¿Cómo debería ser el ESPACIO de TRABAJO ideal según la NEUROPRODUCTIVIDAD?

Existe un motivo estrella que proviene del entorno, por el cual los participantes de los talleres de Neuroproductividad que Miquel Nadal y yo impartimos en las empresas, reconocen que no son tan productivos como quisieran.

Ese motivo son las interrupciones por parte de sus propios compañeros.

Entonces, les preguntamos qué podrían hacer para reducirlas.

La respuesta siempre suele ser la misma. Es imposible, no hay nada que hacer.

No nos damos por vencidos fácilmente y preguntamos el porqué.

Las respuestas suelen ser las siguientes:

-   No me puedo negar a ayudar a mis compañeros cuando lo necesitan

-  La distribución del espacio de trabajo facilita las interrupciones

Sobre la primera cuestión, nuestro argumento es que todo se puede hablar y negociar si está bien justificado y hay buena voluntad para mejorar los procesos.

Vamos a poner algunos ejemplos:

• ¿Se puede poner un horario de “tutoría” para consultas internas?
• ¿Se puede acordar una o dos horas de “no interrupciones internas” en toda la organización o departamento?
• ¿Se puede crear un documento compartido de “preguntas frecuentes”?

Cuando planteamos estas cuestiones muchos participantes ponen cara de desaprobación.

Hay resistencias. Los cambios cuestan. Nuestro cerebro tiene como principal objetivo sobrevivir. Y para ello su mejor estrategia es ahorrar energía.

Llevar a cabo un cambio supone construir nuevas conexiones neuronales y eso es un gasto energético importante.

Por lo tanto, el cerebro se aferra a cualquier argumento o excusa para evitar ese cambio, que como ya hemos dicho, consume energía.

Nosotros solemos decir, ¿os imagináis a un cirujano al que le interrumpen en medio de una operación a corazón abierto? No, ¿verdad?

¿Por qué es diferente un cirujano a un desarrollador de software que está solucionando un error de lo que ha programado? 

En algunas ocasiones, personas muy cansadas de las constantes interrupciones que reciben se atreven a probar esas “horas de tutoría” para dudas internas. O incluso prueban ese tiempo de no interrupciones internas para toda o parte de la organización, “la hora de la biblioteca”.

Normalmente, estas medidas tienen muy buen resultado, especialmente si esos cambios vienen promovidos por los/las supervisores/as y si se asigna una persona responsable de llevarlo a cabo y mantenerlo.

Entre compañeros del mismo rango suele ser más difícil pero también es posible.

Vamos ahora con la segunda cuestión: el espacio de trabajo actual favorece las interrupciones y distracciones, y esto tiene efectos nefastos en nuestra productividad.

Este tema suele ser incluso una excusa excelente para ni tan siquiera probar las medidas de los “horarios de tutorías internas” o “la hora de la biblioteca”.

Por eso quiero afrontarlo en este artículo.

La excusa es muy buena porque si hay algo que cuesta cambiar en una empresa, es su manera de distribuir el espacio de trabajo e incluso el mobiliario.

Sobre todo, por el coste económico que eso supone.

Por eso, cuando se construyen nuevas oficinas o lugares de trabajo es tan importante tener muy en cuenta el tipo de trabajo que se va a desempeñar en cada espacio, y no dejarse llevar sólo por lo que se ha hecho siempre, o por la estética.

Hay que primar que el espacio sea funcional y útil. Parece obvio, pero no sé porqué la realidad es otra muy distinta.

Antes de aportar algunas soluciones o alternativas a lo habitual, vamos a analizar cuáles son los principales problemas en cuanto a la distribución de los espacios de trabajo y el rendimiento de las personas que trabajan en ellos.

Problemas habituales de los espacios de trabajo que perjudican la productividad

1)    Espacio de trabajo fijo. Independientemente de la tarea que tienes que realizar, siempre la debes hacer en el mismo espacio, mesa o despacho.

2)    Espacios de trabajo cerca de pasillos donde circula mucha gente. Dificultades para concentrarse en las tareas en esas zonas. Lo mismo sucede con los espacios cercanos a las zonas habilitadas para tomar un descanso o un café.

3)    Espacios de trabajo cerca de la puerta de entrada sin un espacio de recepción claro. Siempre hay personas ajenas a la empresa que vienen de visita y te distraen porque no saben a quién deben dirigirse y te toca a ti por cercanía.

4)   Espacios de trabajo de personas o departamentos, que por la naturaleza de su oficio, necesitan hablar gran parte del tiempo (atención telefónica al cliente, equipo de comerciales telefónicos, departamento de selección de personal…) no aislados acústicamente.

5)    Insuficientes espacios para las reuniones o videoconferencias. Sustitución de reuniones por correos electrónicos interminables, o realización de reuniones y videoconferencias en lugares que pueden molestar a los compañeros.

Soluciones o alternativas que proponemos en cada caso

Hay que tener en cuenta que no es lo mismo trabajar en una oficina, que en una fábrica o en un laboratorio. Hay puestos de trabajo que por su naturaleza requieren que estemos en un mismo lugar. En ese caso, no hay nada que añadir.

Pero vamos a centrarnos en aquellos puestos de trabajo que no requieren de un lugar específico, que lo único que se necesita es un ordenador y conexión a un servidor interno o a Internet.

1) Recomiendo que existan espacios por tipos de tareas o actividades, no por departamentos

a) Zona de Alta Concentración

¿Te imaginas un lugar específico para tareas de alta concentración? Seria un espacio muy similar a una biblioteca. Un espacio libre de interrupciones.

