Cómo aumentar la eficiencia operativa con tecnología
Julio M. Castro Huerta
Apasionado de Ayudar a las Empresas en Crecimiento a Operar, Administrar y Controlar como los Grandes.
En esta ocasión vengo a hacerte una pregunta: ¿Qué tan eficientes son los procesos de trabajo de tu compañía? Muchas veces las empresas suelen dejar para después las áreas de oportunidad que perjudican sus actividades y que terminan por hacer estragos en ingresos y en la relación con proveedores y clientes. Esto pasa porque resolver estas áreas significa tener que invertir tiempo y recursos para mejorarlas; y estos dos factores no siempre sobran.
Sin embargo, dejar que el elefante en la habitación se haga más grande puede aumentar riesgos que no se tenían contemplados. Por ejemplo, lo que puede ser un retraso de 10 minutos en entregas, más tarde se podría convertir en retrasos de horas y días; el pago de una herramienta que no se utiliza, será una gran pérdida a lo largo de los meses; un producto mal revisado, terminará en quejas y en una mala reputación; una revisión de inventario sin hacer se verá reflejada en la pérdida de productos o déficit de artículos.
La eficiencia operativa ayuda a corregir y prevenir los pequeños, o grandes, errores. Esta herramienta simplemente se trata de hacer las cosas de forma correcta, y busca cumplir con seis objetivos:
¿Crees que tu empresa ya cumple estos objetivos? ¿En dónde se encuentra esa área de oportunidad que podría estar perjudicando los procesos internos? Si no cuentas con una respuesta a estas preguntas, te cuento más sobre los posibles obstáculos que podrían estar aquejando a tu organización.
Obstáculos en la eficiencia operativa de tu empresa
Falta de visibilidad y control
¿Te parece difícil identificar los cuellos de botella, las pérdidas, los errores y las oportunidades de mejora? Es probable que tengas un problema de visibilidad, quizá porque las tareas y resultados no están centralizadas, o tal vez sí lo están, pero no se cuenta con una buena gestión. Esta falta de control es una de las principales causas del mal manejo de recursos y de la toma de decisiones desinformadas.
Tecnología y herramientas inadecuadas
Una empresa se puede ver entre la espada y la pared cuando no cuenta con las herramientas que suplan sus necesidades operativas. Sucede mucho que cuando hay crecimiento y no se actualiza la infraestructura tecnológica, el sistema administrativo colapsa y el caos comienza.
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Poca capacitación
Tus colaboradores deberían tener buenas habilidades para saber cómo resolver los problemas que se presenten. Al no estarlo se sentirán desmotivados y el nivel de producción disminuirá, lo que creará una resistencia a los cambios o a las nuevas implementaciones.
Cultura organizacional deficiente
Una buena cultura organizacional es aquella cuyos valores, objetivos y metas buscan que las operaciones se realicen en equipo. Las empresas que tienen áreas que no comparten información con otros, o que no estén en constante comunicación, tendrán una mayor probabilidad de fallar en su eficiencia operativa.
La solución a estos obstáculos
En caso de que hayas identificado uno más de estos obstáculos dentro de tu empresa, entonces será momento de darles pronta solución. Lo que yo te recomiendo es que consideres integrar nuevas tecnologías a tus procesos, por ejemplo, la automatización hace que el trabajo se reduzca en tiempo, además de ejecutar tareas con mucha más precisión. Si tienes mucha carga de trabajo en la parte de facturación, pagos, envío de correos, y más, esta tecnología puede ayudarte a programar esos pendientes para que te concentres en cuestiones más retadoras.
Otro tipo de herramienta moderna que es muy empleada en la eficiencia operativa es el análisis de datos. Un método para recopilar toda la información que generan tus clientes, proveedores, colaboradores, y socios, para después llevarla a una plataforma que visibilice aquellos aspectos que no puedes percibir con solo ver tus hojas de cálculo. Suena a un proceso tardado y complicado, pero los software de hoy en día hacen todo de forma automática y en tan solo unos minutos. Para que tú, como líder, puedas reflexionar las conclusiones de ese análisis y tomar decisiones basadas en él.
Para la parte de más control y visibilidad, algunas empresas tienden a implementar plataformas distintas para cada área y proyecto. Yo te recomiendo buscar una sola que te ayude a obtener la información de las operaciones de tu organización, en tiempo real y que pueda ser utilizada por todos tus empleados. Esta solución promoverá la comunicación efectiva y te dará la oportunidad de estar al tanto de todo lo que sucede en la compañía.
Por último, te aconsejo que busques una herramienta que sea flexible y móvil, que se adapte a las distintas necesidades de tus equipos y actividades. Una plataforma que te brinde muchos módulos y funciones que realmente no vas a usar, solo hará que tus colaboradores se sientan agobiados. Al igual que si integras una solución que no cuente con lo que necesitan para trabajar correctamente. Estudia tus opciones, platica con tus colaboradores y analicen cuál plataforma o sistema les dará más ventajas a corto plazo, pero que también les seguirá ayudando cuando los clientes y solicitudes de trabajo vayan aumentando.
En conclusión…
La tecnología es una herramienta fundamental para aumentar la eficiencia operativa de las empresas. La automatización de procesos, la mejora de la visibilidad y la correcta gestión, el análisis de datos, la colaboración y la comunicación, y la movilidad y flexibilidad, son algunas de las formas en que la tecnología puede ayudar a tu compañía a reducir costos, mejorar la calidad de productos y trabajo, hasta aumentar la productividad.
¿Qué pensarías si te dijera que todas las funciones tecnológicas antes mencionadas las puedes encontrar en una sola plataforma? Así es, un ERP cuenta con la capacidad de centralizar todas tus actividades, generar reportes con los datos de tu empresa, brindar mayor acceso a la información de cada área y colaborador, así como ofrecer una gran adaptabilidad ante los requerimientos de una organización.
Esta herramienta específica además gestiona las relaciones con los clientes y proveedores de manera más efectiva y eficiente, lo que puede ocasionar una mayor retención, mejores experiencias de servicio, y un óptimo manejo de costos y recursos.
Si te interesa poner a prueba una de estas plataformas, no dudes en mándame un mensaje para conocer más sobre ella. Yo podré resolver tus dudas e incluso tendrás la oportunidad de ver la herramienta en uso, en una demostración gratuita con uno de nuestros ejecutivos.
¡Brindale a tu empresa la mejor tecnología para mejorar su eficiencia operativa!