Auditorías Exitosas: Descubriendo los Secretos del Éxito

Los siete principios fundamentales que potencian la efectividad y la confiabilidad en las auditorías ISO 9001:2015

Autor: PhD. Marcel Rodrigo Vásquez Lema

Web: www.marcelovasquezlema.com

En el mundo empresarial actual, el cumplimiento de los estándares de calidad es crucial para mantener la competitividad y la confianza de los clientes. La norma ISO 9001:2015 es ampliamente reconocida por establecer requisitos para los sistemas de gestión de calidad, y su aplicación exitosa depende en gran medida de la efectividad de las auditorías. Los pilares fundamentales de una auditoría eficiente y confiable son los siete principios de auditoría, que deben ser observados y aplicados rigurosamente.

1. Integridad: Este principio establece que los auditores deben actuar de manera ética, honesta y responsable. Deben ser competentes en las actividades de auditoría que emprendan y mantener una actitud imparcial en todas sus acciones. Un ejemplo de integridad es cuando un auditor informa de un hallazgo negativo a pesar de que podría ser perjudicial para su empresa o su posición.

2. Presentación imparcial: Los auditores tienen la obligación de informar con veracidad y exactitud los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría. Esto significa que deben comunicar los obstáculos significativos encontrados y las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado de manera objetiva y clara. Por ejemplo, si un auditor encuentra una discrepancia en la documentación, debe comunicarla de manera objetiva, sin distorsionar la información ni favorecer a ninguna de las partes.

3. Debido cuidado profesional: Los auditores deben aplicar la diligencia y el juicio necesarios en sus actividades de auditoría, teniendo en cuenta la importancia de la tarea y la confianza depositada en ellos. Un ejemplo de la aplicación de este principio es cuando un auditor identifica una anomalía en un proceso y, en lugar de ignorarla, la investiga a fondo para determinar su relevancia e impacto en el sistema de gestión de calidad.

4. Confidencialidad: La seguridad de la información es de suma importancia en una auditoría. Los auditores deben ser discretos en el uso y la protección de la información adquirida durante sus tareas. Por ejemplo, si un auditor se entera de un problema de calidad que afecta a un producto específico, debe proteger esa información y no divulgarla inapropiadamente.

5. Independencia: Los auditores deben ser independientes de la actividad que se audita, siempre que sea posible, y actuar libre de sesgo y conflictos de intereses. En el caso de las auditorías internas, los auditores deben ser independientes de la función que se audita. Por ejemplo, un auditor de calidad no debería auditar su propio departamento o un proceso en el que esté directamente involucrado.

6. Enfoque basado en la evidencia: La auditoría debe realizarse de manera sistemática, utilizando evidencia verificable y basándose en muestras representativas de la información disponible. Un ejemplo de esto es cuando un auditor utiliza registros documentados y observaciones directas para respaldar sus hallazgos y conclusiones.

7. Enfoque basado en riesgos: La auditoría debe considerar los riesgos y oportunidades en su planificación, realización y presentación de informes para centrarse en asuntos importantes para el cliente de auditoría. Por ejemplo, al planificar una auditoría, el equipo auditor puede identificar áreas de mayor riesgo en función de los resultados de auditorías anteriores, quejas de clientes o cambios en los procesos, y asignar recursos adicionales para examinar estos aspectos críticos.

La observancia de estos siete principios fundamentales garantiza que las auditorías se realicen de manera efectiva, imparcial y profesional, proporcionando resultados confiables y valiosos para la organización. Los auditores que siguen estos principios pueden identificar oportunidades de mejora y áreas de riesgo, lo que permite a las empresas adaptarse y evolucionar en un entorno empresarial cada vez más competitivo.

Por ejemplo, al aplicar el enfoque basado en riesgos, un equipo de auditores podría identificar una vulnerabilidad en la cadena de suministro que, si se aborda de manera oportuna, podría evitar interrupciones costosas en la producción y proteger la reputación de la empresa. Del mismo modo, al observar el principio de presentación imparcial, los auditores pueden proporcionar retroalimentación constructiva y objetiva a los gerentes, lo que les permite tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia y la calidad en toda la organización.

En última instancia, el cumplimiento de los siete principios de auditoría garantiza que las empresas puedan mantener y mejorar sus sistemas de gestión de calidad, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente, un mejor rendimiento y un crecimiento sostenible. Al comprender y aplicar estos pilares fundamentales en cada auditoría, los auditores y las organizaciones pueden trabajar juntos para lograr la excelencia en calidad y superar las expectativas en un mercado cada vez más exigente.