Automatización de procesos: ¡Especial simplificando el día a día! ⚙️😎

Índice

📌 Introducción

📌 ¿Qué es la automatización de procesos?

📌 ¿Cómo la automatización de procesos puede simplificar el día a día?

📌 5 ejemplos de automatización diaria

📌 ¡Comienza a simplificar tu día a día con AUTOMY!

¿Alguna vez te has puesto a pensar en tu rutina de trabajo diaria como un flujo de procesos? 🤔

Si la respuesta es no, te comprendemos. Muchos de nosotros vivimos en un continuo modo de “piloto automático”, tratando de realizar todos nuestros pendientes en una cantidad de tiempo que siempre nos resulta insuficiente ⏳.

Pero… ¿Qué pasaría si, en lugar de ser nosotros los que nos adaptamos a las tareas en “piloto automático”, nos valiéramos de los avances tecnológicos y de software para hacer que trabajen por nosotros? 💻

😟 Puede sonar polémico y hasta resultar un poco amenazador. Mucha gente piensa que la automatización de procesos, es decir, el uso de software especializado programado para ejecutar tareas repetitivas y estructuradas de manera fluida y sin intervención humana, nos quitará nuestro trabajo.

Sin embargo, de acuerdo con un estudio del Foro Económico Mundial, la automatización de procesos y la IA crearán en conjunto 12 millones más de puestos de trabajo de los que eliminarán. ¡Es cuestión de reinventarse! 💡

En este especial, te contaremos cómo el mundo del trabajo se está transformando y cómo puede beneficiarte para alcanzar tus objetivos personales y profesionales. 📈

¿Qué es la automatización de procesos?

👉 En pocas palabras, la automatización de procesos consiste en utilizar tecnología (como software o robots) para hacer de forma automática tareas que antes se realizaban manualmente.

¿Cómo funciona? Es como si le enseñáramos a una máquina a seguir nuestros pasos. 💼

Identificamos la tarea que queremos automatizar.
Documentamos y analizamos cada paso involucrado, identificando potenciales de mejora.
Buscamos la herramienta tecnológica adecuada para realizarlo.
Configuramos la herramienta para que siga nuestras instrucciones, es decir, la entrenamos, diseñando y optimizando los flujos de trabajo.
Por último, pero no menos importante, capacitamos a los colaboradores involucrados en las nuevas tecnologías implementadas.

📊 Según la consultora McKinsey & Company, la automatización de procesos puede aumentar la productividad laboral hasta un 50 %, especialmente en tareas poco cualificadas y de gran volumen.

¿Cómo la automatización de procesos puede simplificar el día a día?

Retomando nuestra idea introductoria, si sientes que tus tareas laborales te están sobrepasando, no estás solo. El 68 % de los trabajadores encuestados en un estudio de Kiss Flow afirma tener demasiadas tareas en su gestión diaria. 📈

¿Por qué ocurre esto? Se debe a un aumento generalizado de la demanda de productos y servicios, más aspectos a considerar, un mayor volumen de datos para tomar decisiones, y una feroz competencia en todas las industrias. 🌐

La automatización surge como una necesidad, más que un lujo reservado para unas pocas empresas. Veamos cómo el uso de tecnología puede transformar tu rutina laboral diaria:

Ahorrar tiempo y dinero ⏳: Mientras la tecnología se ocupa de las tareas rutinarias, los profesionales supervisamos, pensamos en estrategias y generamos valiosos vínculos que potencian nuestras capacidades.
Mejorar la eficiencia y la productividad 🚀: Al eliminar tareas repetitivas, podemos enfocarnos en lo que realmente importa: mejorar y aumentar nuestra producción.
Reducir errores ✅: La automatización ofrece precisión y estructura, disminuyendo la cantidad de errores y mejorando la calidad del trabajo.
Mejorar la atención al cliente 💬: Los procesos automatizados permiten a los empleados atender a los clientes de manera más personalizada y eficiente.
Escalabilidad 📊: La automatización permite a las empresas escalar sus operaciones a medida que crecen, manejando grandes volúmenes de datos y acciones.

La automatización de procesos no es solo cosa del futuro, ¡ya está aquí!

5 ejemplos de automatización diaria 💼🔄

Estos son ejemplos concretos de cómo la automatización puede transformar procesos rutinarios y esquemáticos en roles operativos. 🔧

Automatización de la liquidación y cierre de cajas

Quienes trabajan en ventas y administración saben lo estresante que puede resultar completar todas las tareas necesarias para cerrar un turno. Sin embargo, la automatización puede ayudarnos en las distintas tareas del proceso:

Registro de ventas: Captura automática de ventas realizadas, ya sea a través de un punto de venta (POS) o de forma manual. Se registran los detalles de cada venta, como el producto, la cantidad, el precio y descuentos aplicados.
Liquidación de caja: Al final del día o del turno, el sistema calcula automáticamente el total de ventas, los descuentos aplicados y el efectivo recibido. Se genera un informe de la liquidación de caja, que incluye el arqueo, las ventas brutas, los descuentos, las ventas netas y el efectivo en caja.
Control de efectivo: El sistema puede compararse con el efectivo físico para detectar cualquier diferencia. Esto ayuda a prevenir fraudes y robos.
Cierre de caja: Una vez verificado el arqueo de caja, el sistema registra automáticamente el cierre de caja. Esto genera un registro histórico de las liquidaciones, que puede ser consultado posteriormente.

