Apretarse el cinturón lo justo (Ahorros y Control de Costes)
Cooperación para mejorar el Control de Costes (1/3)
En la situación actual la economía pasa por un momento complicado y como consecuencia muchas empresas piensan en ajustarse el cinturón para poder sobrevivir. Pero, ¿y si con ajustarnos el cinturón, pero a nuestra justa medida, fuera suficiente?
Es muy común que las empresas tengan un buen control de costes sobre sus inversiones y su financiación. Sin embargo, en lo que respecta a la operativa diaria, es muy común que las cosas no se cambien, porque “se han hecho así toda la vida y funcionan”. No obstante, que las cosas se hagan bien no significa que no se puedan hacer mejor. Por lo tanto, aquí lanzo algunas claves para establecer y alcanzar los objetivos en el control de los costes de nuestra empresa.
Las previsiones de gastos para el futuro, son un hábito que todas las empresas practican, pero estas previsiones se quedan por el camino cuando no se realiza un seguimiento a medida que se van haciendo efectivas. De nada sirve predecir si luego no se comprueba si se ha acertado. Monitorizar y analizar las predicciones es trascendente a la hora de ajustar nuestros gastos como empresa. Por tanto, ésta es la base para poder comenzar a alcanzar la eficiencia en el control de nuestros costes. Conocernos bien para poder mejorar.
Todo el mundo sabe que los Costes Directos son asumidos por todos los departamentos de manera diaria por tanto son considerados como trascendentales. Sin embargo, los Costes Indirectos muchas veces son olvidados y en muchas ocasiones son estos costes los que brindan la oportunidad de optimización.
En lo que respecta a los gastos no estratégicos, habitualmente están compuestos por aspectos cuantitativos y cualitativos. Esta separación ayuda a determinar los roles y responsabilidad que le corresponden a cada departamento. El departamento financiero se enfoca habitualmente en los aspectos cuantitativos: niveles de coste, ratios de financieros, mejoras en los márgenes... Por otro lado, la parte cualitativa recae sobre el CPO (Chief Procurement Officer). Quién se plantea qué tipo de financiación se necesita. Para ello es necesario que el CPO, piense como un CFO: orientado al beneficio, consciente de los riesgos, con un enfoque comercial y alineado con los objetivos de la empresa.
Para tener criterio a la hora de analizar nuestros costes como empresa es importante tener unos objetivos y una hoja de ruta bien definida para poder, posteriormente, analizar los resultados y ver si han cumplido nuestras expectativas. Algunas cuestiones a plantearse son: ¿El CFO ha definido un buen presupuesto de costes para cada departamento? ¿Están relacionados con el objetivo de reducir costes y son razonables? ¿Estos objetivos buscan el balance entre reducir precios y reducir gastos? Y por último, ¿quién es responsable de cada uno de los resultados finales?
En conclusión, para la reducción y control de costes se debe tener siempre en mente: la competitividad, buscar precios más bajos, de mayor calidad e innovadores. El control de los costes de capital, buscar reducir el fondo de maniobra mediante la reducción de gastos y costes de personal. Y mejorar la rentabilidad, mediante la optimización de los márgenes.