6 Razones para Realizar la Digitalización de Documentos

¡Hola!👋 Bienvenidos a Advanced Access, tu recurso principal para una gestión eficaz de registros e información, tanto digitales como físicos. Esta semana, profundizamos en las razones por las cuales tu organización debería priorizar un programa de digitalización de documentos.

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Los procesos y procedimientos orientados al digital-first son el camino a seguir para muchos profesionales de la gestión de registros e información (RIM), pero este camino digital no está exento de desafíos.

Según los datos de nuestro Informe del Estado de la Industria RIM,

El 43% de los encuestados tiene la intención de aumentar la inversión en repositorios/gestión digital de documentos durante los próximos 12 meses,

Aunque las restricciones presupuestarias fueron mencionadas como un desafío por muchos de los mismos encuestados.

En esta publicación, analizaremos seis factores que están impulsando a las organizaciones hacia soluciones de digitalización de documentos, exploraremos cómo la digitalización de archivos importantes es clave para el cumplimiento normativo y explicaremos cómo comenzar tu camino hacia la digitalización sin exceder el presupuesto.

1: Escalabilidad

La primera razón para digitalizar documentos proviene de una de las luchas continuas que enfrentan los equipos de gestión de información: la incapacidad de escalar según las necesidades de la organización. Los equipos de registros a menudo se ven obligados a “hacer más con menos”, por lo que es fundamental entender cómo se distribuye el tiempo de tu equipo.

Un trabajador del conocimiento promedio pasa 1.8 horas al día buscando información.

¡Eso son más de 9 horas a la semana! Imagínate recuperar todo ese tiempo… Piensa en todo lo que tú y tu equipo podrían lograr. Con todas las responsabilidades que gestionas, ¿cómo puedes permitirte perder tanto tiempo tratando de localizar información?

¿Qué pasaría si pudieras encontrar documentos en 30 segundos o menos?

Piensa en eso… Imagina tener todos los documentos críticos para el negocio disponibles de manera inmediata en un entorno organizado y estructurado.

2: Geografía

La segunda razón para digitalizar documentos es relevante para organizaciones que están geográficamente dispersas, pero no pienses que esto solo aplica a los trabajadores remotos. "Geográficamente disperso" puede referirse a oficinas en diferentes estados, ciudades o incluso pisos dentro de un mismo edificio.

Tomemos como ejemplo los documentos de Recursos Humanos. Típicamente, la contratación se realiza en una oficina específica, donde se centraliza toda la documentación. Sin embargo, este proceso presenta varios desafíos, siendo uno de ellos la logística. ¿Cómo se trasladan los documentos de contratación de un lugar a otro? ¿Cómo accede el gerente de contratación a esos documentos? ¿Terminan los responsables manteniendo copias? ¿Cuánto va y viene de documentación ocurre para asegurarse de que todo esté completo y correctamente llenado?

Los desafíos continúan con la movilidad de los empleados, como cuando un empleado es promovido. ¿Cómo fluye la documentación del gerente anterior al nuevo gerente? De manera similar, si ese empleado se traslada entre ubicaciones de oficina, unidades de negocio o incluso regiones, ¿cómo hace el nuevo gerente para acceder al expediente del empleado? ¿Recursos Humanos está creando múltiples archivos para esa persona?

Dado que el papel sigue siendo el medio de preferencia en muchas organizaciones, el intercambio de papel es constante.

Y por supuesto, cuando un empleado tiene un bajo desempeño y el gerente necesita tomar medidas correctivas, el problema se complica. Considera las tasas de rotación, los costos, los riesgos y la posibilidad de estar fuera de cumplimiento por tener información faltante o incompleta en el expediente del empleado. Si tu organización termina en una demanda, un expediente incompleto no ayudará en nada a tu caso.

La digitalización de documentos resuelve el problema de la geografía al hacer que la información sea accesible desde cualquier lugar.

3: Acceso

Otro desafío radica en los documentos vivos o de trabajo. Necesitas un método seguro y eficiente para compartir documentos internamente, para colaborar, y externamente con partes como el gobierno, auditores o abogados. Sin embargo, los datos muestran que las organizaciones deben mejorar la manera en que comparten documentos.

Un informe reciente sobre pérdida de datos de Egress reveló que:

El 80% de los empleados usan correo electrónico para compartir datos y documentos sensibles tanto con partes internas como externas.

Además, el informe indicó que el 83% de las organizaciones han experimentado brechas de seguridad a través del correo electrónico.

Vamos a describir cómo compartir documentos por correo electrónico crea un gran problema:

• El documento se escanea desde un dispositivo multifuncional y llega a tu bandeja de entrada.
• Luego, reenvías ese correo electrónico, con el documento adjunto, a la persona que lo necesita. Ahora, una copia de ese archivo adjunto está en tu bandeja de salida y en la bandeja de entrada de la persona destinataria.
• Supongamos que eres muy diligente y borras esas 3 copias; adivina qué: todavía permanecen en el servidor de correo electrónico. Además, no sabes qué ha hecho la persona receptora con ese archivo adjunto. ¿Lo imprimió? ¿Lo reenviaron? Ese único documento sensible rápidamente se convierte en múltiples copias inseguras.
• Lo mismo ocurre con los archivos físicos. Se entregan copias a la persona solicitante, pero ¿qué ocurre después? ¿Dónde terminan esas copias? ¿Se quedan en un cajón de archivo sin llave sobre el escritorio del gerente?

