6 Reportes Esenciales de Ventas Que Todo Líder Comercial Debe Usar

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“El conocimiento es poder.” -Sir Francis Bacon (1561–1626)

Como líder de tu equipo de ventas ya conoces este proverbio. Es indispensable que tus vendedores conozcan profundamente los productos y servicios de tu empresa si han de demostrar –de forma personalizada- cómo estos ayudan al cliente alcanzar sus objetivos y metas. Esta es la razón principal por la que un cliente potencial necesita un vendedor.

Sin embargo, sólo contar con el conocimiento del producto/servicio no es suficiente para el éxito de tu equipo comercial. También es necesario comprendan los factores que afectan sus propios rendimientos, para así ajustar brechas existentes en conocimientos sobre el proceso de ventas, según sea necesario.

Sólo contar con el conocimiento del producto/servicio no es suficiente para el éxito de tu equipo comercial. También es necesario comprendan los factores que afectan sus propios rendimientos, para así ajustar brechas existentes en conocimientos sobre el proceso de ventas, según sea necesario.

Pero, ¿qué información deben tener tus vendedores para que puedan cuantificar sus propios rendimientos?

El primer paso para que entiendan sus propios desempeños es tener los datos correctos. Lamentablemente y según el Reporte Anual de Hubspot 2015 sobre Inbound Marketing & Sales, un increíble 46% de vendedores –en Estados Unidos- no utilizan ningún tipo de tecnología dedicada para hacer seguimiento de datos a clientes potenciales ni clientes actuales. Si ese es el porcentaje en Estados Unidos, en Latinoamérica la situación es más precaria aún.

46% de vendedores no utilizan ningún tipo de tecnología dedicada para hacer seguimiento de datos a clientes potenciales ni clientes actuales.

Sin siquiera contar con información básica de sus clientes, es difícil para un líder de ventas analizar los rendimientos específicos  de sus vendedores o identificar áreas de mejora en estos. A continuación presento 6 informes esenciales que todo líder de ventas necesita.

6 Reportes de Venta Que Todo Líder De Ventas Debería Estudiar

1) Tubo de Negocios

Un tubo de negocios completo y preciso es imprescindible. Sin uno, simplemente no hay manera de evaluar “la salud” del negocio en un momento cualquiera. Como líder de ventas, necesitas saber exactamente cuáles propuestas cerrarán de forma segura, cuáles hay que empujar para que se den, cuáles podrían perderse por completo y qué impacto cada negocio potencial tendría en tu cuenta de resultados.

Por supuesto, un pronóstico preciso está directamente vinculado al proceso de cualificación de ventas (pre-cualificación del pre-contacto comercial). Si tus vendedores no están pre-cualificando a sus clientes en los aspectos fundamentales del negocio, entonces te será difícil garantizar lo verdadero y real que es tu tubo. Asegúrate que tus vendedores están haciendo su debida diligencia y así garantizar un tubo de negocios realista y ejecutable.

Como líder de ventas, necesitas saber exactamente cuáles propuestas cerrarán de forma segura, cuáles hay que empujar para que se den, cuáles podrían perderse por completo y qué impacto cada negocio potencial tendría en tu cuenta de resultados.

2) Experiencia Comercial de la Empresa

Otra forma de evaluar la certeza de los pronósticos de venta de tus vendedores es entendiendo las tasas de conversión típicas de tu negocio en cada uno de los pasos del proceso de ventas, así como tamaño promedio de operación y tiempo promedio del ciclo de ventas.

Por ejemplo, supongamos uno de tus vendedores nuevos ha hecho su primera llamada exploratoria con 17 clientes potenciales y jura todos ellos cerrarán este mes. Si sabes que en tu empresa sólo el 60% de los clientes potenciales sobreviven esta fase y además su ciclo medio desde llamada exploratoria hasta cierre es de 40 días, puedes “aterrizar” un poco sus estimaciones.

También puedes desmenuzar esta data por fuente de datos y tipo de negocio. ¿Es cierto que clientes potenciales referidos internamente tienen una tasa de conversión más alta que clientes potenciales referidos por marketing? ¿Cómo opera tu equipo comercial en situaciones competitivas? ¿Será que un segmento de clientes gasta más que otros, a pesar que no tienes un plan comercial específico hacia dicho segmento? El informe proporcionaría respuestas a estas preguntas.

