Aplicacions cloud de col·laboració en equip per a augmentar la productivitat

Les noves tecnologies de la informació i la comunicació ofereixen a les empreses la possibilitat d’utilitzar solucions que milloren la rapidesa i efectivitat dels seus empleats i equips de treball. Les eines en el núvol per a la col·laboració en equip faciliten la comunicació i trenquen les barreres de l’espai i del temps, permetent als membres d’un equip comunicar-se en qualsevol moment i des de qualsevol lloc.

Treballar amb aplicacions cloud ofereix nombrosos avantatges com la reducció de costos, l’augment de la mobilitat, escalabilitat, sostenibilitat i una major rapidesa i eficiència que incrementen la productivitat.

Per a què et poden servir les eines en el núvol

El cloud computing facilita el treball col·laboratiu i l’accés remot a dades i sistemes dins d’un entorn segur i amb accés des de qualsevol dispositiu (independentment del sistema operatiu que utilitzin). Les principals solucions cloud s’enfoquen en:

• Gestió de projectes (eines ERP i CRM, per exemple).
• Emmagatzematge de dades en servidors externs a l’empresa.
• Comunicació multicanal (videoconferències, xats, correu electrònic, etc.).

Aplicacions cloud per a treballar en equip

Un dels grans avantatges de treballar amb eines en el núvol és la millora del treball col·laboratiu. Són moltes les solucions que existeixen en el mercat perquè els equips de treball puguin col·laborar en els seus projectes de manera eficient. Entre aquestes solucions destaca Microsoft 365 que disposa de diferents solucions col·laboratives que s’integren amb les seves eines, com OneDrive, SharePoint, Teams i Planner.

Què és OneDrive i per a què serveix

OneDrive és el servei d’emmagatzematge en el núvol de Microsoft que proporciona als seus usuaris la possibilitat de guardar, descarregar i compartir tota classe de fitxers com a vídeos, imatges o documents.

Avantatges i desavantatges de OneDrive

Un dels beneficis que aporta OneDrive per al treball col·laboratiu és la seva integració amb Microsoft Office 365. Des de qualsevol de les seves aplicacions (Word, Excel, o PowerPoint, per exemple) es poden guardar i compartir arxius directament en el núvol. Diverses persones poden treballar simultàniament en aquests documents, fent més senzill el treball en grup sense la necessitat que tots els membres de l’equip siguin presents en el mateix lloc.

OneDrive ofereix als usuaris 5 GB d’emmagatzematge en els comptes gratuïts (menys espais que els seus principals competidors), permetent un sol compte per usuari.

SharePoint

SharePoint és una solució de Microsoft per al treball en grup. Es tracta d’una intranet col·laborativa on els membres de l’empresa poden penjar novetats internes i funciona com a punt central de biblioteca de documents per a treballar conjuntament en línia. Se sol fer referència a aquesta eina com una “navalla suïssa” que inclou tot el necessari per a millorar la col·laboració i augmentar la productivitat.

SharePoint treballa amb OneDrive for Business permetent l’emmagatzematge d’arxius de gran grandària i proporciona als usuaris una plataforma on accedir a la informació de manera ràpida i senzilla (calendaris i sistemes de planificació, per exemple).

Els principals usos de SharePoint en una empresa són:

• Gestor centralitzat de continguts. Intercanvi de contingut, cerca ràpida i administració de versions de documents. Permet administrar els fluxos de treball i gestionar registres de manera remota.
• Creació de panells, informes i quadres de comandament (mostrant mètriques i KPI).
• Compilar i compartir dades de diferents fonts (business intelligence).
• Carregar i compartir dibuixos de documents de Visio.
• Integració de documents amb Microsoft Dynamics 365 com a Office 365, Sales i Customer Service.

En resum, SharePoint és una solució que permet crear fàcilment llocs col·laboratius on els membres de l’equip puguin treballar de manera conjunta en un projecte en particular, gestionar la informació empresarial i automatitzar processos comercials. Tot això integrat amb altres eines de la mateixa Microsoft o d’altres empreses.

Teams

Teams és un espai de treball que es basa en xat i videotrucades, s’integra amb la resta d’aplicacions en el núvol d’Office 365 per a facilitar la col·laboració entre els membres d’un equip de treball. A través d’aquesta aplicació es pot treballar de manera conjunta compartint documents o arxius, realitzar presentacions, treballar amb documents Office online, organitzar reunions de treball, planificar tasques (integració amb Microsoft Planner), agregar informes de Power Bi i moltes altres funcions.

Un dels avantatges de Teams és la possibilitat d‘afegir convidats a les reunions, la qual cosa facilita la participació de clients, proveïdors o col·laboradors externs a l’empresa.

El xat és la base principal de Teams, podent crear-se en grup o de manera individual, utilitzant fins i tot bots que facilitin el treball o la resolució de problemes.

Teams és una solució pensada per a millorar el treball col·laboratiu permetent diferenciar diferents grups dins d’un mateix projecte. Cada grup disposarà de les seves pròpies fitxes i canal de comunicació, independents de la resta de l’equip al qual pertany el canal.

Planner

Un dels aspectes més importants a l’hora de treballar en un projecte col·laboratiu és la gestió de les diferents tasques a realitzar pels membres de l’equip. Microsoft Planner és un planificador de tasques per a equips que facilita la creació, assignació i seguiment de tasques, evitant que es produeixin situacions de caos a l’hora d’afrontar treballs en grup.

Es tracta d’una aplicació en el núvol molt fàcil d’utilitzar i que s’integra amb Office 365, podent organitzar les tasques de manera visual. Planner és una eina ideal per a metodologies àgils en la gestió de projectes (dividir el treball en tasques més petites que puguin ser abordades en menor temps i de forma més efectiva), adoptant el model de panells Kanban (les tasques es mostren com a targetes).

La integració de planner amb altres eines de Microsoft 365 impulsa la productivitat, integrant-se amb Teams, SharePoint o les diferents eines d’Office 365.

Amb Planner es té accés a l’estat de les diferents tasques assignades als grups de treball, en temps real, podent veure qui són els responsables, quin és l’estat o progrés de cada tasca, o consultar anotacions (OneNote) sobre aquestes.

El treball col·laboratiu amb solucions en el núvol com les de Microsoft permet incrementar l’agilitat i eficiència dels equips de treball, augmentant la productivitat de la mateixa i fent que els projectes siguin més rendibles (optimització de temps i recursos, i resultats de major qualitat en menys temps).