Análisis de la Norma UNE 15896:2015 (y VI)

Con éste terminamos la serie de artículos sobre el análisis de la Norma UNE 15896:2015 de AENOR y los requerimientos que solicita para que una empresa certifique su Departamento de Compras en la “Gestión de Compras de Valor Añadido”.

Parte I , Parte II , Parte III , Parte IV, Parte V

En este sexto y último artículo trataremos los epígrafes 10 y 11, así como una breve explicación del proceso de certificación.

Entorno de la organización

El departamento de Compras como tal es parte integrante de la Organización y, por ello, cualquier aspecto del departamento deberá de estar alineado con ella. Algunas áreas en las que será necesario evidenciar dicha alineación son, por ejemplo:

• Gestión de Calidad (Normas ISO 9xxx y otras)
• Gestión Medioambiental (Normas ISO 14xxx y otras)
• Prevención de riesgos laborales
• Seguridad e higiene en el trabajo (Normas OHSAS 18xxx y otras)
• Seguridad de la información y comunicaciones (Normas ISO 21xxx, 24xxx y otras)
• Código Ético
• Responsabilidad social corporativa
• Gestión de la energía
• Gestión de riesgos

Ello significa que, para cualquier Norma en que la empresa esté certificada, los procedimientos y políticas de Compras deberán también cumplir con los requisitos de la misma. En algunos casos como las normas de seguridad e higiene en el trabajo quizás no parezca muy necesario (ya que en todos los epígrafes anteriores apenas se trata de forma tangencial ese tema) pero existen Normas específicas de algunas industrias (como por ejemplo la certificación IRIS para empresas del sector ferroviario) que tienen requisitos muy específicos en lo que a seguridad de información y documentación se refiere que deberán ser tenidos en cuenta.

El fin último de este epígrafe es asegurarse de que el engranaje de Compras dentro de la Organización encaja perfectamente.

Mejora Continua

Uno de los mayores valores añadidos de un departamento es su capacidad de adaptarse a los cambios, y ello incluye poder asumir cualquier mejora en su funcionamiento interno. Por ello el departamento de Compras deberá poseer una metodología de evaluación y mejora continua que sea capaz de detectar las mejores prácticas (bien sea por ideas dentro del departamento, nuevas metodologías de gestión/negociación que se publiquen o plataformas informáticas que se implementen), evaluarlas y, si procede, implementarlas dentro de la metodología de funcionamiento del departamento.

Proceso de certificación

Para poder certificarse en la Norma Europea de Gestión de Compras de Valor Añadido se deberán contratar los servicios de una empresa certificadora (AENOR, Bureau Veritas, etc.) que realice la auditoría correspondiente.

Antes de ello, y como parte de la preparación para el proceso de certificación, recomiendo contratar los servicios de una empresa de consultoría de Compras especialista en dicha Norma (Fullstep, Bravo Solutions, etc.) que realice un trabajo de análisis, diagnóstico y asesoramiento. Estas empresas suelen hacer un trabajo muy parecido al de los certificadores, auditando todos los procesos de compras, identificando aquellas áreas que no cumplen con la Norma, sugiriendo los cambios que serán necesarios y realizando una última pre-auditoría para estar seguros de que el proceso de certificación se superará sin problemas. Otra opción es formar al personal propio del departamento como experto en la Norma a través de los cursos impartidos por AERCE; así el propio personal podrá hacer la auditoría interna y sugerir los cambios necesarios. Estos cursos de formación suelen durar varios meses.

Una vez que el departamento esté preparado para su certificación, se contacta con alguna de las empresas certificadoras y se inicia el proceso. Cada una de ellas tiene su propia metodología, pero en general la forma de trabajo es la siguiente:

• Primera fase: La empresa certificadora solicita toda la documentación (procedimientos, normas, etc.) del departamento para comprobar que no existan No Conformidades críticas que impidan seguir adelante con el proceso de certificación. Normalmente esta fase no es presencial.
• Segunda fase: Ya en las instalaciones de la empresa, se comprueba evidencialmente el cumplimiento de la documentación remitida durante la primera fase.
• Tercera fase: En esta última fase se realizan entrevistas con compradores, clientes internos y proveedores acerca de los procedimientos del departamento y su cumplimiento.

La duración de cada una de las fases depende del tamaño del departamento y de su perímetro de compra. Asimismo el coste de la certificación variará en base a los mismos factores.

Hay que indicar que en el proceso de certificación también se solicitará un documento que pruebe la solvencia económica de la empresa a certificar. Una empresa en situación de suspensión de pagos no será certificada.

Las empresas de certificación normalmente ofrecen un servicio a tres años:

• Durante el primer año se realiza la certificación y se identifican las acciones pendientes, si las hubiera
• Durante el segundo año se revisan dichas acciones pendientes y el funcionamiento del departamento dentro de la Norma
• Durante el tercer año se cierran las acciones pendientes y el proceso de certificación como tal

Conclusión

Durante estos 6 artículos se han cubierto todos los aspectos necesarios para la certificación en la Norma Europea de Gestión de Compras de Valor Añadido. Como se dijo al inicio de la serie, incluso si el objetivo final de una empresa en particular no es la certificación en la Norma, le será de gran utilidad conocerla para poder realizar un profundo diagnóstico de su Departamento de Compras e identificar aquellas áreas que sean susceptibles de mejora. Por ello animo a todo aquél departamento (y a todo comprador) a que revise la documentación publicada al respecto, analice su propio departamento y aporte el valor añadido que profesionalice la función de Compras dentro de su Organización.

Un saludo

Aclaración

Creo necesario señalar que es probable que durante esta serie de artículos se citen partes de dicha Norma, la cual es una obra protegida por derechos de autor. Por ello siempre que ocurra se realizará en virtud del Límite de Cita: Según el TRLPI es lícita la inclusión en una obra propia de fragmentos de otras ajenas, siempre que se trate de obras ya divulgadas y su inclusión se realice a título de cita o para su análisis, comentario o juicio crítico. Tal utilización sólo podrá realizarse con fines docentes o de investigación, en la medida justificada por el fin de esa incorporación e indicando la fuente y el nombre del autor de la obra utilizada. Por ello al principio de este artículo se cita a AENOR como autor y la fuente se encuentra en este enlace.