✅9 pasos para mejorar la eficiencia en el trabajo

Hola futuro Alumno de Mindpotential University

En cualquier jornada laboral, incluso los mejores equipos se enfrentan a dificultades que pueden atentar contra su eficiencia. Las reuniones improductivas, los largos emails y no tener conocimiento del trabajo que realizan los demás pueden impedir que tu equipo tache tareas de la lista de pendientes y las haga de forma eficaz.

La eficiencia del equipo está relacionada con el trabajo de alto impacto que tu equipo puede llevar a cabo, eliminando simplemente los roces y las distracciones que repercuten en el capital humano. La eficiencia del equipo no es la productividad en sí misma, sino más bien se refiere a la posibilidad de crear un ambiente laboral efectivo en el que se fomente el trabajo sano en equipo para mejorar la productividad laboral general.

¿Cómo mejorar la eficiencia laboral?

Para mejorar la eficiencia del equipo, debes reducir los obstáculos que se encuentran a diario y que impiden la producción de trabajos de alto impacto. Según la Anatomía del trabajo, los empleados de todo el mundo dedican la mayor parte del tiempo (el 60 %) a los pormenores del trabajo y solamente un 27 % al trabajo calificado. Al mejorar la eficiencia del equipo, estarán recuperando el tiempo necesario para concentrarse en el trabajo realmente importante.

1. Elimina las reuniones innecesarias

“Si tuvieras que identificar, con una sola palabra, la razón por la cual la humanidad no ha alcanzado y nunca alcanzará su máximo potencial, esa palabra sería: ‘reuniones’”.

Ya sea trabajando desde la oficina o en modalidad de teletrabajo, una de las formas más sencillas de lograr mayor eficiencia en tu equipo es deshaciéndote de las reuniones innecesarias. Y eso no significa que todas las reuniones sean malas. Las reuniones pueden ser productivas, si se cuenta con una agenda clara, si asisten las personas adecuadas y si todos están preparados para aportar una solución. Lamentablemente, no siempre es así.

Si se planifica una reunión sin una agenda ni objetivos claros, incluso las reuniones cortas de 30 minutos se pueden extender y terminar consumiendo parte del tiempo que tiene tu equipo para trabajar en la consecución de objetivos tangibles. Por el contrario, pregúntate (y a tu equipo también) si realmente esa reunión es necesaria.

2. Aumenta la eficiencia de tu equipo

Algunas reuniones son importantes y los equipos pueden hacer excelentes trabajos cuando se reúnen. Pero no importa el tipo de reunión que planifiques, siempre hay alguna forma de hacerla más práctica, productiva y eficaz

• Crea y comparte una agenda antes de la reunión. 
• Alinea las convenciones acerca de las reuniones.
• Toma notas que se transformen en acciones concretas. 
• Recaba información de los comentarios para aumentar la productividad. 

3. Prioriza el trabajo en función de los resultados clave

En una jornada laboral cualquiera, tus empleados pueden tener que finalizar diez tareas diferentes en varios proyectos. En el momento, todas parecen ser importantes y urgentes. ¿Por dónde deberían comenzar? ¿A qué deberían destinar la mayor parte de su tiempo y capacidad para realizar su mejor trabajo?

4. Elimina, posterga, delega o reduce el trabajo con más baja prioridad

Inevitablemente, habrá momentos en que los miembros de tu equipo tengan demasiado por hacer. Sin un sistema adecuado que les sea útil para eliminar, posponer, delegar o disminuir la cantidad de trabajo no prioritario, la consecuencia será la pérdida de eficacia laboral

5. Aprovecha las fortalezas de tu equipo a la hora de asignar el trabajo

Ningún empleado se parece a otro. Cada persona tiene experiencias, fortalezas y debilidades diferentes que lo convierten en un miembro valioso de tu equipo. Del mismo modo que a diferentes personas les gusta hacer trabajos distintos. 

6. Establece el trabajo de tu equipo antes de comenzar

Una vez que ya sepas lo que necesitas que se haga y quién lo hará, es hora de elaborar un plan de acción para que tu equipo lo pueda seguir. Contar con un plan bien pensado que se haya definido desde un principio puede eliminar los “pormenores del trabajo” extra más tarde.

7. Fomenta la colaboración entre los diferentes departamentos y logra un trabajo eficaz

Tan solo porque trabajes en un sector diferente no significa que no puedan trabajar juntos. Después de todo, trabajan en pos del mismo objetivo como parte de una empresa más grande. Tener conocimiento del trabajo de los otros equipos puede fomentar la colaboración entre equipos cuando el trabajo y los objetivos se superponen.

8. Promueve días enteros sin reuniones

Asistir a reuniones puede atentar contra la productividad de los empleados, dificultando la concentración y la finalización de un proyecto. Contar con al menos un día entero en la oficina completamente dedicado al trabajo complejo, horas completas sin reuniones ni interrupciones contribuye muchísimo a mejorar la eficiencia y la productividad en el puesto de trabajo.

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"Mindpotential la Universidad del Futuro"

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Alvaro,

Fundador, Mindpotential,

Autor de Sistema inmune psicológico. Visita el sitio oficial de Mindpotential.