Cómo diseñar un Modelo de Vigilancia Tecnológica en 4 pasos [desde cero y sin experiencia]

Un Modelo de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva es una herramienta empresarial que permite identificar, analizar y monitorear información, para ayudar a la toma de mejores decisiones.

Si tu objetivo es diseñar e implementar una unidad de Vigilancia Tecnológica que te permita acelerar los negocios de tu compañía, debo decirte que estás en el lugar correcto.

¿No sabes cómo empezar? No te preocupes. Aquí te explicamos cómo puedes hacerlo en cuatro sencillos pasos.

Paso 1. Identifica las necesidades de tu organización

El punto de partida  del modelo de vigilancia tecnológica pasa por generar los mecanismos que permitan identificar cuáles son las necesidades de información en tu compañía. Es importante que estos mecanismos capturen muy bien las necesidades del cliente interno. Para ello es vitalrealicen buenas preguntas, pues para obtener buenas respuestas, es necesario hacer buenas preguntas.

• ¿Cuales  son las prioridades del negocio ahora mismo?
• ¿Cómo se siente con ______ situación?
• ¿Qué oportunidades ves en el horizonte?
• ¿Qué  desafíos ves en el camino para que se hagan realidad?
• ¿Como medirás el éxito de esos resultados?
• ¿Cuales serían los o tres principales resultados que te gustaría ver?

Preguntas como las anteriores ayudarán a cumplir el objetivo del modelo de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva, entregar información con valor a posibles tomadores de decisión.

Pero, ¿cómo lograrlo?. Después de entender las necesidades del cliente interno, es necesario  revisar con qué información cuenta la organización (ya sea sobre legislación, tecnología, nuevos mercados, por citar algunos ejemplos) e identificar las brechas o información que se requiere para cumplir con los objetivos.

Evita caer en errores que ya han cometido otros , establece mecanismos que permitan entregar solo información de valor. Más del 70% de los informes de vigilancia tecnológica desarrollados profundizan y entregan análisis en información que ya es conocida por la compañía, lo cual podrá jugar en contra del modelo vigilancia tecnológica, restándole credibilidad.

Recuerda que las personas encuentran más valor en informes concretos, precisos y con información que les aporte conocimiento para tomar una decisión.

Si te interesa cómo hacer esto de manera más efectiva, descarga la guía práctica para el levantamiento de necesidades del modelo de vigilancia tecnológica en la organización.

[Descarga La guía completa para identificar las necesidades de Vigilancia Tecnológica en las empresas]

Paso 2. Define una cartera de productos y servicios

Una necesidad siempre es satisfecha o con un producto o un servicio. En la Vigilancia Tecnológica no es la excepción. Por eso debes estructurar qué productos y servicios va a desarrollar tu unidad de Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva y cómo estos podrán encajar con las necesidades de la organización, las cuales serán constantemente identificadas en el paso 1.

La estructura de los productos y servicios de Vigilancia Tecnológica puede ser dividida en dos tipos:

· Informes bajo de demanda

Estos informes se orientan a cubrir brechas de información en temas desconocidos para la empresa.

Generalmente las estructuras de estos informes consolidan análisis cuantitativos sobre volumen de mercado, tendencias de desarrollo científico y/o tecnológico,legislación, líderes del mercado, entre otros.

Al realizar este tipo de informes conseguirás una “gran fotografía” del negocio, o de tu competencia, respondiendo preguntas claves como por ejemplo: quiénes son, dónde están, cómo lo hacen, cómo está evolucionando el mercado, bajo qué legislación se rigen, etc.

· Informes o servicios de monitoreo

Este otro tipo de informe se fundamenta en la alineación de la estrategia corporativa (factores críticos de vigilancia) con fuentes de información relevantes, que permitan detectar cambios en el entorno y controlar cada movimiento que pueda generar la toma de una decisión importante.

