7 Tips para cubrir un evento en RR.SS.

Sin duda, noviembre fue un mes más que movido en Blacksheep, donde tuvimos que enfrentar dos grandes eventos: el SMWSantiago, que se realizaba por primera vez en Chile y con una duración de 4 días, y el Festival Copywriter, que al cumplir su 10ª versión nos planteó el desafío de hacerlo “a lo grande”.

Tener estos dos proyectos durante la misma semana nos significó mover muchas piezas, logística y organización, pero también nos trajo una gran cantidad de aprendizaje que quiero compartir a través de estos tips:

1.- ORDEN. Haz una pauta con los temas del evento o exposición. Prepara contenidos para cada hito. Anota los títulos de las charlas o exposiciones y algunas frases de los expositores. Organiza tu calendario y despeja los pendientes y entregas que debas hacer. Nunca dejes nada al azar.

2.- INFORMACIÓN. Revisa los horarios y los expositores. Anota el nombre de cada hito o charla, y ten a la mano las cuentas de Twitter de los participantes para después mencionarlos, escribir sus cuñas o etiquetarlos. Ideal si los agregas a una lista de Twitter. También es necesario crear y definir el hashtag oficial.

3.- TECNOLOGÍA. Lleva un cargador externo para tu teléfono, o al menos su cable. Si tienes un módem portátil, úsalo; nunca se sabe si habrá wifi en el evento o tu internet móvil va a fallar. Haz espacio en la memoria de tu celular si vas a tomar fotos o grabar videos. Si vas a sacar fotos, trata de no usar flash, enfoca bien y no cortes las extremidades de la gente. Acá hay un buen tutorial para que mejores tu performance como fotógrafo.

4.- PERSONAS. Reúne un buen equipo. Mi recomendación es de al menos dos personas. Recuerda que tendrás que escribir cuñas, tomar fotos, gestionar algunas entrevistas y coordinar con los seguidores que interactúen con la cuenta. Quizás tengas que hacer algo de SAC. También es importante conocer a los organizadores y productores, que sepan quién eres y por qué estás ahí. La idea es evitar complicaciones. 

5.- INFRAESTRUCTURA. Es casi una obligación conocer el terreno. Saber cómo llegar al lugar (para que no te pierdas y poder dar indicaciones a los seguidores), saber dónde estarás ubicado, los espacios donde podrás moverte para las fotos y si tendrás acreditación. Conoce bien dónde hay enchufes y dónde llega mejor la señal de internet. No pierdas de vista los accesos y salidas.

6.- IMPROVISACIÓN. Así es. Una vez cubiertos todos los puntos anteriores, y mientras el tiempo y el tono y estilo del evento lo permitan; improvisa. Pueden suceder situaciones no previstas durante la conferencia y que pueden ser de utilidad a la hora de generar contenido diferente. Si durante la charla hablan sobre un caso particular: busca el video y compártelo a la comunidad. Muchos están leyéndote desde lejos y no saben el contexto de las cosas.

7.- DESCANSAR. Sí, descansar y dormir bien el día anterior te ayudará a estar completamente concentrado y con energía. Cubrir un evento incluye un gran desgaste físico y mental. Recuerda que tendrás que moverte mucho y pensar rápido. Muchas veces los eventos comienzan temprano. Duerme, en serio.

Ahora toma esos tips y transfórmalos en una ESTRATEGIA: Conoce el tema del evento (seguramente hay una empresa o marca detrás de él), cuáles son sus objetivos y qué espera lograr. Cuál es su público y cómo le hablarás. Organiza el antes, durante y después de la comunicación y el contenido del evento (éste debe tener congruencia). Mueve a tu comunidad, realiza publicaciones que generen interés y hazlos partícipes pidiendo opiniones y generando debate, escúchalos y respóndeles. Después que termine el evento, procura mantener el interés y seguir interactuando con tu audiencia. Baja el volumen pero nunca cierres la cortina.

Si quieres ver esta lista con más detalles y algunos ejemplos, te invito a revisar nuestros artículos en Medium.

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