingstone, la carrera para adoptar una PMO ha experimentado un aumento del 20% solo en 2017-2018. Basta con decir que con estas prácticas centradas en la eficiencia, su PMO no solo se vuelve ágil sino que también adquiere una gran madurez, por lo que cumple su función para garantizar que su empresa tenga éxito repetido a través de la adición de valor.

¿Quiere que su PMO se mantenga en forma? ¡Use estas prácticas centradas en la eficiencia para permitir que su PMO recorra esa milla extra!

Autor Bio: Aakash Gupta encabeza el ala de ventas comerciales de Saviom Software