La realidad es que estos registros nunca deben salir de tu posesión. Punto. Ni digital ni físicamente. Debes tener una auditoría completa de quién ha visto esos documentos y cuándo. Y deberías poder restringir el acceso solo para visualización, para que no se hagan copias ni se reenvíen.

4: Silos

Sin duda, ya cuentas con soluciones tecnológicas que ofrecen una o más funciones especializadas. Los sistemas HRIS, ECM y ERP, por ejemplo, tienen propósitos diferentes, generan registros y tienden a actuar como silos de información. Es difícil integrarlos en una única vista integral de la información sensible de la cual tu equipo de registros es responsable. Necesitas iniciar sesión en cada sistema, recordar cómo funciona cada uno y buscar la información que necesitas.

Los mismos documentos o información pueden existir en más de un sistema, pero podrían ser versiones diferentes. En algunos casos, las personas imprimen documentos de un sistema para agregarlos a otro o para ponerlos en un archivo físico. Lamentablemente, el papel suele ser el único mecanismo de integración común que todos estos sistemas comprenden.

Cuando los documentos importantes son digitalizados y almacenados en un software de gestión de registros digitales, los silos de información se convierten en un problema mucho menor. Para maximizar la eficiencia y la seguridad, busca una opción que se integre con las soluciones comerciales actuales que ya utilizas.

5: Confianza

Hazte esta pregunta: “¿Qué tan seguro estás de que todos tus registros están completos?”

¿Puedes decir con confianza que tienes un control total sobre todas las clases de información sensible? ¿Estás seguro de que todo está actualizado y no sigue en estado de borrador? Lamentablemente, nuestros archivos no nos avisan cuando faltan documentos. El momento en que necesitas un documento es el peor momento para descubrir que no lo tienes.

¿Qué pasaría si supieras con certeza que los archivos están completos? ¿Te ayudaría a dormir mejor por la noche o a estar preparado para una auditoría interna? Con un flujo de trabajo robusto y controles de monitoreo, tu sistema de gestión de documentos debería estar constantemente escaneando los archivos relevantes, probando su completitud y buscando documentos que estén por caducar o que necesiten actualizaciones.

6: Retención

Probablemente ya tienes una política de retención de registros, pero muchas organizaciones encuentran que la implementación de esta política es un desafío. Debido a los silos de información, los registros en papel y el correo electrónico como los métodos principales para compartir información, ¿qué tan seguro estás de que estás implementando y siguiendo la política de retención de tu empresa?

Para los documentos que contienen información personal identificable (PII), necesitas asegurarte de que los registros se conserven el tiempo necesario, pero no más tiempo. Por otro lado, tu CFO y el abogado general probablemente quieran asegurarse de que todos los registros se destruyan tan pronto como sean elegibles, para que tengas una posición sólida en caso de que un documento destruido llegue a ser un problema legal (también conocido como destrucción de pruebas).

¿Cómo ayuda la gestión de documentos digitales en esto?

Cada tipo de documento tiene un programa de retención específico. Por lo general, el período de retención se activa por un evento, como la terminación de un empleado, la expiración de un contrato o la fecha de pago de una factura, entre otros ejemplos comunes. Cuando los documentos están en formato papel, se guardan en una carpeta, y es totalmente impráctico monitorear constantemente cada archivo y eliminar los que necesitan ser destruidos. Los registros con largos períodos de retención a menudo se guardan en una caja y se envían fuera del sitio, donde nadie va a revisar esos documentos durante bastante tiempo.

Cuando los documentos son digitalizados y mantenidos mediante un sistema de gestión de documentos digitales, la eliminación de los documentos puede ser automáticamente activada de acuerdo con la política de retención.

Quizás lo más importante es que los sistemas de gestión digital de documentos a menudo incluyen una función de “suspensión de litigios” o “retención legal”. En caso de que haya una disputa legal, auditoría o problema regulatorio, es crítico que el sistema impida que los documentos relacionados sean destruidos. Con la digitalización de documentos y una sólida solución de gobernanza de la información, los gestores de información, el área financiera y el departamento legal pueden lograr sus objetivos.

Comienza con la Digitalización de Documentos

Cada una de estas seis razones para la digitalización de documentos está vinculada al tema del cumplimiento. Como profesional de la información, tienes una amplia gama de responsabilidades, pero crear un entorno adecuado para la gestión de documentos segura, protegida y conforme es lo más importante.

Pasar de un entorno basado en papel a documentos digitalizados es un gran avance en tu capacidad para cumplir con esta responsabilidad crítica. Sin embargo, un gran proyecto de escaneo podría no ajustarse al presupuesto. Aprovechar un servicio de archivo activo puede ser la clave para “convertirse en digital” sin el gasto inalcanzable.

Al digitalizar progresivamente tus documentos importantes y luego almacenarlos en un software de gestión de registros basado en la nube, puedes lograr el cumplimiento para tu organización y mantener el control sobre la información sensible. Para obtener más información o una solución personalizada, habla con un experto de Access hoy mismo.