AppSheet: la plataforma para dar un nuevo salto en la transformación digital de Ias empresas

Mantenerse a la vanguardia de las nuevas tecnologías es vital para lograr la automatización de procesos, crear un producto atractivo y mejorar la relación con los clientes. Hace poco más de tres semanas ingresé a la Inventum como Product Engineering Intern y ante esta situación, buscando dar un paso adelante, uno de los retos que se tuvo a cargo fue gestionar y controlar el inventario por medio de un proceso de transformación digital, a través del diseño  e implementación de un sistema inteligente en una plataforma muy poderosa de Google llamada AppSheet, incluida en el servicio Google G Suite Professional, con el cual contamos para el trabajo de datos en la nube.

En este primer artículo, comentaré la utilidad de esta herramienta, por qué debería ser considerada para iniciar la transformación digital en una compañía y cómo impactó su implementación dentro de Inventum.

AppSheet es una plataforma que no requiere conocimiento profundos de programación para desarrollar aplicaciones y ha sido recientemente adquirida por Google. En combinación con los servicios de Google Cloud permite recolectar data desde los dispositivos móviles de los diferentes usuarios para una gran variedad de usos(que serán mencionadas más adelante) y permite agregar las funcionalidades que se deseen. En el último año ha entrado con fuerza para los procesos de transformación digital.

En ese contexto, fue aplicada dentro de nuestra empresa para toda el área de logística. Dado que no se tenía conocimiento de qué productos tenía el almacén y sus cantidades, el paso inicial fue conocer cada producto existente en el inventario y etiquetarlo a través de un código de barras único. Una vez entendidas las existencias, se analizó el funcionamiento del kárdex que se utiliza en la empresa, para sincronizarlo con el nuevo sistema. Así, se pasó a realizar las funciones más importantes, para lo cual serán presentadas las 6 pestañas importantes con las que se trabajó durante su desarrollo: 

• Info: colocarle un nombre y una descripción a este sistema. 
• Data: se cargó las hojas de datos del kárdex de manera rápida, pues el programa identifica qué columnas y filas se tienen, para generar relaciones entre ellas a través de funciones de búsqueda y filtros.
• UX: sirve para crear las diferentes vistas que tendrá la aplicación, por ejemplo, si son vistas de menú, son referencias de otras vistas o se encuentran en la barra de tareas y tambíen para darle formato y color a la interfaz, para hacerla intuitiva y agradable para los miembros del equipo.
• Behavior: se crearon acciones para modificar la data (generar nuevas entradas en el inventario, entradas y salidas de productos), crear transiciones entre las distintas vistas, elaborar reportes automáticos (órdenes de compra, guías de entrada y salida), los cuales se almacenan en la nube en muchos tipos de formato para tener un registro histórico de la información y mandar correos a los usuarios y proveedores cuando por ejemplo, se genere una nueva guía o algún producto se encuentre bajo en stock.

¿Qué problema enfrentaba el área de logística y qué se logró al desarrollar esta aplicación e implementarla dentro de Inventum ?

Lo que pasaba al comienzo es que registrar entradas y salidas de productos que se realizaba a través de una hoja de cálculo mediante una computadora y un lector de codigo de barra, pero esto no resultaba del todo práctico, porque podía pasar que se pierdan componentes o se hagan pedidos innecesarios a los proveedores o se quieran hacer registros rápidamente fuera de la empresa. Como empresa se estaba buscando implementar una nueva tecnología que permita agilizar este proceso y. al desarrollar la aplicación se buscó contribuir con el desarrollo exitoso de un producto, manteniendo una adecuada gestión del inventario y automatizándolo. Una vez que terminó la etapa de testeo, se compartió con los miembros del equipo para que utilicen las funcionalidades diseñadas:

- Registrar las entradas y salidas en el inventario ágilmente mediante código de barras.

- Buscar productos que se desconocían dentro del inventario y conocer detalles importantes acerca de estos.

- Conocer productos que se encuentren bajos en stock.

- Crear nuevas existencias en el inventario, hacer guías al final del día con los productos que han ingresado o salido y reservar productos que serán empleados para los distintos proyectos con los que contamos.

¿Por qué resulta importante tener una adecuada gestión del inventario y automatizarlo a través de una aplicación para móviles como AppSheet?

En primer lugar, por la importancia de la asignación de recursos para cada uno de los proyectos de la empresa. Esta asignación se da durante el proceso de planeación del producto, en donde se deciden los proyectos más importantes para el éxito de la empresa, en nuestro caso Daedalus y Pukio, para que sean desarrollados con los recursos adecuados. Lo que se logrará con esto es programar correctamente la introducción de nuestros productos en el mercado, mejorar la distribución de los recursos que se tienen, iniciar y cancelar proyectos mal concebidos. En segundo lugar, conocer los elementos existentes del inventario permite manejar y entender características para nuestra etapa de diseño, para así elegir los componentes adecuados y no elevar los costos del producto final, pues se busca tener una utilidad razonable, y como siempre, hacer un producto atractivo, que satisfaga la necesidad de nuestros clientes y con un bajo costo de producción. 

¿Qué potencial tiene el uso de AppSheet en el área de logística? 

Como funciones que serán implementadas más adelante, están el contar con las bases de datos de los proveedores de la empresa para directamente comparar las órdenes de compra con las guías de remisión, y al momento que traigan los productos, registrarlos rápidamente. Adicionalmente, generar dashboards que presenten indicadores de rendimiento del inventario dentro de la aplicación, como lo son la duración de productos, costos de almacenamiento, tasa de rotación y tiempos de entrega de los proveedores. También implementar funciones con machine learning para hacer predicciones basándonos en los indicadores actuales y hacer un seguimiento constante de los tiempos de envío de los proveedores. 

Finalmente, quiero invitar a las empresas a usar AppSheet, si lo que buscan es una fácil integración con sus datos en la nube, reducir tiempos de desarrollo y pruebas con una aplicación, pues esta plataforma permite el desarrollo de aplicaciones de manera ágil y sencilla para hacer la gestión de la organización a nivel interno mucho más sencilla.