Algunos consejos para crear un entorno laboral favorable

Un poco de contexto

En un artículo previo, 5 consejos para tener empleados felices y productivos, concluí con un número de consejos para crear un entorno laboral saludable:

• Respeto, confianza, agradecimiento, reconocimiento, empatía y cercanía.
• Consideración de salud, emociones y opiniones.
• Valoración de esfuerzos y trabajo.
• Autonomía, empoderamiento.
• Planificar la motivación.
• Propiciar la iniciativa.
• Desarrollar un plan de formación.
• Honestidad y transparencia en las comunicaciones.
• Habilitación de canales para impulsar la participación de todas las personas que forman parte de la empresa.

Los consejos de esta recopilación también tienen la intención de que sean útiles para todos nosotros, y se centran en la fuerza impulsora de la motivación.

Perspectivas sobre la motivación y algunas de sus teorías

Por ejemplo, podemos pensar que cambiar de sitio las cosas o cambiar el sitio de las personas (¿coworking?), podría generar actitudes y motivaciones diferentes.

Efectivamente, la motivación como fuerza impulsora es un elemento de importancia en cualquier ámbito de la actividad humana, pero es en el trabajo donde se manifiesta con una mayor necesidad, junto con la satisfacción.

La motivación tiene, como veremos a continuación diversas definiciones:

• Contextual, idiosincrática, temporal, específica (Alfonso Alcántara).
• Un estado interno que activa, dirige y mantiene la conducta (scielo.isciii.es).
• El primer paso que nos lleva a la acción, a la actividad (con orientación / dirección), a identificarnos con un fin (la causa del comportamiento) (linkedin.com).
• Un motor que se pone en movimiento mediante el estímulo (razón, objetivo, impulso, tendencia, deseo, necesidad) (gestiopolis.com).
• La motivación humana no se reduce a un estado de ánimo que estimula de manera inmediata el comportamiento en base a la vivencia de necesidad. El potencial dinámico de la motivación se asocia a un contenido relevante para el sujeto que se estructura en concepto, reflexiones, valoraciones y que es a su vez portador de una carga emocional (gestiopolis.com).

Recordemos un poco sobre las teorías motivadoras ‘clásicas’ referidas al objeto de la motivación: la pirámide de Maslow; y los dos factores de Herzberg. De estas dos teorías se derivan varias otras que, en diferentes medidas, cubren los puntos que estos autores tratan.

La pirámide de Maslow es una teoría sobre la motivación y trata de explicar qué impulsa la conducta humana. La pirámide se divide en cinco niveles que están ordenados de manera jerárquica teniendo en cuenta las necesidades que van atravesando los seres humanos. Cuando las personas tengan cubiertas sus necesidades básicas pasarán a otras necesidades más avanzadas, es decir, subirán de nivel en la pirámide. A medida que vayan satisfaciendo las necesidades más básicas, las personas desarrollarán deseos más elevados hasta llegar a la cima (iep.edu.es).

Maslow jerarquiza las necesidades en dos grupos y cinco planos (eoi.es).

• Necesidades primordiales

1. Fisiológicas (alimento, sueño, vivienda, sexo, descanso).
2. De seguridad (protección contra peligros, credo, seguridad física, de empleo, de recursos, moral, familia).
3. De pertenencia y amor, afiliación (amistad, oportunidad de ofrecer y recibir amor, pertenecer a un grupo, socialización).
4. De estimación (respeto, admiración, reconocimiento, respeto, confianza, estatus).

• Necesidad de ser

1. De autorrealización (crecimiento, desarrollar el potencial de actitudes, resolución de problemas, creatividad).

Herzberg desarrolló dos factores de necesidades del individuo, los factores de higiene y los factores de motivación.

• Los factores de higiene se consideran como las condiciones de trabajo, seguridad laboral, relaciones interpersonales, salario y la supervisión recibida, entre otros. Si esos factores están ausentes en el ambiente laboral pueden causar insatisfacción en los trabajadores y afectar consecuentemente su rendimiento (economipedia.com). Están relacionadas con las necesidades primordiales de Maslow (ceolevel.com). Los planes de retribución flexible, las políticas de conciliación y la preocupación por el bienestar de los trabajadores pueden ser de gran ayuda para asegurar los factores de higiene (sodexo.es).
• Los factores que producen satisfacción son llamados factores de motivación, y se consideran como aquellos que se vinculan dentro del puesto de trabajo y su contenido, como el trabajo estimulante, la labor realizada, responsabilidad, el reconocimiento, la realización, consideración, crecimiento, entre otros. Causan satisfacción y tienen un efecto positivo en los niveles de productividad y en la búsqueda de la excelencia en los cargos. Están relacionadas con las necesidades de ser de Maslow. Los programas de reconocimientos, así como los planes de formación y de desarrollo de carrera, pueden contribuir a potenciar los factores motivadores.

