Adiós a la Máquina Fax
¿Qué empresa no tiene al menos una maquina Fax en cada una de sus oficinas?
Independientemente de su nivel de utilización, el Fax ha sobrevivido los vendavales tecnológicos y aún en pleno siglo XXI son necesarias en múltiples verticales e inclusive obligatorias si hablamos de negocios y/o servicios regulados por ley como son Administración Pública, Salud, Finanzas y Seguros, Justicia, Seguridad, etc. A día de hoy no hay firma de contrato en donde no se vean envueltas al menos un par de estas maquinitas. Vivimos revoluciones tecnológicas constantes pero el Fax prácticamente no ha cambiado en décadas. ¿Por qué?
Altamente Seguro y Fácil de Usar
¿Sabía qué el Fax utiliza uno de los protocolos existentes más seguros? Si un tercero intenta interceptarlo la comunicación simplemente se corta. Así de sencillo. Tan sencillo como su utilización: lo aprendes en un minuto y lo utilizas toda la vida. Alta seguridad, sin Masters de por medio y al alcance de todos. ¿Suena perfecto no es así?
¿Cuánto cuesta realmente una Máquina Fax?
Habitualmente tomamos en cuenta el precio inicial de la máquina, el servicio de mantenimiento anual, el coste de los consumibles (tinta y papel básicamente) y esto claro multiplicado por la cantidad de oficinas actuales. Aunque es probable que este cálculo ya le sorprenda ¿ha tomado en cuenta que cada máquina Fax requiere de una línea analógica?
Aunque haya invertido en la mejor Impresora Multifunción (MFP) con conexión WiFi necesitará obligatoriamente de una toma de cable por cada máquina y, por supuesto, un puerto analógico en la PBX. Ahora que todos los sistemas de telefonía son IP ¿Cuánto cuesta disponer de un módulo analógico en la PBX? Y le sonará aún más caro cuando tome en cuenta que solo lo utilizará para el Fax ya que hasta el DECT está disponible en IP.
El Coste Oculto: El Tiempo
El proceso de enviar un Fax nos toma entre 5 a 10 minutos de media y más dependiendo de la cantidad de páginas. La Recepción, es un proceso automático en sí mismo pero que luego requiere de un proceso adicional que es la distribución a sus destinatarios finales y aquí el tiempo puede variar mucho dependiendo de donde se encuentren físicamente. Pues bien, hay algo más.
¿Puede enviar un Fax, por ejemplo, mientras viaja en el Tren? Dada su naturaleza, este servicio está anclado a la oficina y por tanto tiene que encontrarse físicamente allí para utilizarlo. De no ser así, necesita implicar a una persona más para su ejecución e inclusive en la recepción ya que si necesita recibir ese documento con urgencia alguien tendría que escanearlo y enviárselo por eMail. Más tiempo, más costes.
To Fax or Not To Fax
Afrontémoslo, necesitamos el Fax. Pero no como lo hemos venido utilizando hasta ahora. Necesitamos reducir sus gastos de mantenimiento y costes de personal. Lo más interesante es que independientemente de su nivel de utilización existen razones suficientes para invertir en ella.
Las empresas con un nivel medio-alto de utilización de Fax podrían mejorar la productividad de sus empleados al reducir drásticamente el tiempo que tienen que dedicar a este servicio.
Por otro lado, si su empresa mantiene el Fax como un servicio residual ¿tiene sentido mantener sus altos costes operativos? ¿Tiene sentido mantener una máquina de Fax por oficina?
El Fax debería ser como el eMail: disponible a todos los usuarios, en todo momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. ¿Acaso tiene un servidor de eMail en cada oficina?
Fax-to-eMail. No es Suficiente
Seguro que ha oído hablar de estas soluciones y lamento decirle que solo resuelve el 5% de nuestros requerimientos. Por ejemplo, ¿sabía que la mayoría solo soporta documentos adjuntos en formato Texto o PDF? Si la amplia mayoría utiliza herramientas MS Office ¿tendría qué estar convirtiendo cada documento antes de enviarlo? Y por cierto, ¿Cómo nos conectamos a la PBX? ¿Puede integrarse con mi Multifunción? ¿Puedo enviar por Fax un documento Word desde un Tablet? ¿Pueden imprimirse automáticamente los Faxes recibidos en sus oficinas respectivas? No, Fax-to-eMail no es suficiente.
Adiós a la Máquina Fax
Un software en Windows responde a todos estos requerimientos. OfficeMaster Suite se integra con MS Exchange, Office 365, Notes/Domino, SMTP; soporta nativamente todos los formatos MS Office, se integra con equipos Multifunción de Xerox, HP, Konica Minolta, etc.; sistemas de Gestión Documental como SharePoint, DocuWare o ELO; ERPs como SAP o CRMs como MS Dynamics, etc. etc. Si bien la lista de funcionalidades es larga queda aún por resolver lo más crítico: la conexión con la PBX. Y es aquí donde Ferrari electronic AG ha logrado resolver lo que podríamos denominar “la última milla” del mundo Fax.
La nueva versión de OfficeMaster Suite incluye capacidades VoIP/SIP permitiendo una fácil integración con su actual PBX. Un desarrollo 100% de la casa, sin requerimientos de hardware ni software adicionales.
Publicado originalmente en MassNews por Masscomm, Mayorista Integrador de Soluciones IP. http://www.masscomm.es/officemaster-suite-fax-descansa-en-paz-maquina-fax/