Automatización de elaboración de reportes comerciales 📋

Implica el uso de software o herramientas informáticas para generar reportes de forma automática, en lugar de hacerlo manualmente. Esto permite ahorrar tiempo, mejorar la precisión y aumentar la eficiencia.

Recolección de datos: El software se conecta a diversas fuentes, como bases de datos, hojas de cálculo, aplicaciones de CRM o ERP. Los datos se extraen y se consolidan en un único lugar.
Procesamiento: Los datos se limpian, se transforman y se formatean para su uso.
Generación de reportes: El software utiliza plantillas predefinidas o permite crear reportes personalizados que incluyan gráficos, tablas, indicadores clave de rendimiento (KPIs) y otra información relevante.
Distribución: Los reportes se pueden enviar automáticamente a los destinatarios por correo electrónico en el formato deseado. También se pueden publicar en un portal web o en una aplicación móvil.

Gestión de implementación de activaciones de Marketing 📣

Se trata del proceso de planificación, ejecución y control de las acciones de Marketing que se llevan a cabo para dar vida a una estrategia de comercialización. Estas activaciones pueden incluir eventos, campañas publicitarias, experiencias de marca, promociones, etc.

Planificación: Implica acciones como definir los objetivos, identificar el público objetivo, seleccionar los canales de comunicación y desarrollar un presupuesto y un cronograma.
Ejecución: Consiste en coordinar la logística, producir material creativo, implementar las activaciones y monitorear el progreso de las mismas.
Control: Abarca la medición de resultados, la evaluación del retorno de la inversión (ROI), el análisis de datos y la extracción de resultados y conclusiones.

Solicitud de vacaciones y permisos 🌴

La automatización de la solicitud de vacaciones y permisos puede realizarse mediante la implementación de un sistema informático que permita a los empleados solicitar sus ausencias de forma electrónica y que automatice el proceso de aprobación y seguimiento.

Generalmente involucra los siguientes pasos:

Solicitud electrónica: Los empleados acceden a un portal web o aplicación móvil para ingresar sus solicitudes de vacaciones o permisos, indicando el tipo de solicitud, fechas de ausencia y el motivo de la misma. Pueden adjuntar documentación de respaldo, como un certificado médico.
Notificación y aprobación: El sistema envía automáticamente una notificación al supervisor o gerente del empleado para que revise y apruebe la solicitud, quien podrá aprobar, rechazar o solicitar más información sobre la misma.
Seguimiento y registro: El sistema mantiene un registro histórico de todas las solicitudes de vacaciones y permisos. Esto permite a los empleados y a la empresa consultar el saldo de vacaciones disponible, los permisos utilizados y otros datos relevantes. También se pueden generar informes personalizados para analizar las tendencias de ausencias y tomar decisiones de gestión de personal.

Generación de usuarios 👥

La automatización de la generación de usuarios es el proceso de crear cuentas de usuario en un sistema informático de forma automática, en lugar de hacerlo manualmente. Esto puede ser útil para empresas que necesitan crear un gran número de cuentas de usuario en un corto período de tiempo, o para procesos que requieren la creación de cuentas de usuario de forma regular.

Definición de reglas: Se definen las reglas para la creación de las cuentas de usuario, como el nombre de usuario, la contraseña, el rol de usuario, los permisos de acceso, etc. Estas reglas pueden basarse en datos existentes, como una hoja de cálculo con información de los empleados, o en parámetros predefinidos.
Integración con fuentes de datos: El sistema se conecta a las fuentes de datos donde se encuentra la información necesaria para crear las cuentas de usuario. Estas fuentes de datos pueden ser bases de datos internas, archivos CSV o APIs de terceros.
Creación de cuentas de usuario: El sistema utiliza las reglas definidas y la información de las fuentes de datos para crear las cuentas de usuario de forma automática. Se pueden enviar notificaciones por correo electrónico o SMS a los nuevos usuarios con sus credenciales de acceso.
Sincronización de datos: El sistema puede sincronizarse con otros sistemas de la empresa para actualizar la información de los usuarios. Esto puede incluir sistemas de gestión de Recursos Humanos, sistemas de nómina, etc.

¡Comienza a simplificar tu día a día con AUTOMY!

Todas estas tareas y más se pueden realizar con AUTOMY, la plataforma de automatización más amigable del mercado.

Con una interfaz intuitiva y una amplia variedad de herramientas, podrás crear tus propias soluciones digitales en un abrir y cerrar de ojos.

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