También podríamos considerar los siguientes tipos de motivación:

• Motivación intrínseca (motivación personal o automotivación). Es la que viene de cada uno -de nuestro interior; es autodeterminada, por tanto, es importante la sensación de eficacia (ionos.es), logro, satisfacción personal, deseo de superación (randstad.es). Aquí la persona fija su interés por el trabajo, demostrando un papel activo en la consecución de sus fines, aspiraciones y metas. Evidentemente, los motivadores intrínsecos son mucho más fuertes que los motivadores extrínsecos para aumentar la motivación de los empleados (blog.vantagecircle.com).
• Motivación extrínseca (motivación externa). Añade incentivos externos para realizar una acción, como las ventajas que ofrece la actividad que se realiza, es decir, que constituye un medio para llegar a un fin y no el fin en sí mismo. Se distingue entre el refuerzo positivo y el negativo: el primero se refiere a las recompensas y el segundo a las sanciones. Es por eso que cada estímulo ha de adaptarse al individuo. Se trata de motivar de forma activa a los colaboradores, tanto para asegurar su bienestar en el espacio de trabajo, como para influir positivamente en su comportamiento, para así alcanzar los objetivos de la empresa.
• Motivación transcendente (motivación altruista). Aquella que genera en los profesionales una satisfacción derivada del impacto de sus acciones en otras personas; aprovecha no solo el deseo de contribuir individualmente, sino también el deseo de ser parte de algo más grande. Complementa la motivación intrínseca y la motivación extrínseca.

Recordemos también algunas teorías motivadoras referidas al proceso de la motivación:

• Vroom propone que la motivación es producto del valor que el individuo pone en los posibles resultados de sus acciones y la expectativa de que sus metas se cumplan (ulasalle.edu.bo). Para Vroom la motivación es el resultado de multiplicar la fuerza de la motivación (la fortaleza de la motivación de una persona) por el valor de la meta (la fortaleza de la preferencia de un individuo por un resultado) más la expectativa del logro (probabilidad de que una acción particular produzca un resultado deseado).
• Skinner, precursor de la teoría del reforzamiento, la cual se centra en señalar que el comportamiento del ser humano está condicionado por los refuerzos, los estímulos que hacen que determinadas conductas se repitan o no. Por ejemplo, refuerzos positivos (potenciar la conducta de un individuo mediante gratificaciones o recompensas -lograste x, toma y) o refuerzos negativos (suprimir aquellas consecuencias o cuestiones que no resultan demasiado atractivas para un individuo -lograste x, ya no tienes que hacer y) (economipedia.com). Podríamos inferir que una conducta que tiene consecuencias positivas tiende a ser repetida (esan.edu.pe).

No olvidemos la teoría X y teoría Y de McGregor:

• La teoría X representa el punto de vista tradicional sobre la dirección y el control de los recursos humanos (divulgaciondinamica.es), el enfoque tayloriano, las personas ven el trabajo como una necesidad, pero sienten aversión hacia él, evitándolo siempre que sea posible. La motivación laboral en este sentido, se dirige a obligar a las personas a hacer algo que no desean. El trabajo es realizado sobre un ambiente de amenazas y tensión, existe autoritarismo. El eje de la motivación de la teoría X es el binomio recompensa-penalización. Aquí el empleado es la parte menos importante de la empresa y sus opiniones no son necesarias para el crecimiento de la organización (cerem.pe).
• La teoría Y (Maslow, Herzberg) propone un estilo de dirección democrático y participativo, sostiene el punto de vista que los hombres de manera innata, desean hacer cosas y hacerlas bien. La motivación laboral pretende eliminar los obstáculos que introducen la organización y el poder y que limitan el desarrollo de su potencial, de su creatividad, de su creatividad, de su ingenio y de su tendencia natural para realizar bien el trabajo, de aceptar y buscar responsabilidad (aiteco.com). Aquí el empleado trabaja en un ambiente de confianza y respeto mutuo.

Es evidente que la gestión adecuada de estas teorías y el liderazgo consecuente tienen amplias implicaciones en la gestión de la calidad, en la adecuación para el propósito y la aptitud para el uso.

Sobre la productividad empresarial

Lo primero para las empresas es este punto de la productividad empresarial y -aún- muchas consideran que el personal son autómatas (unidades de producción, meros recursos), y no personas que merecen respeto a no ser tratados igual que todos y, por tanto, a un trato diferenciado. Para estas empresas se hace suficiente la capacitación técnica que se proporciona al personal -si alguna y si apropiada.

