7 beneficios de la gestión documental

¿Cuáles son esas ventajas? ¿Le interesa a mi empresa?

Todos somos conscientes, y cada vez más, no solo de la la cantidad de documentación que generan nuestras empresas, sino, además, del trabajo y tiempo que nos lleva el proceso: creación, modificación, almacenamiento, consulta, destrucción,…).

Por esta razón se hace necesaria la implantación de una solución de gestión documental que nos proporcionará no solo de un método, sino también una herramienta para conseguir que los documentos de nuestra empresa estén controlados, centralizados y bien gestionados. Nos beneficiamos de las ventajas de un almacenamiento fácil y de una búsqueda ágil y rápida, así como una recuperación eficiente. Todo ello de forma absolutamente segura.

Jonathan Solis, CEO de Neosystems, lleva años desarrollado productos tecnológicos innovadores para, como él mismo explica, “mejorar la eficiencia de las empresas y la vida de las personas”, entre ellos, destaca la gestión documental neodoc.

En su opinión “trabajar con una solución como neodoc te permite automatizar las comunicaciones entre departamentos, evitar la pérdida o deterioro de papel y disponer de herramientas de control que aseguren el buen funcionamiento de todo el proceso. Con un sistema integrado de digitalización certificada es posible la destrucción física de la factura en papel y la completa trazabilidad de todos tus procesos”.

• Seguridad. Se evita la pérdida de documentos. Además, acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada. Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
• Eficiencia. Se evita la pérdida de tiempo buscando información.
• Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
• Organización. Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas. Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
• Ciclo de vida. Workflow. Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.
• Robotización inteligente de procesos y flujos documentales
• Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…

“Sabemos que uno de los grandes problemas del sector del transporte internacional de mercancías y su logística es la correcta gestión del gran volumen de documentación asociada a su operativa, además de la dedicación casi exclusiva por parte el personal administrativo.

Esta problemática puede ser resuelta con una gestión documental adecuada. Todo lo que tenga que ver con la automatización de procesos supondrá un importante ahorro de tiempo, una reducción de los costes y, en definitiva, un aumento de la productividad”, explica José Antonio Vilán , Responsable de Producto en Visual Trans.

"En Visual Trans, desde 2002, ya estamos trabajando en la implementación de soluciones de escaneo y gestión documental integradas en nuestras soluciones software, con soluciones para el archivo automático de documentos tanto desde email como desde escaneo, así como la posibilidad de abrir un proyecto de gestión documental con workflow de documentos y la posibilidad de extraer e integrar datos en Visual Trans.

Todos los módulos de gestión de la Suite disponen de un apartado de archivo de documentos como parte integral del contenido del expediente de tráfico, aduanas o a nivel de administración, lo que permite disponer de estos documentos en nuestro sistema de tracking.

Seguimos trabajando en la incorporación de nuevas funcionalidades que hagan más sencillo el día a día de nuestros clientes. Ese es nuestro objetivo".