Cómo administrar mi dinero - Presupuesto

Tener un presupuesto permite evaluar y tomar decisiones a tiempo para ajustar el camino

En el mundo de los negocios el presupuesto tiende a imaginarse como un concepto complejo cuando en realidad es una de las herramientas más usadas por el público en general para administrar sus gastos. De hecho la Real Academia lo define como la “cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana”. El tema se vuelve muy complicado cuando no hay información suficiente, o bien cuando se cree que el presupuesto solo deben elaborarlo “los grandes”.

El presupuesto demanda estimar qué utilidades se pueden esperar a partir de un cierto nivel de ventas considerando los costos y los gastos “conocidos” a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Es en esencia un estado de resultados proyectado para un mes, un trimestre o todo un año completo.

Generalmente la razón por la que empresarias o emprendedores perciben que hacer un presupuesto es algo “muy elevado” es porque la empresa aun no ha forjado la disciplina de tener información real y disponible para poder estructurarlo. En algunos negocios no se tienen registros diarios sobre los ingresos, las ventas, la facturación, tampoco hay detalle de las compras y de los gastos, y así verdaderamente es muy complicado armar un presupuesto que permita estimar con anticipación cuales serían las utilidades esperadas y si estás serían satisfactorias para las aspiraciones de los dueños o de los socios involucrados. Estos son los puntos centrales para armar el presupuesto:

• Ingresos: Revisa las ventas reales del periodo anterior (p. Ejem el mes, el trimestre o todo el año anterior) y estima cuanto más podrías vender considerando la situación actual. Importante analizar cada cliente y lo que podrían comprar todos los prospectos que se tengan si es factible que se concrete el negocio.
• Costo Variable: Las compras representan el costo variable y en algunas negocios puede ser hasta el 90% de la venta. Para el ejercicio analiza si subirán los precios, cómo estará el tipo de cambio, habrá escasez, factores políticos, clima…
• Costos fijos y Gastos: Esto es lo que cuesta operar la empresa y no depende de las ventas. Para fines del presupuesto es vital conocer cuánto se ha gastado en el periodo y buscar lograr ahorros del 3 - 5%. La productividad y la eficiencia son los ingredientes centrales en este renglón.

Un buen presupuesto debería considerar el conocimiento del mercado para proteger las ventas actuales junto con crecimiento que debería llegar gracias a lograr venderle más a los mismos clientes y/o por la conversión de prospectos que aporten nuevos ingresos. El ejercicio debe ser hecho para CRECER, esa es la mentalidad correcta. 

Si el presupuesto se basa en RECORTAR para obtener utilidades, regularmente es una medida de corto plazo que en algún momento se agota puesto que ya no es posible ahorrar montos importantes en costos fijos como agua, luz, teléfono, mantenimiento, nómina. Llega el día en el que se tiene que pagar “un mínimo” (como el teléfono) y llegando a ese punto hay poco por hacer. 

Una vez que la organización ha logrado proyectar los ingresos al máximo y ajustado los costos y gastos al mínimo bajo con un enfoque real y alcanzable, es momento de comunicar a todos los integrantes su participación y sus responsabilidades para ejercer el presupuesto aprobado.  

Comúnmente el impacto es positivo para la gente gracias a que todos saben y entienden que el presupuesto es de todos y que cada quien es responsable de cuidar su parte. Con esta línea se distribuye la responsabilidad para supervisar el buen uso de los recursos y se permite que las decisiones se tomen a lo largo de toda la estructura, con lo cual se evita caer en la práctica arcaica de que “todo me lo tiene que autorizar mi jefe”.

Liberado el prepuesto para el periodo acordado el siguiente paso es revisar constantemente que los resultados se estén dando. Para el equipo comercial la meta siempre podría ser SUPERAR el presupuesto, mientras que para los equipos de administración y operaciones la mira debería estar en REDUCIR o en no gastar todo lo previsto. Cuando la empresa está bajo esa sincronía, en el momento en que se presenta una contingencia como la que vivimos, es mucho más fácil reaccionar y tomar decisiones. 

Si bien el presupuesto ya ha sido aprobado, es importante estar al pendiente de que los ingresos se estén dando. No tendría ningún sentido ejercer y agotar un presupuesto de costos y gastos sin la garantía de tener los ingresos. Eso solo llevaría a la empresa a no generar utilidades o bien a perder dinero por la falta de responsabilidad de cada una de las partes para vigilar el desempeño del negocio.

Para algunas empresas el seguimiento deber se diario y para otros el presupuesto puede ser revisado semanal o mensualmente. Aquí la clave es ver al presupuesto como la herramienta que permite destinar los recursos necesarios para obtener los resultados esperados tomando decisiones a tiempo.

¿El presupuesto de tu negocio está al día?