Agencia de Relaciones Públicas: qué no hacer con la prensa

Spam, llamadas innecesarias y voceros sin disponibilidad son los principales errores de una agencia de RP. Conoce qué no debes hacer con la prensa.

Sacnicte Bastida y Paulina García

Cuando éramos periodistas había una que otra agencia de Relaciones Públicas y algunos publirrelacionistas que realmente hacían más difícil nuestro trabajo con llamadas innecesarias, o boletines mal escritos, por ejemplo.

Al crear Agencia Digital ZC, prometimos no cometer esos mismos errores. Incluso, nos dimos a la tarea de hacer un decálogo interno para alinear a todo el equipo hacia los mismos objetivos y procedimientos.

Sabíamos que una relación efectiva con la prensa no solo se trata de conseguir publicaciones, sino de construir puentes de comunicación claros y respetuosos que fructificaran en una relación a largo plazo.

Por ello, comprendimos la importancia de ponernos en los zapatos de los periodistas, entender sus necesidades, tiempos y objetivos, evitando ser un obstáculo en lugar de un apoyo.

Esto nos llevó a redefinir nuestra manera de interactuar con ellos, priorizando la calidad sobre la cantidad en cada contacto. En este post de blog te decimos lo que, estando del lado, en los medios de comunicación, entorpecía nuestro trabajo.

Quédate con nosotros, también te compartimos algunas “reglas de oro” que toda agencia de Relaciones Públicas debería seguir para llevar a otro nivel la reputación de sus clientes y, así, construir lazos duraderos con la prensa.

Qué no debería hacer una agencia de RP

Enseguida te compartimos, algunos de los “errores” más comunes, que, hoy en día, en Agencia Digital ZC evitamos a toda costa, pues valoramos demasiado el trabajo de los periodistas y tratamos de hacerlo más ágil.

·       Boletines sin información de valor: una agencia de RP se refleja en sus comunicados. Para que estos tengan buen impacto en los medios de comunicación, deben aportar información útil, de valor y novedosa para la sociedad.

·       ¿Te llegó el boletín?: no hay nada más molesto que te llamen para saber si recibiste el comunicado y, peor aún, preguntarte si lo vas a publicar.

Si estos son realmente informativos y periodísticos, la agencia no tendrá la necesidad de realizar esta actividad.

·       Voceros contigo: en ocasiones, se mandamos el comunicado y cuando un periodista solicita una entrevista, no hay nadie disponible para tomar la llamada. Es muy común que esto pase. 

Como agencia de Relaciones Públicas recomendamos siempre colaborar con los directivos y gerentes que estén comprometidos con el área de comunicación de la empresa, ya que podrían perderse una inigualable oportunidad.

·       No preparar a los voceros para las entrevistas: una vez que captamos la atención de un periodista, creamos un brief para nuestros clientes en el cual encontrarán datos sobre el medio.

Un error grave es compartir información incompleta o falsa. La falta de preparación del entrevistado puede dañar su credibilidad, dificultar futuras colaboraciones y ocasionar una crisis.

·       Insistir excesivamente: la paciencia es clave en el trabajo con la prensa. Llamar insistentemente o reenviar un correo varias veces puede ser percibido como agresivo o molesto.

Si no recibimos respuesta inmediata, respetamos su tiempo y buscamos maneras alternativas de conectar más adelante, sin presionar. En muchas ocasiones, una respuesta se demora porque la agenda de los periodistas está saturada.

·       Ignorar el feedback de los periodistas: si nos comentan que por el momento no les interesa una historia o proporcionan una retroalimentación sobre tu acercamiento, escuchamos con atención.

Desestimar sus comentarios puede llevar a repetir errores y cerrar puertas. Consideramos sus sugerencias como una oportunidad para mejorar las estrategias de comunicación.

Como puedes leerlo, llamar la atención de los medios de comunicación representa un verdadero reto. Sigue leyendo, te decimos algunos tips que debes considerar para contratar una agencia de RP.

Construye lazos con los medios de comunicación

Para este punto es muy importante saber que tener contacto con la prensa no solo se resume en enviarles boletines o hablarles por teléfono, va más allá. La finalidad es consolidar relaciones duraderas.

Por este motivo, enlistamos algunos consejos que ponemos en práctica en Agencia Digital ZC y que nuestros más de 13 años de experiencia nos han enseñado. Con ello hemos logrado excelentes resultados.

Primero, personalizamos cada acercamiento, uno de los principios básicos para trabajar con la prensa es el respeto por su tiempo y sus intereses. Antes de enviar un comunicado o proponer una entrevista, es necesario investigar al periodista.

¿Sobre qué escribe regularmente? ¿Qué tipo de historias le interesan? Personalizar el mensaje demuestra que realmente se valora su trabajo y que hay algo relevante que ofrecerle. Es decir, si un periodista escribe sobre moda, no se debe compartirle propuestas sobre tecnología o negocios.

Segundo, somos oportunos, el timing es crucial cuando se trata de relaciones con los medios de comunicación. Enviar una propuesta justo antes del cierre de edición, insistir durante fines de semana o no respetar los tiempos establecidos puede ser perjudicial.  

Además, durante una entrevista quedó información pendiente, sí o sí esta debe ser enviada en tiempo y forma para que la nota pueda ser publicada.  La puntualidad refuerza una imagen de confiabilidad y profesionalismo.

Tercero, ofrecemos contenido de valor, noticioso y relevante. Antes de enviar un boletín, nos aseguramos de que la información cuente con un verdadero gancho periodístico. Historias de éxito, tendencias del sector y datos respaldados con estadísticas son ejemplos de contenido valioso.

Un comunicado claro, conciso y libre de errores facilita el trabajo del periodista y aumenta las posibilidades de que una historia sea publicada. La información debe ser entendible para todo tipo de público.

Cuarto, construimos relaciones a largo plazo, invertimos tiempo en conocer a los periodistas. Agradecemos siempre por su tiempo, de esta manera, valoramos su trabajo y nos ponemos a sus órdenes para lo que necesiten en futuras ocasiones. Sigue con nosotros.

En Agencia Digital ZC marcamos la diferencia

Gracias a que por varios años fuimos parte de los medios de comunicación y entendemos sus necesidades, hemos logrado construir relaciones ejemplares con ellos. Contamos con un enfoque estratégico y profesional.

Somos una agencia reconocida por proporcionar a la prensa información precisa, incluso cuando las noticias no son positivas. Los periodistas valoran la honestidad y la claridad en momentos de crisis, lo que refuerza la confianza a largo plazo.

Creamos experiencias memorables y exitosas, organizamos eventos exclusivos, no solo para promocionar marcas, sino también para generar experiencias que fortalezcan los lazos y posicionen a nuestros clientes. Estas iniciativas demuestran un enfoque humano y estratégico.

También, dominamos los canales digitales, hoy en día, las redes sociales se han convertido en una herramienta clave para conectar con la prensa. Estamos seguros de que estas plataformas son importantes para obtener una ventaja significativa en un mercado tan competido.

Gracias por leer hasta el final, si necesitas posicionar tu marca entre los principales medios de comunicación, en Agencia Digital ZC podemos ayudarte. Visita nuestro sitio web, donde podrás encontrar ejemplos de nuestro trabajo.

Escríbenos al correo contacto@agenciadigitalzc.com, estaremos muy contentos de responder a tu solicitud. No olvides seguirnos en redes sociales, nos encuentras como @agenciadigitalzc.