Cómo el Work In Progress liquida a nuestro trabajo – Y cómo revertirlo
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Cómo el Work In Progress liquida a nuestro trabajo – Y cómo revertirlo

Ah, los humanos, bellas criaturas optimistas. Creemos que podemos terminar las cosas más rápido de lo que realmente podemos, así que tenemos cargado por defecto el “Sí a todo” a las solicitudes que probablemente deberíamos rechazar, o al menos posponer.

También tendemos a subestimar la cantidad de interrupciones que nos desvían de terminar un trabajo a tiempo. Antes de darnos cuenta, son las 8 de la noche de un domingo, y en lugar de pasar tiempo con nuestras familias, leyendo, cocinando o mirando el fútbol, estamos trabajando en lo que tenemos que entregar mañana a las 9 de la mañana. Debido a que creemos que podemos hacer las solicitudes antes (ah, bellas criaturas optimistas), nos preparamos para un ritmo insostenible que nos lleva directamente al abismo. Siempre estamos corriendo de atrás en lugar de ponernos al día.

Si eso les suena familiar, entonces probablemente conozcan la sensación de trabajar en demasiadas cosas a la vez. Demasiado trabajo al mismo tiempo, a menudo denominado "trabajo en progreso" o "WIP" para abreviar, puede sabotear su capacidad para entregar el trabajo a tiempo. Es lo mismo para los equipos que para las personas: cuando comenzamos a trabajar más rápido de lo que lo estamos terminando, no solo afecta a nuestros proyectos actuales; también retrasa el progreso de nuestro trabajo futuro, sobrecarga a los miembros del equipo y obstruye los flujos de trabajo.

¿Por qué nos sobrecargamos hasta el punto de hacer del domingo el nuevo lunes? Si bien es importante reconocer los factores estresantes de la organización, como las culturas de agotamiento o los jefes tiranos, muchas de las razones por las que estamos abrumados comienzan con nuestras propias acciones. Estas son algunas de las razones bien intencionadas por las que nuestro trabajo puede llevarnos demasiado trabajo:

·        Uno, como jugador de equipo, no quiere decepcionar al equipo. Nadie quiere ser la persona que hace que nos veamos vagos o incompetentes, por lo que seguimos aceptando nuevos trabajos porque creemos que nosotros (ah, bellas criaturas optimistas) somos los únicos que tiramos para adelante y hacemos que el equipo se vea inteligente y capaz.

·        Además, asumimos más trabajo del que tenemos la capacidad de hacer porque comenzar algo nuevo y brillante es más divertido que hacer el trabajo duro que se necesita para terminar algo complicado y poco atractivo. El pasto del vecino es más verde, dicen.

·        En muchos casos, "sí" es más fácil de decir que "no", especialmente para el jefe o las personas que nos gustan. ¿A quién le gusta rechazar a un amigo o quién se siente bien al rechazar la solicitud de un gerente? Si está trabajando en una cultura orientada al poder, "no" puede que ni siquiera sea una respuesta aceptable.

A pesar de nuestras mejores intenciones, cuando asumimos más trabajo del que podemos terminar en el tiempo que creíamos posible, nos sobrecargamos a nosotros mismos y a nuestros equipos. Para cambiar nuestro comportamiento, necesitamos cambiar nuestra mentalidad, comenzando con la idea de que lo que es posible no siempre es probable.

Por qué es importante la sobrecarga de WIP

Si uno tiene demasiado WIP, es porque está trabajando en demasiadas cosas al mismo tiempo. Esto dispersa nuestra atención en varias cosas, robando tiempo y dinero del negocio y poniendo en peligro nuestra capacidad de entregar un trabajo de alta calidad. Otros tienen que esperar más de lo que desean para obtener lo que desean, y la empresa para la que trabajamos pierde dinero debido a la demora.

Debido a que nos apresuramos a terminar las cosas, el resultado no es el brillante unicornio arco iris que el negocio espera. En cambio, el negocio sufre. Los miembros del equipo sufrimos. El talento realizado se frustra y sigue adelante, cabeza gacha, pies arrastrándose.

Cómo desenmascarar la sobrecarga

Esta es la parte relativamente simple: para desenmascarar la sobrecarga, tenemos que hacer visible el trabajo. Kanban es un método popular para visualizar el trabajo, porque no requiere mucho tiempo extra, no cuesta una fortuna y no introduce caos en el sistema. Cuando se ve nuestro trabajo, también podemos ver los problemas que estamos enfrentando, como el trabajo atascado, las entregas complicadas o los proyectos tardíos, por lo que podemos (comenzar a) hacer algo al respecto.

Como en la vida casi todo tiene solución, ahí vamos: Creemos un tablero Kanban, usando un tablero físico si no tenemos una herramienta electrónica. Asignemos nuestro proceso en la pizarra y usemos notas adhesivas para representar todo nuestro trabajo parcialmente completado, o WIP. El trabajo parcialmente completado es costoso, por lo que es importante analizar qué lo hace moverse más rápido o no moverse en absoluto.