3) Experiencia Comercial del Vendedor

Si los Puntos de Referencia de una empresa representan la mitad de la comprensión total requerida para estimar con exactitud tu tubo de negocios, conocer los números específicos de tus vendedores representa la otra mitad. Puntos de Referencia individual son una gran manera de evaluar pronósticos individuales. ¿Cuál de tus vendedores tiende a ser pesimista con sus proyecciones? ¿Cuál es demasiado optimista?

Incluso si tu equipo comercial es demasiado grande como para poder estudiar rendimientos individuales al pronosticar el tubo de negocios, los indicadores son útiles para un jefe o supervisor. Si un vendedor está teniendo problemas con su meta de ventas, los jefes y supervisores pueden estudiar estos puntos de referencia para sugerir mejoras en la gestión comercial del vendedor. Por ejemplo, si el vendedor tiene una actividad muy alta de prospección pero cierra pocos negocios, los supervisores pueden determinar exactamente donde la capacidad de éste se rompe al mover clientes potenciales a través del ciclo de ventas.

4) Uso del Marketing

De manera optimista, tu equipo de marketing está creando suficiente momentum para ayudar a tus vendedores mover los clientes potenciales a través del proceso de venta. Y con el mismo optimismo, tus vendedores están haciendo buen uso del mismo.

Pero si no lo están, o el respaldo de marketing que está recibiendo no es relevante para tus clientes potenciales, es necesario que te des cuenta tan pronto como sea posible. Puedes fácilmente rastrear el contenido de marketing que se hace indispensable en tu ciclo de ventas, y cuáles documentos llevan acumulando polvo por meses. Comunica esta información a tu equipo de marketing y serás recompensado con contenidos más relevantes y útiles a tu gestión y la de tus vendedores.

5) Análisis de Negocios Ganados y Perdidos

No te deberías enfocar en los negocios actuales que ya avanzan a través del tubo de negocios. Para entender el verdadero estado de tu negocio, deberías rastrear todos los negocios ganados y perdidos. ¿Existen características específicas que a los clientes simplemente les encantan de tu producto? ¿Existen competidores contra los que pierdes constantemente? ¿Existe alguna razón específica y constante por la que pierdes?  Busca puntos en común entre estas ofertas, y obtendrás información valiosa sobre las fortalezas y debilidades generales de tu producto.

Para entender el verdadero estado de tu negocio, deberías rastrear todos los negocios ganados y perdidos.

Esta es también una buena manera de detectar a tus ejecutivos de bajo y alto rendimiento. Por ejemplo, dos vendedores con el mismo nivel de resultados comerciales al mes podrían ambos parecer estelar pero ser muy distintos cuando se trata de sus rendimientos en cada paso del proceso de ventas.

Si tu data revela que un vendedor pasa mucho tiempo ayudando a otros vendedores a cerrar negocios mientras mantiene un alto nivel de resultados, tienes un excelente candidato a líder en tus manos.

Por otro lado, la data también podría revelar que otro vendedor con el mismo nivel de resultados que el primero depende mucho de otros miembros de su equipo para realizar demostraciones o cerrar negocios. Siempre hay una historia más allá de lo que los números te dicen, y hacer un análisis de negocios ganados y perdidos te ayudará a revelarlas.

6) Tasa de Rotación de Clientes

Entender por qué tus clientes rotan fuera de tu negocio puede ser aún más revelador que evaluar por qué se perdieron negocios. Después de todo, un cliente que sale de tu empresa representa una clara señal de desalineación de algún punto de tu proceso de venta. El monitoreo cercano de tendencias en clientes que han decidido renunciar al producto o servicio te empoderará y proveerá una orientación directa a cómo arreglar malas tendencias y acciones del proceso de ventas.

Un cliente que sale de tu empresa representa una clara señal de desalineación de algún punto de tu proceso de venta.

Como gerente, supervisor o líder comercial, ¿qué reportes comerciales utilizas para basar tu gestión y la de tus vendedores?

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José Rafael Mirabal es un empresario Chileno-Venezolano, consultor, experto comercial y charlista motivacional. Mirabal es un vendedor master altamente respetado de prestigio cuya pasión es enseñar a las personas a cómo venderse ellos mismos, así como sus productos y servicios independiente de clima económico. Sus talleres y seminarios proveen a personas de cualquier perfil y profesión con las herramientas prácticas necesarias para construir sus propios caminos a una verdadera libertad económica.

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