De hecho, muchos expertos señalan que en toda empresa hay tres clases de empleados: los que van al trabajo por un sueldo (teoría X), ya que no están comprometidos, cobran por estar presentes; los que trabajan -y trabajan bien (teoría Y), porque están comprometidos; y los que activamente están descomprometidos y hasta trabajan consistentemente en desmotivar a los demás (actitud por demás tóxica y además muy contagiosa) (factorialhr.es).

Un número de empresas piensa que, si los empleados son mejor pagados, harán mejor sus labores. Bueno, posiblemente incrementen el esfuerzo (inicialmente), pero si es una labor pensante, ¿un mejor pago incrementará su inteligencia?

Otro número de empresas considera que para alcanzar mejores niveles de productividad empresarial es totalmente necesario mantener motivados a todos los colaboradores que integran su equipo humano (aguaeden.es), ya que son los colaboradores los diferenciadores en toda organización, por su conocimiento, experiencia y creatividad (ITIL®).

Estas últimas empresas reconocen que las emociones (su cuidado, valoración por parte de la organización) y satisfacción (clima laboral, desarrollo profesional) de los colaboradores es vital, motivándolos para lograr que una persona pueda dar lo mejor de sí misma en su actividad para la consecución de los objetivos (lo que implica voluntad propia).

Se habla entonces de la motivación laboral, que se define como la actitud que los trabajadores tienen hacia su trabajo y la cual impacta el compromiso de los empleados.

Así, en aras de la motivación, es necesario el conocimiento del clima organizacional dentro de la organización, ya que este influye en el comportamiento, motivación y actitudes de los colaboradores. Los colaboradores, motivados y satisfechos con su trabajo y con la organización, aumentan claramente el rendimiento y la calidad del servicio que prestan -punto importante en el que interviene la gestión de calidad (scielo.isciii.es).

Influye también la cultura organizacional (la personalidad de la organización), que es la manifestación colectiva de la naturaleza humana: el conjunto constituido por la dinámica humana (inherentemente compleja y en constante evolución), sus necesidades, sus deseos y sus motivos (se necesita trabajar en políticas que abarcan desde la comunicación interna hasta la retribución flexible -y no hablamos aquí sólo de dinero) (factorialhr.es) que hacen único a un grupo de personas (reacciones y actitudes naturales en respuesta a determinados estímulos existentes en el medio circundante).

Evidentemente, las organizaciones deben planificar la motivación -lo que implica una decisión de influir bien para lo que se necesitan datos de calidad con base en los resultados que la organización requiere. No olvidemos que contribuyen a ella -la motivación- todos los colaboradores de la organización.

Todo esto conlleva a una gestión de cambio -continua (scielo.sa.cr) que, a su vez, proporciona algunos beneficios, entre los que podemos contar los siguientes (bizneo.com):

• Los empleados adquieren un mayor compromiso con la empresa y son más productivos.
• Se logra una mejor imagen de empresa.
• Mejora la marca de empleador.
• Mejora el ambiente de trabajo.
• Se reducen las tasas de ausentismo.
• Se reduce el número de accidentes de trabajo.
• Las empresas retienen más fácilmente al talento clave.

Cómo motivamos a los equipos de trabajo

La organización debería establecer una real estrategia para que todos los colaboradores compartan su identidad corporativa, sus valores, su filosofía y su misión, y poner en marcha un método para comunicar e inculcar estas ideas a sus trabajadores, implicarlos y alinearlos con sus proyectos personales, proporcionando retroalimentación apropiada y oportuna, evidentemente, personalizada. Implica propiciar un entorno motivante.

La organización debería contar con líderes empáticos, entusiastas, que entiendan sobre motivación, que lideren mediante el ejemplo, por autoridad moral y no por el poder formal, y que sean capaces de transmitir y contagiar su actitud positiva al resto, de forma continua, y de dirigir con inteligencia emocional práctica y no sólo dar dirección basado en la teoría. Estos líderes deberían facilitar la retención del talento, ayudar a reducir el abandono de personal clave, evitar favoritismos que conducen al desequilibrio personal (rencor, malas relaciones entre compañeros, negatividad en el entorno laboral, clima laboral poco favorable).

