Cómo comunicar y liderar en una negociación para que sea efectiva

Conocer algunos elementos que intervienen durante una negociación resulta fundamental para conseguir resultados satisfactorios. Cuando tratamos de alcanzar un buen acuerdo es desaconsejable dejar el desarrollo del proceso al devenir de los acontecimientos sin haber analizado previamente todos los aspectos relevantes. Para negociar con fuerza debemos tener en cuenta ciertos puntos básicos relacionados con habilidades de liderazgo y comunicación para una negociación efectiva.

Etapas en una negociación

Podríamos resumir las fases de un proceso negociador en cuatro:

1. Preparación.
2. Apertura y táctica para la colocación de las anclas con las precauciones necesarias.
3. Desarrollo o danza de la negociación.
4. Cierre con posible acuerdo y distribución en la ZOPA.

Habilidades para negociaciones efectivas

Desde la perspectiva del liderazgo, para sentarnos en una mesa con la voluntad de alcanzar acuerdos satisfactorios debemos valorar una serie de claves especialmente significativas en el tema que nos ocupa:

• Administrar convenientemente el ritmo de la negociación.
• Haber trabajado nuestro autoconocimiento y nuestra inteligencia emocional.
• Nuestra capacidad para el pensamiento crítico y la generación de alternativas.
• Entrenamiento para la resolución de conflictos.
• Establecimiento de un marco para la negociación que nos resulte beneficioso.

Una negociación es un proceso complejo de comunicación en el que interactúan distintas partes que a priori tienen posturas contrarias o intereses que entran en colisión. Por lo tanto, las habilidades comunicativas resultan muy importantes en todo momento y es posible entrenarlas.

En una negociación no debemos centrarnos solo en el aspecto racional. La manera en la que gestionamos las emociones y afrontamos la resolución de conflictos de forma constructiva es fundamental. En este sentido, junto con elementos racionales como la elección de la estrategia o las condiciones en las que se va a producir (marco), la inteligencia emocional adquiere mucha relevancia en el proceso.

James Sebenius, uno de los expertos más reconocidos del mundo en negociaciones complejas, profesor de la Escuela de Negocios de Harvard y creador del concepto «La negociación 3D» explica que en la estrategia es importante concentrarse en los intereses subyacentes de las distintas partes.

Sebenius plantea que hay que poner el foco en lo que realmente importa a quienes participan en el proceso, lo que les interesa, más allá de centrar la atención en las posiciones que asumen. En este punto, en mi opinión, interviene considerablemente nuestra capacidad de escucha y, de forma especial, la de empatizar. Desde la empatía podemos tratar de entender cómo se sienten nuestros interlocutores o interlocutoras desde la comprensión de sus propios contextos.

Errores frecuentes en una negociación

Uno de los errores más frecuentes que se dan al negociar es afrontar este momento sin una preparación minuciosa. Evidentemente el desarrollo de los acontecimientos puede trastocar nuestros planes iniciales. No obstante, cuanto más preparada o preparado nos enfrentemos a la situación, más capacidad de anticipación, adaptación y respuesta desarrollaremos.

Por otro lado, ocurre a menudo que cuando surge el conflicto las personas se centran en quienes tienen enfrente sin el ánimo de entender los contextos desde los que se comunican. En todo caso, es necesario que la posición de la persona no nos desvíe del problema. Cuando se deja a un lado la inteligencia emocional, se pierde de vista el contexto desde el que la otra persona está negociando y, en consecuencia, dejamos de obtener mucha información que puede ser sustancial. En este sentido, para que la comunicación en la negociación sea eficaz es necesario que los mensajes que transmitimos a nuestros interlocutores o interlocutoras incorporen elementos significativos de la realidad de las partes que están involucradas.

En el momento en el que nos preparamos para una negociación, que puede darse en todos los ámbitos de nuestra vida, no solo en el de los negocios, debemos identificar al menos tres elementos clave:

• Valor de reserva (marca el límite de lo que estamos dispuestas/os a aceptar).
• BATNA (mejor alternativa de la persona que negocia en el caso de que la negociación no se lleve a cabo).
• Objetivo para negociar.

