99.99%: La disciplina en la toma de inventario

El 1er día hábil de cada año, por lo regular, se procede con la toma de inventario general de los almacenes y centros de distribución; en tal sentido, comparto algunas ideas a considerar:

La Rutina regular del año:

1.      Si tu tamaño de inventario lo permite, se procederá a tomar inventario general por día.

2.      Caso contrario, se establecerá una toma de inventario aleatoria (Definiendo el Paretto por valoración y rotación).

3.      Es necesario validar que las toma de inventario aleatorio, se estén ejecutando. Debe existir un archivo de registros, quizás de los últimos 3 meses.

4.      Nuestro % ERI (Exactitud de Registro de Inventario), mostrará la gestión del Jefe/Gerente de Almacenes; y en base a esto, sustentará alguna diferencia que se registre.

5.      Realizar la valoración de las diferencias de inventario y compararlos con el valor de inventario promedio del Almacén. No es lo mismo 0.01% de diferencia de S/1 Millón que 0.01% de S/20 Millones.

Algunas lecciones aprendidas por la experiencia:

1.      La toma de inventario en la operación, debe ser una tarea no negociable; esto demanda disciplina y decisión gerencial.

2.      Tanto el control del inventario y los flujos de la operación de un almacén; representan el 50%-50% de la responsabilidad que tiene cada miembro del equipo.

3.      Si el almacén dispone de un sistema WMS; la toma de inventario de “ubicaciones vacías”, debe darse de forma disciplina; a la par del inventario de paletas incompletas o saldos.

4.      Suponer que las paletas completas, están “completas”, puede ser un grave error.

5.      El producto que más se pierde, es el producto que menos se mueve; y quizás estos no estén en el “radar” del inventario aleatorio.

6.      Camina, camina, camina; y el mismo personal propio o tercero, y te informarán sobre eventos – que tendrás que validar – sobre “robos sistemáticos” que se está registrando en el almacén.

7.      Ante la falta de toma de inventario regular, el sistema se debilita, y puede ser vulnerable a errores fortuitos o dolosos.

8.      Un %ERI al 100%, es posiblemente una forma de mostrar que se estén registrando algunas malas prácticas; por ejemplo: i) Buscar reponer stock con el área de Producción, sin registrar dicho stock en el sistema contable, ii) Despachar en menores cantidades a algunos clientes/Almacenes sucursales y luego, no reconocer dicha diferencia, iii) Registrar algunas facturaciones excesivas a los Transportista por diferencias en el despacho.

9.      Sistema de cámaras dentro del Almacén: Si, apoyan (En función a su grado de resolución), y así, en algunas ocasiones, evidenciar comportamientos inapropiados de algunos miembros (En su mayoría de veces, muy reducido) del equipo.

10.  Si logras un ERI del 99.7%, aún sigue considerando este indicador en el BIG PICTURE de la gestión (El sistema, puede tender al caos).

Refuerzo de tareas a la par del crecimiento de operaciones

Toda vez que las labores del almacén se incrementan, la sugerencia es proceder a reforzar las tareas de toma de inventario; como por ejemplo:

1.      Tomar el inventario general cada Domingo (Si fuese el día de “descanso” del Almacén)

2.      Se debe realizar el “corte documentario y de stock”; identificando el inventario que está en proceso de fabricación y/o en tránsito; y así, evitar una lectura incorrecta.

3.      Antes de iniciar las labores de inventario; el almacén debe estar ordenado y con pasillos despejados; y así, evitar: i) Errores en la toma, ii) Extender la tarea.

4.      El responsable, debe balancear la carga de trabajo; y así, permita (Siempre en función a la cantidad de stock) realizar 2 veces la toma de inventario por cada jornada.

5.      Es posible, que en la 1ra toma de inventario, lo desarrolle el Almacenero asignado – por lo regular – a dicha zona del almacén, con el ánimo de “afinar” el ordenamiento de la mercadería; y en la 2da toma del día; sea desarrollado por otro Almacenero que tiene otra responsabilidad. (Y nos permita cruzar información).

6.      Al final de la toma de inventario; se debe presentar el %ERI; y debe registrarse diferencias, estas deben ser revisadas vs. El conteo de inventario diario.

7.      Si sistema de toma de inventario se da con “Papel y lápiz”, se sugiere que cada Almacenero, presente su hoja de inventario, con los registros “garabateados”, es posible signo que la labor se realizó concienzudamente.

8.      El responsable – de ese día del inventario – debe realizar un muestro del 5% aprox. (Siempre sujeto a las cantidades de stock del Almacén) de los productos; para esto, puede considerar los productos: i) Mayor valor, ii) Mayor y menor rotación.

9.      Con el fin de sustentar dicho inventario aleatorio – por parte del responsable -se debe registrar la evidencia de la misma. 

10.  TI para la toma de inventario puede apoyar: Si tu almacén dispone de un sistema WMS, esto puede facilitar la toma de inventario; sin embargo, es necesario revisar “los ajustes de inventario” que se generan día x día.

11.  Registrar la toma de inventario; con la firma de los responsables de dicha toma de inventario. (Si los dices que lo hiciste, “ponlo por escrito”)

12.  En el siguiente Domingo (O día de descanso de los flujos), se recomienda que sea otro grupo de inventariadores y así, validar los registros de toma de inventario.

13.  Si el almacén, está divido por sectores y zonas de almacenaje por tipo de producto; y así mismo, se asignan Almaceneros por cada una de ellas; se sugiere que en las tomas de inventario dominical, se asigne a otro Almacenero (Y así, evitar ser Juez y Parte).

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Y con este enfoque, es muy probable que el ERI nos arroje un 99.99%; recuerda que el 100% es probable que sea una utopía.