La organización debe entender que una cuestión de higiene en lo laboral es, por supuesto, el sueldo como incentivo, pero más importante es la parte emocional del colaborador, lo que conlleva a sentirse valorado (reconocimiento por sus habilidades, ideas, inventiva, trabajo), a sentirse parte de algo /pertenencia (propiciando una comunicación transparente y verdadera, incluso entre los diferentes niveles de la organización, motivación personal, desafíos), a sentirse respaldado por la organización (fomentar la autonomía, realizar una adecuación profesional / formación clara, transparente y personal), para lo cual esta debe crear los alicientes necesarios (“enriquecer” los puestos que nadie quiere) y mantenerlos actualizados (evitar la monotonía).

El entorno de trabajo es vital (espacio de relax, obviamente debidamente condicionado, que permita desconectarnos para evitar hastío, apatía, estrés) (becas-santander.com), así como potenciar las relaciones personales con un número de actividades tanto internas (juegos, dinámicas) como externas (excursiones, espectáculos, hora feliz) al propio lugar de trabajo, pero evitando caer en la rutina, en la monotonía. Aquí conviene la implantación de políticas sociales, de integración, diversidad, las que destacan el compromiso de la empresa con el medio ambiente, para que el colaborador se sienta orgulloso de pertenecer a una compañía comprometida. También es importante aquí considerar las mediciones y evaluaciones del clima laboral.

La organización y la planificación también son importantes para evitar que impere el caos, porque el orden y la disciplina también contribuyen a mejorar tu motivación laboral. Las personas con una alta autodisciplina y organización son más felices, y son más capaces de gestionar los conflictos (resolución rápida y definitiva, aprovechamiento) y de tomar decisiones más rápidas y racionales. Las evaluaciones de desempeño juegan un papel importante (shopify.com). Son parte de la retroalimentación positiva.

Como ya hemos mencionado antes, si las emociones son contagiosas, las organizaciones pueden desarrollar mecanismos para que los propios colaboradores practiquen el optimismo -de hecho, fomentando esta conducta. Extrapolando al ambiente laboral los beneficios de ser optimista (forbes.es), podríamos fomentar comenzar cada día el trabajo con confianza en nosotros mismos y una buena sonrisa para, por ejemplo, superar dificultades, levantarnos una y otra vez, obtener mayores logros, reducir el estrés, ser más productivos. Bueno, el objetivo de la organización es que la ‘buena’ motivación con que empiezan los colaboradores un nuevo día (objetivo personal), no se pierda al llegar al ‘trabajo’.

Empaticemos, ayudemos, respetemos espacios, mantengamos distancia cuando sea apropiado, no abusemos de frases motivadoras porque pueden llegar a ser contraproducentes, sobre todo cuando se repiten mecánicamente -y los colaboradores se dan cuenta (grupoatman.es), ayudemos en lo personal y recibirás calidad en lo profesional (billin.net).

Es importante alcanzar una apropiada preparación para el cambio, así como madurez para el cambio en toda la organización (ITIL®). Podría iniciarse con involucrar a los trabajadores en la definición y resolución de problemas, y en la toma de soluciones -fomentar la participación temprana. Por supuesto, esto implica una escucha activa. Esto alentaría y estimularía la creatividad y la innovación. También implica planificación de recursos, preparación, anticipación, sólidas prácticas implementadas que apoyen los pilares del negocio, así como conciencia de que una optimización previa es necesaria previa a la automatización. Probablemente ahora, el hacer menos pero mejor, de los resultados esperados.

Estableciendo roles y funciones claros, con objetivos concretos, medibles y alcanzables, que propicien un sentido de progreso, un adecuado reconocimiento de méritos. Implica un adecuado diseño y definición del puesto de trabajo, así como de un buen plan de desarrollo personalizado. Se debe invertir en los colaboradores. En la empresa Ford dicen que “Solo hay algo peor que formar a las personas y que se marchen. No formarlos y que se queden”. No olvidemos aspectos clave como construcción de equipos, trabajo en equipo, integración del equipo (bizneo.com), autonomía en el trabajo, y delegación oportuna y apropiada (asignación de responsabilidades con la autoridad necesaria).

Lo anterior va de la mano con desarrollar y mantener un buen plan de onboarding para los recién llegados a la empresa, porque así se sienten integrados y motivados desde el inicio. El onboarding no significa sólo proporcionar un manual con la descripción de funciones (factorialhr.es). Evidentemente, es necesario hacerles un seguimiento para ver cómo se sienten y si se integran bien en la plantilla, así como en la dinámica de la empresa.

Empleando diferentes técnicas y métodos para apoyar todo lo anterior como, por ejemplo, la matriz RACI para apoyar en establecer los roles, o los principios SMART, para establecer metas claras, con plazos alcanzables, o la técnica de las 6W-2H, para caracterizar las actividades, o la técnica MoSCoW, para establecer prioridades, o filosofías ágiles para hacer las cosas ágiles, como Agile, Scrum, DevOps, SRE, LEAN, ITIL.

