Beneficios de la gestión de inventarios de productos terminados en las empresas

Cada departamento dentro de la empresa juega un rol fundamental en el proceso productivo, la Unidad de Inventarios desempeña funciones polivalentes claves para la toma de decisiones. A continuación se presenta los beneficios de la Gestión de éste Departamento en la Organización

Estimación de los requerimientos necesarios para cumplir los planes de Producción: Los reportes de inventario arrojan las cantidades existentes de productos terminados, lo que permite determinar las cantidades necesarias a producir para cumplir los lineamientos Organizacionales y completar los stocks necesarios. Con estas cifras se calcula la materia prima, insumos, conexos y todos los recursos necesarios para cumplir la producción.

Herramienta fundamental para el Equipo de Ventas: El inventario de productos terminados es de gran importancia para la oferta de productos a los clientes, además permite que realicen las proyecciones de manera más fácil y segura.

Planificación de la Producción: Cada empresa tiene establecida su política de los stocks máximos y mínimos, siendo los inventarios de productos terminados una data de gran valor para la planeación de la Producción, ya que allí se observa los productos que se encuentran fuera de los rangos estimados, y así decidir el cuánto y el cuándo de los productos a elaborar.

Fabricación de Productos: Una vez que Planificación estima lo que se va a producir, los inventarios juegan un papel fundamental ya que permiten calcular el comportamiento de las líneas de producción en base a lo estimado, debido a que el almacén de productos terminados se irá alimentando de los productos que están fabricándose.

Empaque y/o ensamble: Para determinar las prioridades de este departamento, es necesario chequear constantemente los inventarios de productos terminados, ya que de esta manera se podrán centrar esfuerzos en atender los requerimientos que sean necesarios para evitar el aumento de los costos de oportunidad de la empresa y de los clientes.

También representa una herramienta que se utiliza como indicador, para medir la productividad del equipo de trabajo.

Almacén de Productos Terminados: Este almacén debería ser el espejo de las cantidades existentes en el sistema ERP, las empresas que tienen altos porcentajes de confiabilidad de sus sistemas de inventarios están cercanas a un 98% de confianza, sin embargo para ello debe estimarse un porcentaje de merma y pérdidas como parte del cálculo del indicador.

Los reportes de inventario contienen la cantidad de productos, peso y el total en dinero, que representan los productos terminados, por tal motivo es vital la mayor exactitud entre el inventario del sistema versus el inventario de físico de los almacenes.

Otro de los aspectos fundamentales es que mediante un correcto reporte de inventarios, se puede determinar el porcentaje de ocupación de los almacenes, y la capacidad que tienen los mismos para albergar dichas mercancías, ya sea por espacio, condiciones de seguridad y salud laboral entre otros factores.

Distribución de Productos: En esta etapa de la cadena de suministro, el reporte de inventarios de productos terminados, juega un rol importante a la hora de planificar y realizar el picking, ya que de esta manera se evitan pérdidas de tiempo incluyendo en un pedido mercancía que no está disponible en almacenes, y en el caso de que se encuentren en el pedido y el encargado de buscarla para introducirla al medio de transporte, no la consiga se verá en la obligación de seguir en la búsqueda, porque puede ser que se encuentre obstaculizada u oculta por una desorganización del almacén.

En esta etapa facturación también actúa ya que Distribución reporta lo que se facturará y esa información debe descontarse de manera adecuada y automática del sistema, para ir ajustándose los inventarios.

Contabilidad: Para las actividades y cierres contables una de las informaciones que solicita este departamento son los inventarios que tiene la empresa al cierre de cada año fiscal. La mayoría de las empresas hacen un inventario minucioso a final de cada año, con auditorías incluidas para garantizar la exactitud del mismo.

Prevención y Control de Pérdidas: Los hurtos son uno de los elementos de los que la empresa debe cuidarse, existen casos donde se practican estas actividades ilícitas tanto en los propios almacenes como al momento de la distribución de los productos, por tal motivo la paridad entre los inventarios físicos versus el inventario en sistema, son síntomas de que son pocas las anomalías, pero cuando existen bajos porcentajes de confiabilidad de inventarios son un alerta de que pueden estar presentes hurtos, inadecuada ejecución de las actividades por parte de alguno de los departamentos involucrados, o sencillamente un fallo en el cumplimiento de los procedimientos establecidos, sin embargo es importante determinar el punto exacto de la falla para tomar las acciones correctivas.

Por todo lo antes expuesto se puede observar la importancia y el valor agregado que ofrece una adecuada Gestión de Inventarios en las organizaciones, por tal motivo debe establecerse los lineamientos adecuados para que cada actividad que esté relacionada con el mismo se ejecute de manera correcta.

Autor: Ing. Miguel Sánchez (2017)