La neurociencia nos dice que el tiempo máximo de concentración al día es una media de 210 minutos. Si nos exigimos más tiempo haciendo tareas complejas nos desgastaremos y las últimas horas del día o incluso el día siguiente tendremos un rendimiento muy bajo.

Por eso, debemos poner una limitación de forma que no puedas estar más de 3’5 horas diarias en ese espacio.

La "normativa" del uso del espacio te ayuda a ser más productivo, ¿no es genial?

Además, también permites que otras personas puedan estar allí y que tus compañeros puedan consultarte cosas al no estar siempre en este espacio.

Según la neurociencia lo lógico sería que utilizases esa zona de alta concentración en tus horas de máxima energía. En este sentido hay personas que tienen más energía por la mañana (cronotipo matutino) y otras que tienen más energía por la tarde (cronotipo vespertino).

Encuentra tu momento de máxima energía para usar esta zona de alta concentración.

A nivel de capacidad, ese espacio debería tantas plazas como personas matutinas, que es la mayoría de la población.

b) Zona Estándar

Este espacio estaría diseñado para tareas individuales simples o que no exijan mucha concentración. Aquí se permitirían las interrupciones o consultas.

c)  Zona de Reuniones

El típico espacio para reuniones, videoconferencias, formaciones u otras tareas que requieren trabajar en equipo. Es muy importante que esté bien aislado acústicamente.

d) Zona de Descanso

Un espacio para los descansos. Ya sea para comer un poco, hacer un poco de ejercicio o socializar con los compañeros. Eso sí, debe ser una zona donde estén “prohibidas” las pantallas, con el fin de que nuestros ojos y nuestro cerebro descansen y desconecten de verdad.

Objetivo general

La idea es que cada persona pueda ocupar cualquier lugar.

Es decir, que las personas que trabajen en la organización no dispongan de un lugar fijo y que todo lo que se use para trabajar sea portátil.

Para ello se deberá disponer de unas taquillas para guardar todos los dispositivos y el material utilizado para trabajar.

Ya hay empresas que están usando este sistema y los resultados son muy esperanzadores.

Aquí podéis leer el ejemplo de la nueva sede de PepsiCo en Cornellà (Barcelona).

Cada día puedes sentarte con un/a compañero/a diferente, hecho que ayuda a socializar, reducir el número de correos electrónicos (en el caso de PepsiCo se habla de un 40% menos de e-mails) y a conocer mucho mejor a otros departamentos de la empresa.

Una visión más global de la empresa u organización puede ayudar a reducir los frecuentes conflictos que existen entre los diferentes departamentos como desarrollamos en los siguientes artículos:

Por qué hay DEPARTAMENTOS MÁS PRODUCTIVOS que otros (y cómo gestionarlo)

COMERCIALES vs PRODUCCIÓN: Tratado de PAZ

2) Estudia bien las zonas de circulación por donde pasa la gente

Trata de establecer las zonas de circulación de forma estratégica.

Para ello, procura que las zonas más cercanas a los pasillos sean las Zonas Estándar que hemos citado anteriormente, es decir, aquellas destinadas para hacer trabajos que requieran poca concentración.

Las zonas cercanas a las salas de reuniones o de descanso también deberían ser Zonas Estándar.

3) Clarifica la recepción de personas externas

Ponte en la piel de una persona externa a la organización que llega a tu espacio de trabajo. ¿Hacia dónde te dirigirías?

¿Hay alguien encargado de recibir a esa persona?

¿Puede destinarse una zona específica para ello?

¿Puede asignarse una persona responsable y que ese rol sea rotativo?

¿Puede haber una persona o grupo de personas fijos que hagan siempre esa función?

¿Cómo vas a indicar o señalar esa zona de forma clara para los visitantes?

4) Crea zonas específicas aisladas físicamente (y acústicamente si es posible) para las personas que ocupan puestos de trabajo que requieren hablar la mayor parte de su jornada

Por ejemplo, el equipo de atención telefónica al cliente (customer service), el equipo de comerciales telefónicos, los entrevistadores que seleccionan personal…

5) Crea suficientes espacios para las reuniones o videoconferencias y/o apuesta por el teletrabajo

Si no tienes suficientes recursos para crear los espacios necesarios para reuniones y conferencias, apuesta decididamente por el teletrabajo.

Permite a tus colaboradores que teletrabajen algunos días a la semana para que puedan hacer videoconferencias o trabajos de alta concentración sin problemas.

Lo que no tiene sentido es no tener recursos para construir salas para videoconferencias o incluso zonas de alta concentración, y no permitir el teletrabajo por miedo a que la gente no trabaje lo suficiente.

Si no confiamos en las personas de primeras, ¿cómo pretendemos que ellos confíen en nosotros y se sientan respaldados por la organización? Es un contrasentido.

En este artículo hablamos sobre cómo generar confianza en tus colaboradores:

El MOMENTO CLAVE para GENERAR CONFIANZA en un miembro de tu EQUIPO

El teletrabajo cada vez se va a ir imponiendo en las organizaciones, especialmente en las del ámbito tecnológico.

¿Quieres liderar el cambio o quedarte atrás y verlas venir?

Y a en tu caso, ¿cómo son los espacios de trabajo en tu organización? ¿Qué te parece muy útil y funcional? ¿Qué cambiarías? Estaré encantado de recibir tu punto de vista en los comentarios.