Aquí es importante entender cómo funciona la web y sobretodo cómo automatizar el proceso. Cuando hablamos de automatizar el proceso nos referimos especialmente a las fases de búsqueda, filtrado y difusión de la información dentro de la organización, pues el análisis de esta información necesita del factor humano para obtener valor. Es un hecho que el exceso de información disponible en la web sobre pasa nuestras capacidades humanas y por ello es importante contar con una o varias herramientas que hagan este trabajo por nosotros.

Con este tipo de servicio pues obtener cosas como:

• Control de los movimientos de la competencia como el registro de nuevos productos, patentes, licitaciones, etc.
• Vigilancia de oportunidades de negocio como licitaciones públicas, ayudas a proyectos de innovación.
• Detectar cambios normativos que afecten al negocio.
  Estar al tanto de noticias relacionas relacionadas con el sector, tendencias, tecnología, etc.

Paso 3. Alinear los recursos

Este paso es muy, muy importante. En este paso vamos a a considerar los tres recursos más importantes, los tres recursos indispensables del modelo: las personas, el software y las fuentes de información.

Un modelo de vigilancia tecnológica no es un software, no son un grupo de personas y no se trata de fuentes de información. Te aseguro que aún teniendo las mejores bases de datos y los mejores software, pero sin las personas que sepan sacarle provecho, poco podrás hacer. Igualmente, si tienes personas expertas en vigilancia tecnológica, con acceso a las mejores fuentes de información, pero no cuentan con herramientas que les permitan analizar y gestionar grandes volúmenes de información, poco podrás hacer…. Por lo tanto es indispensable que planifiques muy bien con qué y con quien vas a trabajar, pues de la correcta alineación de tus recursos, dependerá la calidad de tus productos y servicios, y dependiendo de la calidad tus productos y servicios, las necesidades de tu organización serán resueltas.

Veamos ahora un poco más en detalle por qué son vitales estos tres recursos.

Cuando hablamos de software, podemos decir que básicamente son tres, los tipos de herramientas básicas con las que se suelen poner en marcha las unidades de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva.

• Software de análisis de datos cuantitativos (Excel, Qlik view, Tableau)
• Software de análisis de patentes y minería de texto (las ya conocidas)
• Software de monitoreo de la web y filtrado automático (mussol, etc)

Es importante partir que las personas que trabajen dentro del modelo de vigilancia tecnológica  tengan un conocimiento o Know how específico en el tema. Dentro de sus habilidades, deben estar competencias necesarias para buscar, recolectar, procesar y analizar información, tanto en fuentes estructuradas como internet libre.

Además, es vital que dichas personas cuenten, de manera directa o indirecta, con cierta visibilidad dentro de la organización. De este modo podrán acceder y entregar información de interés, según corresponda, en cada uno de los niveles a los que ésta necesita llegar.

Si bien es cierto el software y las personas con conocimiento empiezan a agregar valor, no sería lo mismo sin su insumo principal: la información. Contar con información especializada, validada y con total credibilidad permite entregar mejores soluciones a la compañía.

Es por ello que como mínimo, el modelo debería contar con acceso a:

1. Fuentes de información tecnológica: Bases de datos de patentes, etc.
2. Fuentes de información científica: Bases de datos de publicaciones peer review, proyectos de I+D, etc.
3. Información de mercado: Pudiendo ser información abierta o casas especializadas tipo Euromonitor, CBI, Mintel, etc. 

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Paso 4. Coordinar los flujos de información del modelo de vigilancia tecnológica

La información es como el agua. Es indispensable y necesita recorrer un camino para llegar a quien está sediento. Por ello, es clave definir un buen, o más bien, un excelente canal de comunicación entre la unidad de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva y el personal estratégico.

De nada va a servir tener los mejores productos y servicios de vigilancia tecnológica si estos no llegan a los colaboradores de la organización. En la vigilancia tecnológica, la información compartida es más y la carga es menos.

Este es uno de los primeros posts que vamos a ir compartiendo para llevar contenido, experiencia y herramientas prácticas para mejorar la Vigilancia Tecnológica en la organización.

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