7 Teoremas folk de la implantación de sistemas ERP

En Matemáticas, un “teorema folk” es un “teorema” de tradición oral que suele tener un consenso amplio entre la comunidad científica, pero todavía no se ha publicado formalmente en ningún “paper” con o sin revisión de pares. Por extensión, un “teorema folk” sería equivalente al “sentido común no escrito” derivado de las “buenas prácticas” sobre las que existe consenso en una comunidad humana.

El origen de estos “teoremas” son una frase inspiradora de Bill Gates, “La primera regla de cualquier tecnología utilizada en los negocios, es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda, es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia”.

Detrás de estos “7 teoremas” hay mucha reflexión personal y debate con consultores e implantadores, tanto compañeros de trabajo como de otras empresas y sobre todo conversaciones con clientes. Considero que son una buena síntesis y no necesitan mucha más explicación, pero si alguien considera que debe extenderse, puede ponerse en contacto y con gusto lo haremos. Vamos a ello.

Si debe cambiar de ERP, opte por un sistema acorde a la complejidad de su organización.

Excel es el “ERP” más implantado en el mundo, pero a nadie se le ocurre clasificar a Excel como un ERP. A todos nos gusta la sencillez y versatilidad de Excel, pero no por ello lo recomendaríamos como sistema de gestión integrada. De Excel podemos extraer muchas lecciones, siendo la más significativa la facilidad para modelizar sistemas y construir prototipos. Si considera que su organización puede gestionarse completamente con una Excel, enhorabuena, su organización es escasamente compleja. Desafortunadamente ocurre que las organizaciones tienden a crecer en complejidad: su ERP deberá estar a su altura. Eso es todo.

Un ERP no es una buena solución para una empresa desorganizada.

Recordemos la sentencia de Bill Gates. Añadiría algo más: organice primero su empresa y después implante un ERP. Puede ocurrir que sienta la tentación de aprovechar la implantación para organizarla. Error. Debe organizarse primero, entendiendo por organizar establecer los principales flujos de información, tareas y decisiones (mejor en orden inverso: para tomar según qué decisiones, qué tareas se requieren y qué información se necesita disponer en cada tarea). Sólo después de este ejercicio puede implantar un ERP, no antes.

Entre sistemas ERP, el factor crítico lo marca la escalabilidad.

Hacer más con menos. Es el ideal de toda organización. Si para aumentar la facturación, pongamos en un factor de 10, su ERP y todos los servicios que arrastra le exigen una inversión o gasto en un orden de magnitud semejante, mal negocio. Que el ERP debe permitirle escalabilidad es tanto como decir que su negocio puede seguir creciendo sin que se resienta su bolsillo.

El coste de un ERP nunca es un asunto económico sino estratégico.

Coste o inversión. Es casi un debate escolástico sobre los ERP. Si tiene dudas, mal empezamos, pero depende de quien se la plantee. Probablemente para la tribu de los econos el ERP siga siendo un gasto, mientras que para la tribu de los ejecus sea claramente una inversión. Este debate inconcluso sigue abierto, aunque de momento gana el pragmatismo y visión de conjunto de los ejecus frente al academicismo contable de los econos.

Entre implantadores de ERP, opte por el equipo con la mayor capilaridad.

No, no tiene nada que ver con el cabello ni con esa extraña propiedad de absorción de los terrones de azúcar. Tiene que ver con el contacto estrecho, capilar, con la empatía, la agilidad, la comprensión de los problemas, la absorción inteligente de los requerimientos y peculiaridades de su organización por parte del implantador, el saber que “están pensando en resolver tu problema o mejorar la eficacia y eficiencia de tus procesos” no tiene precio.

Los usuarios no establecen los estándares del ERP pero ayudan a su mejora continua.

¡Ay los usuarios de los ERP! Benditos sean. ¿Qué serían los ERP sin su participación? Ciertamente no siempre son escuchados, pero lo cierto es que muchas mejoras se logran con su paciente insistencia. Larga vida a los usuarios, sobre todo de los que sufren con paciencia y en silencio algunos procesos incomprensiblemente obtusos.

El éxito en la implantación de un ERP se mide por la ausencia de procesos troncales repetidos.

Puestos a la moda de las métricas, tal vez la mejor manera de medir el éxito de la implantación de un ERP sea la llamada “vía negativa” esto es, por la cantidad de procesos repetidos que se logran eliminar. Mientras quede algún reservorio de proceso troncal, crítico para la organización pero ajeno al ERP, o peor, duplicado en instancias manuales u otros sistemas, señal inequívoca de un fracaso y viceversa. Bueno, siempre nos quedará la excepcionalidad de Excel, pero esa es otra historia que nos conecta con el primer “teorema”, espero que no sea en un bucle infinito ∞