Cómo coordinar las acciones en equipo (y de paso asegurarte de que la gente cumpla)

Hay momentos en que un estilo directivo viene de perlas. Yo lo solía llamar repartir hostias: “tú haces esto, tú lo otro y lo quiero todo listo para las cinco de la tarde”.

Sin embargo, esto –salvo en momentos de emergencia o fuerza mayor- no suele ser la forma más indicada para coordinar acciones en equipo. Porque, ¿te has fijado que aunque te funcione bien en momentos puntuales, en el día a día la gente te falla, por muy directivo sea tu estilo? O quizás debería decir porque es muy directivo tu estilo…

Como comento en mi post sobre la responsabilidad, un estilo directivo puede llegar a desmotivar y matar la creatividad. Porque seamos sinceros, ¿tú te motivas mucho ante un plato de figurativas lentejas?

A la hora de poner en marcha un proyecto en equipo hay muchas fuerzas en juego. Si las conocemos y las manejamos bien, no sólo aumentamos las probabilidades de éxito en la ejecución, sino como efecto secundario se genera un clima de responsabilidad y motivación.

Todas esas fuerzas se recogen en el ciclo de coordinación de acciones. Consta de 4 fases.

1. Preparación

La primera fase a la hora de coordinar un proyecto es la de preparación. Hay una necesidad a la que dar respuesta. En esta fase es fundamental que todos entiendan lo que hace falta. Una pregunta muy útil aquí es “¿qué estamos intentando conseguir?”.

Si se trata de un encargo cerrado, puedes marcarle el objetivo a tu equipo. Aunque en la medida de lo posible yo soy partidaria de marcar una dirección y fijar el objetivo colaborativamente, con preguntas como “¿Cómo podríamos…?” o “¿Y si…?”

2. Negociación

Una vez establecido el objetivo y comprendido por todos (ojo a las expectativas no verbalizadas), se inicia la siguiente fase. La de negociación. ¿¿Negociación?? Sí, porque como podrás ver en mi post sobre la confianza, si no tienes el sincero compromiso de tu gente, su “sí” tiene poco valor. Así que asegúrate de su compromiso con una pregunta de tipo “¿Quieres y puedes hacerlo?” Y después… escucha.

Para facilitar que la gente hable podrías preguntar algo así como “¿En qué estás pensando?”. Una pregunta que hace reflexionar y hablar. Facebook la llegó a quitar y la reinstauró dándose cuenta del poder que tiene.

Otras preguntas útiles para averiguar el compromiso son: ¿Dónde están las oportunidades y amenazas? ¿Cómo lo piensas abordar? ¿A quién involucrarás? ¿Cuándo nos sentamos para verlo? 

En esta fase, recuerda con quién está la responsabilidad y procura no hacerte con responsabilidades que no te corresponden. Sólo ofrécete: “¿Necesitas algo?” “¿Cómo puedo ayudar?”

También procura contener el Monstruo de los Consejos que todos los directivos llevamos dentro. Ya sé que tienes muchas ideas sobre cómo se puede cumplir el objetivo. No digo que no los compartas, pero en el primer momento no limites a esos profesionales de primera con tu punto de vista. Deja que se responsabilicen, se ilusionen y se se hagan cargo las personas de tu equipo, y ofrece tus ideas como una opción más.

Finalmente, procura que haya espacio para el no, no sé, la opinión y la equivocación. En todo caso, el “no” es a la tarea, y no a ti como su manager…

Recuerda que hasta que no tengas una respuesta afirmativa sincera de tu equipo, no hay compromiso. Y si no escuchas a tu gente, no vas a ver las causas de una posible falta de compromiso; sólo los síntomas en forma de poca motivación, faltas en las entregas o mal ambiente.

3. Ejecución

En la fase de ejecución, según tu nivel de confianza en tu equipo, estarás más o menos pendiente, pero debes estar siempre disponible. Porque las circunstancias pueden cambiar y en ese caso las personas tenemos derecho a revocar o renegociar un compromiso adquirido. Eso sí, cuanto antes, mejor, para tener tiempo de reacción. Así que si ves que no se está cumpliendo de la forma acordada, la pregunta ideal es “¿Qué ha cambiado para que no estés cumpliendo con tu compromiso?”

4. Evaluación

Has marcado el objetivo de forma colaborativa y todo el mundo estaba alineado. Has hecho las preguntas adecuadas, has dejado la responsabilidad con quien está y has conseguido el compromiso de tu gente. Todo ha llegado a buen puerto sin que te dejaras 10 años de tu vida por el camino. 

¿Ahora qué más..? Pues lo primero, ¡celebrar! Ese gran olvidado en los equipos atareados. Y lo segundo, aprender. ¿Qué ha ido bien? ¿Por qué? Fija las claves del éxito; hazlas conscientes para que podáis repetirlas. ¿Qué se podría mejorar? ¿Cómo? Analiza el error para poder evitarlo a futuro. El tiempo invertido en esta fase se recupera con creces en posteriores proyectos.

La primera vuelta al ciclo de coordinación de acciones cuesta. Pero una vez empieces a experimentar con él, te acaba enganchando.

Y no, no te hace menos líder. Sí menos jefe. Menos mal.

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