BPA: Automatización del Buzón de Sugerencias (II)

Anteriormente hemos visto como de una forma rápida y sencilla, se puede crear un buzón de sugerencias caso que tengamos Microsoft 365. En este artículo mostraremos como crear procesos automáticos con Power Automate para ayudar a la gestión de las mismas.

Una de las requerimientos básicos y comúnmente más solicitados, es poder notificar a alguien cuando un nuevo registro se ha añadido. En este caso, notificaremos al responsable de la gestión del buzón que se ha añadido una nueva sugerencia. Gracias a que SharePoint se integra completamente con Power Automate, podremos asociar el evento de creación de un nuevo elemento de la lita con éste para generar un mensaje personalizado a un usuario o un grupo de usuarios que se desee. Para no empezar de cero y cómo es algo habitual, ya existen una serie de plantillas por defecto que te crean por defecto flujos como el que vamos a diseñar. En el siguiente vídeo puedes ver cómo crear este flujo de notificación:

Vamos a añadir una funcionalidad más, y además de notificar que existe una nueva sugerencia, incluiremos la posibilidad de añadir las acciones de aprobación o rechazo de la misma. Lo interesante en este caso es que tanto sea por correo o por Teams, el responsable de la aprobación recibe directamente unos enlaces en el mensaje para registrar su decisión, sin necesidad de acceder a la sugerencia en cuestión y de forma rápida y sencilla desde su dispositivo móvil. Para ello, además de modificar el proceso para añadir el flujo de aprobación, registraremos la decisión en una nueva columna con el estado de la decisión.

En el siguiente artículo veremos como crear sugerencias mediante Bot.