Empleando métricas apropiadas y realizando mediciones oportunas, que agregadas en indicadores clave, nos permitan tomar decisiones, habiendo identificado primero fuentes confiables y suficientes con el fin de obtener datos de calidad para este propósito. Esto apoya en eliminar la dependencia de inspecciones masivas o continuas (micro gestión/ micro control) y, más bien, permite concentrar la labor de supervisión en ayudar a los colaboradores a desempeñar mejor sus labores.

Eliminando el uso de objetivos numéricos, afiches y lemas en los que se pide nuevos niveles de productividad sin ofrecer los métodos y vías para alcanzarlos.

Propiciando una real transformación digital en la empresa.

Cómo NO motivamos a los equipos de trabajo

NO motivamos a nuestros equipos de trabajo cuando se experimentan una o más de las siguientes situaciones:

• Se vive en continuo estrés, el mayor enemigo de la motivación laboral.
• Permanecer en modalidad “bombero”.
• Falta de dirección.
• Planificación inexistente o escasa.
• Riesgos no contemplados.
• Falta de confianza en la dirección.
• Falta de confianza en los colaboradores.
• Jefes controladores.
• Retribución inadecuada.
• Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios, para asumir nuevos modelos de trabajo.
• Inseguridad laboral.
• Trabajadores agotados.
• Ignorar los esfuerzos.
• Mal ambiente laboral.
• Políticas inflexibles.
• Personalizar los problemas.
• Ausencia de futuro laboral.
• Aburrimiento.
• No hay un real incentivo para el trabajo en equipo (up-spain.com).
• Se fomenta un ambiente des motivante.
• Asignación de responsabilidades o delegación inadecuada o deficiente.
• Mínima autonomía, si alguna.
• Abandono de personal clave.
• Carencia de estímulos.
• Aspectos sociales no considerados.
• Retroalimentación negativa, si alguna, principalmente destructiva.
• Ignorar ideas, iniciativas.
• Desperdicio de recursos.
• Cultura de favoritismos que conducen al desequilibrio personal (rencor, malas relaciones entre compañeros).
• Negatividad en el entorno laboral.
• Clima laboral poco favorable.
• No hay cultura de aprendizaje.
• Se crean cargas de trabajo ambiguas, sin objetivos claros y hasta excesivas.
• Proyectos con plazos difíciles, sino imposibles, de cumplir.
• Jornadas excesivamente largas y continuas.
• Se está en continuo agotamiento (“burnout”).
• Desazón, descontento entre los colaboradores.
• Impacto negativo en la salud (física y mental), la calidad de vida, el plano profesional de los colaboradores.
• Se viven situaciones que generan un desequilibrio entre la vida profesional y la personal (familiar) de los colaboradores.
• Necesidad de cumplir con objetivos numéricos que no tienen fundamento.
• Colocación, promoción, difusión, de afiches, lemas, mensajes (en pisos, escaleras, corroes, otros) en los que se pide nuevos niveles de productividad (gestiopolis.com).
• Otros.

Conclusiones

Evitemos confundir dar ánimo con motivar.

• Existen diversas técnicas para mejorar el ánimo, como fomentar realizar deportes, ejercicios, u otras actividades.
• Motivar no es dar ánimos, motivar es dar motivos, lo que requiere planificación, interés.

Desde la teoría Y se entiende que es responsabilidad y tarea de la dirección el crear las condiciones adecuadas para que las personas puedan ejercitar todas sus cualidades, alcanzando sus necesidades personales al tiempo que contribuyen a los objetivos de la organización, satisfaciendo así a ambas partes.

En ese sentido, propiciando la motivación, el liderazgo tipo Y pretende, entre otros aspectos, reforzar el compromiso y la sensación de pertenencia al, entre otros rasgos, orientarse hacia el colaborador, estar atento a las necesidades individuales, confiar en la delegación (sage.com). Este es un punto interesante de consideración cuando pensamos en implementar la gestión de la calidad.

Recordemos que no dejan de ser importantes algunos de los rasgos de la teoría X como son, entre otros, la orientación hacia la tarea, la búsqueda continua de la eficiencia, la toma rápida de decisiones (cerem.pe).

Consideremos que, en la práctica, es posible que los buenos líderes se mueven en la escala de grises entre los dos extremos de ambas teorías, X y Y, en función de sus propias características y necesidades de motivación.

No olvidemos reconocer lo que está bien hecho y diseñar sistemas que promuevan la aceptación de responsabilidades. Y potenciar la motivación intrínseca en la medida de lo posible.