¿Qué son la ZOPA y la ZONA en una negociación?

Es importante conocer los conceptos a los que se refieren los términos usados en el tema que nos ocupa por su significación en el proceso, aunque no se trate de ser especialista en la materia. ZOPA (Zone of Possible Agreement) alude al rango de una negociación, marca el espacio que queda para un posible acuerdo. Es decir, existe cuando hay posibilidad de acuerdo. En el caso de una compraventa, por ejemplo, esto ocurre cuando el precio que está dispuesta/o a recibir una vendedora o vendedor está por debajo de lo que pretende pagar la compradora o el comprador.

Si una de las personas intervinientes presenta un ancla en la negociación, esto es, una primera oferta, y toma así la iniciativa pero lo que ofrece se sale de la ZOPA, puede hacer que la negociación fracase. Este es uno de los momentos críticos en un proceso negociador. De ahí que entre en juego de una forma tan decisiva nuestra capacidad analítica. De hecho, la negociación en sí comienza cuando una de las partes que participan coloca un ancla. A partir de esto se produce la conocida como «danza de la negociación» con ofertas y contraofertas.

En el ejemplo al que nos referíamos anteriormente, el de una compraventa, si lo máximo que quien compra pretende dar es inferior a la cantidad límite que se ha marcado quien vende y por debajo de la cual no tiene disposición a aceptar, no habría ZOPA, sino ZONA (Zone of no Agreement). La probabilidad de que haya un acuerdo bajaría. Las tácticas para la colocación de anclas requieren en todo caso tomar precauciones para que no se pierdan oportunidades de negociación. Aquí una vez más entran en juego nuestras habilidades comunicativas. Nos interesa atender el cómo y el cuándo transmitir nuestros mensajes sin dejar de analizar el impacto que estos provocan en nuestras interlocutoras o interlocutores.

La importancia del BATNA

Acudir a una negociación con habilidades comunicativas desarrolladas y con un buen BATNA, nos dará mucha fuerza. Pero, ¿a qué nos referimos con este acrónimo? En inglés se corresponde con la expresión Best Alternative to a Negotiated Agreement, es decir, la alternativa que la persona que negocia tiene en el caso de que no se alcance un acuerdo y la negociación se trunque. Por entendernos quizá mejor, su plan B.

El concepto fue desarrollado por Roger Fisher y William Ury. Representa un factor psicológico destacado, ya que nos sentamos en una mesa para llevar a cabo un proceso de este tipo desde la convicción de contar con una buena alternativa si no llegamos a acordar nada que nos resulte satisfactorio. La negociadora o el negociador acude con confianza, es consciente de que tiene otra opción.

Para identificar tu BATNA es recomendable:

• Preparar un listado de posibles alternativas en el caso hipotético de que la negociación no sea fructífera.
• Realizar un análisis minucioso de cada una de las alternativas.
• Elegir la mejor opción entre el abanico de posibilidades que hayamos identificado, es decir, nuestro BATNA.

En la fase preliminar es conveniente trabajar nuestra mejor alternativa al acuerdo negociado y el límite de lo que estamos dispuestas/os a aceptar. A este respecto, James Sebenius, a quien mencionamos antes, subraya la importancia de prestar atención a la etapa preparatoria. La idea de negociar en 3D hace referencia precisamente a preparar una situación prometedora para que en la mesa de negociación tengamos claras posibilidades de conseguir un buen acuerdo.

Amenazar con levantarse de la mesa de diálogo

¿Es aconsejable amenazar con levantarnos de la mesa si no nos satisface cómo se está llevando a cabo el diálogo entre las partes? Según Sebenius, en alusión nuevamente a la importancia de la preparación, antes de sentarnos debemos analizar en qué momentos quizá debamos amenazar con irnos de la mesa. «Si uno no es capaz de amenazar con irse, le va a resultar muy difícil poder negociar eficazmente», advierte. Además, añade que en muchas ocasiones se cree que amenazar con abandonar una negociación es un último recurso en caso de que esta fracase, pero eso lleva a quienes participan a perder tiempo en situaciones que llegan a ser muy tensas.