5 Pasos para optimizar tu tiempo de manera más efectiva.

En un mundo lleno de responsabilidades y con cada vez más distracciones como el que vivimos, la gestión efectiva del tiempo se ha convertido en una habilidad fundamental para lograr el éxito tanto en nuestra vida personal como profesional. Aprender a administrar nuestras horas de manera eficiente nos permite ser más productivos, reducir el estrés y aprovechar al máximo cada día, entre otros beneficios.

En este artículo, compartiré 5 técnicas clave que utilizamos los Squad Srs en Teamcubation para entrenar a los equipos de nuestros clientes, ayudándolos a gestionar su tiempo de manera autónoma, optimizar sus tareas diarias y lograr sus objetivos de manera más eficiente.

1. Establecer metas claras:

El primer paso para gestionar efectivamente el tiempo es tener metas claras y bien definidas. Establecer objetivos específicos y medibles nos ayuda a priorizar nuestras actividades y asignar el tiempo adecuado a cada una de ellas. Al tener un sentido de dirección claro, podemos enfocar nuestros esfuerzos en las tareas que son más relevantes y significativas.

Por ejemplo:

- Hoy lunes quiero terminar la configuración con la base de datos.

- Mañana martes desarrollaré un servicio.

- El miércoles realizaré los test unitarios.

2. Priorizar tareas:

Una vez que tenemos claras nuestras metas, es esencial aprender a priorizar las tareas. Identificar las actividades más importantes y urgentes nos permite asignarles el tiempo y la atención necesarios. Utilizar técnicas como la matriz de Eisenhower, que clasifica las tareas en función de su importancia y urgencia, nos ayuda a determinar qué debe hacerse de inmediato, qué se puede delegar y qué se puede eliminar.

Recuerda documentar adecuadamente las tareas y asegurarte de que cumplan con el Definition of Ready para garantizar su realización (por lo general esta técnica se aplica sólo a tareas de desarrollo, pero podría llevarse al campo que sea necesario.).

3. Planificar y organizar:

Utiliza herramientas como agendas, calendarios o aplicaciones de gestión de tareas (Trello, Jira, Linear, To do, o similares) para no solamente programar, sino también asignar un tiempo específico a cada actividad. Al planificar con anticipación, evitamos el caos y la improvisación, y nos aseguramos de que cada tarea tenga su espacio adecuado en nuestra agenda.

Ten en cuenta que las estimaciones iniciales pueden variar, especialmente en el desarrollo de software, pero a medida que avanzamos, mejoramos nuestra capacidad para calcular la duración de cada tarea. (Esto último aplica tanto en lo individual como en el trabajo en equipo. A medida que el equipo adquiere experiencia y madurez, mejora también su capacidad para calcular la velocidad de resolución de tareas). 

Personalmente, mi técnica preferida es el "planning poker" (ampliaremos en próximos contenidos 😉).

4. Eliminar distracciones:

Las distracciones son uno de los mayores enemigos de la gestión efectiva del tiempo. Las redes sociales, los mails no relevantes, los chats y otras interrupciones pueden consumir una cantidad significativa de tiempo. Es importante identificar estas distracciones y tomar medidas para minimizar su impacto. Apaga las notificaciones innecesarias, establece períodos de tiempo dedicados exclusivamente a tareas importantes y crea un entorno de trabajo libre de distracciones.

5. Definir el alcance del proyecto y delegar:

Es muy común intentar abarcar demasiado y negarse a delegar responsabilidades o decir "no" a nuevas tareas. Sin embargo, aprender a delegar de manera efectiva y establecer límites claros es esencial para optimizar nuestro tiempo. Identifica las tareas que pueden ser realizadas por otros y aprende a confiar en tus compañeros. Esto te permitirá liberar tiempo para enfocarte en lo que es realmente importante.

Tanto en el ámbito personal como profesional, así seamos seniors, juniors, líderes de equipos o trabajamos de manera individual, nuestro tiempo es un recurso limitado e invaluable del que debemos ser guardianes, cuidándolo y aprendiendo a gestionarlo sabiamente. 

Espero que estos consejos hayan sido útiles y te invito a aplicarlos en tu día a día, adaptándolos a tu propio contexto.

- Por: Ezequiel Leonardo Leotta