5 mitos de compras que pueden interponerse en el camino de su gestión de compras

No se puede negar que la gestión de compras ha cambiado mucho a lo largo de los últimos años. Las plataformas en la nube, las métricas, la planificación y las nuevas formas de relación con los proveedores han llegado para profesionalizar el sector. Sin embargo, tantos cambios siguen generando dudas a los responsables de compras. Y, junto a ellos, algunos mitos.

En este artículo, enumeramos los 5 más comunes. Sigue leyendo y descubre cuáles son. Al conocerlos, podrá optimizar su gestión de compras y hacerla aún más eficiente - y rentable!

Los 5 mitos principales sobre e-procurement

1. La tecnología es exclusiva de los principales actores

Este, quizás, es el mito más grande que involucra al área de compras. Pero debemos admitir que es justificable, ya que, hasta hace poco tiempo, adoptar la tecnología implicaba inversiones considerables, como la compra de software. Sin embargo, las soluciones en la nube han cambiado este escenario. Los más robustos pueden proporcionar una ganancia de hasta un 30% en productividad y una reducción de hasta un 40% en el ciclo de adquisición.

Hoy en día, empresas de todos los tamaños pueden contar con tecnologías de contratación electrónica (e-procurement). Ya existen herramientas que engloban todas las tareas esenciales para el área de compras a través de módulos. Incluso pueden integrarse en los sistemas internos que su equipo ya utiliza, como ERP ("Enterprise Resource Planning", o Sistema Integrado de Gestión, en español). Estas soluciones en la nube, que operan bajo un modelo SaaS (Software as a Service), consiguen una mayor flexibilidad en costes y pagos, facilitando también el despliegue.

2. Precio más bajo equivale a costos más bajos

Incluso los compradores más experimentados pueden dejarse llevar por la relación, no siempre cierta, entre precio y calidad. Más caro no siempre es mejor, al igual que un precio más bajo no implica necesariamente un peor nivel de servicio. Incluso porque son muchas las cuestiones que debe tener en cuenta la gestión de compras.

Dentro del concepto de Strategic Sourcing (Abastecimiento Estratégico), por ejemplo, factores como reducción de costos y el historial de los proveedores ganan peso en el análisis. La idea central es aprovechar al máximo el costo-beneficio de las adquisiciones y, para ello, tiene en cuenta todos los impactos que puede tener en la empresa. La adquisición de un producto de menor valor unitario, pero que implica más horas de trabajo o requiere algún proceso extra en la producción, no debe verse como ventajosa, incluso si hubiera ahorros al momento de cerrar la compra.

3. Compliance “enfría” la relación entre proveedores y clientes

Trabajar con el mismo proveedor durante muchos años tiene una serie de ventajas. Para muchos compradores, esto permite incluso el inicio de una relación amistosa que, aparentemente, trae beneficios a las negociaciones. Sin embargo, este es otro gran mito. Esto se debe a que la buena relación puede convertirse en dependencia, lo que dejará a la empresa a merced de las condiciones de un solo vendedor. Además de restringir el desarrollo de nuevas oportunidades de negocio.

Con el fomento de compliance en las compras, la relación entre clientes y proveedores ganó pautas. Ahora bien, ignorar los temas contenidos en el documento puede dañar la imagen de la empresa frente a otros actores del mercado. Los rumores de favoritismo o fraude pueden poner en peligro la credibilidad ganada con otros proveedores/ actores.

4. La estrategia de una categoría se aplica a las demás

Este es un mito común, pero perjudica seriamente el desempeño del área de compras. Las adquisiciones técnicas con más tiempo de negociación son completamente diferentes a las de limpieza y material de oficina, por ejemplo. Por lo tanto, la experiencia adquirida en una categoría no será necesariamente beneficiosa en otra.

Muchos ya se han dado cuenta de esto y han delegado algunas tareas a empresas asociadas a través de la subcontratación de compras. De esta forma, las actividades tácticas, que no aportan valor estratégico al negocio, son consolidadas y optimizadas por un especialista en estos servicios. Mientras tanto, el sector de compras internas gana tiempo para dedicarse a las adquisiciones más importantes, como las materias primas.

5. La aprobación y gestión de proveedores son actividades secundarias

¿Cómo es su base de registro de proveedores? ¿Actualizado, sin duplicación y con todos los contratos siendo monitoreados de cerca? Si la respuesta es no, es bueno empezar a pensar en cambiar este escenario. Esto se debe a que estas tareas de fondo aseguran asertividad en las negociaciones, además de agilizar el trabajo de los compradores cuando más lo necesitan.

Sin embargo, no se puede ignorar el hecho de que estas tareas consumen mucho tiempo y demandan una dedicación considerable por parte de los profesionales. También porque la homologación de proveedores implica un estudio en profundidad, con la definición de criterios de calificación y una política de gestión de riesgos. No es casualidad que la adhesión a las plataformas de compras B2B haya crecido. Algunos de los más completos del mercado generan recurrencia de registros y caducidades de documentos, eliminando esta dependencia del control manual. Además, ofrecen integración con organismos públicos o consulta de los documentos necesarios para cada tipo de socio.

Ahora que conoces los principales mitos en materia de compras, revisa tu gestión de compras. Ciertamente, el flujo y los resultados serán sorprendentes si se rompen estos paradigmas. Para mantenerse al tanto del universo de compras B2B, siga nuestro blog.

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