Cuando notemos que una parte del trabajo está atascada en su proceso, consideremos el costo ya incurrido para llevar el trabajo a su estado actual, y luego consideremos el costo de un retraso para llevarlo al mercado. Para que se mueva nuevamente, comencemos preguntando: "¿Por qué está atascado este costoso valor comercial?" Mi presentimiento es que su costoso valor comercial no se mueve porque está compitiendo con uno o más de estos obstáculos:

·        Trabajo no planificado. Estas son las solicitudes que aparecen aleatoriamente durante el día o la semana. Algunos días, el trabajo no planificado interrumpe todo el día. Algunos se deben a emergencias reales, algunos se deben a lo que otros perciben como emergencias, y algunos se deben a incógnitas desconocidas, cosas de las que nadie se dio cuenta que serían un problema pero que se colaban de vez en cuando.

·        Prioridades en conflicto. Todo no puede ser la máxima prioridad. Sabemos que tenemos prioridades en conflicto cuando escuchamos: "Mi proyecto es más importante que ese proyecto". Treinta y tres (mil) proyectos se llevan a cabo al mismo tiempo, compitiendo por la misma atención de la gente y los mismos recursos, creando estragos, haciendo que las personas cambien de contexto entre las solicitudes y que se aumente la cantidad de trabajo parcialmente completado.

·        Dependencia de un experto. Cuando una tarea se bloquea porque está esperando que alguien con una habilidad o fuente de conocimiento específica la aborde, el trabajo se vuelve "obsoleto" en la jerga de Kanban. Cuando sólo una persona puede hacer algo, es probable que esa persona se comparta entre varios equipos que necesitan el mismo servicio de la misma persona. Eso significa que los expertos no siempre están disponibles cuando los necesita.

Siguiente paso: superar los obstáculos

Seguramente alguno(s) de los siguientes obstáculos aplica en las empresas para las que trabajamos; esto es lo que debemos hacer con los obstáculos que matan la capacidad de nuestros equipos, dependiendo de su categoría.

·        Trabajo no planificado

La incertidumbre abunda en este mundo, y siempre existirá, así que hay que planificar la incertidumbre. Hay cosas que podemos hacer para ponernos en una mejor posición, o más simplificadamente, para que el trabajo no planificado no nos mate.

Por ejemplo, las organizaciones con sistemas completamente actualizados estaban en gran medida protegidas del ataque de ransomware WannaCry que azotó a muchos hospitales en mayo de 2019. Muchos de los infectados optaron por retrasar la instalación de la actualización de seguridad, ah bellas criaturas optimistas. El mantenimiento completo reduce el trabajo no planificado. Así que es necesario colocar una o dos tarjetas de mantenimiento en nuestros tableros Kanban para asegurarnos de que parte de la capacidad de nuestro equipo esté comprometida con el mantenimiento regular.

La inclusión constante del trabajo de mantenimiento ayuda a reducir el trabajo no planificado, lo que permite más tiempo para que los equipos terminen ese trabajo planificado costoso y parcialmente completado.

·        Prioridades en conflicto

Las solicitudes en competencia son las principales responsables de la sobrecarga de WIP. Aquí es donde entran en juego políticas claras de priorización.

Tomemos un equipo de contabilidad, por ejemplo. Tareas como la facturación de fin de mes (para que los equipos de ventas puedan cumplir con sus cuotas para el mes) y obtener informes de gastos para el personal (para que se pueda reembolsar a los empleados) compiten con ingresar cuentas por pagar y responder a las solicitudes de actualización de cuentas de clientes.

Para abordar esto, es necesario tener una discusión franca con nuestro equipo sobre las prioridades. Para el trabajo impulsado por la cadencia, como la facturación de fin de mes, reconozcamos que deberemos otorgar a otro trabajo estándar una prioridad más baja. En este escenario, ajustar los límites de WIP por tipo de tarjeta puede ayudar a reducir el enfoque del equipo al trabajo que más importa.

Durante los tiempos de crisis, una forma en que el departamento de contabilidad puede aclarar las prioridades es reduciendo el límite de WIP para los tipos de tarjetas de trabajo sin cadencia. Si el límite de WIP era de diez elementos de trabajo, reduzca a cinco, o incluso a dos.

A veces es más fácil crear un carril (swimlane) separado en nuestro tablero Kanban para diferentes tipos de elementos de trabajo y usar un límite de WIP por cada carril. Establezcamos los límites de WIP y concentrémonos en el flujo: la progresión suave y constante de lo más importante hasta el momento en que se entregue.

·        Dependencia de un experto

Este es un patrón recurrente que nos afecta a casi todos. Mi jefe 😊 espera a que termine de escribir este artículo para que pueda continuar con mi trabajo normal y habitual. El equipo de trabajo a mi cargo necesita que vuelva a mi trabajo normal y habitual para que ellos operen sin bloqueos. Nuestros clientes no pueden recibir nuestros servicios en tiempo y forma si estamos bloqueados. Trabajamos en redes de interdependencias.

Final/Hagámonos cargo

Nos sobrecargamos a nosotros mismos y a nuestros equipos porque asumimos más trabajo del que tenemos la capacidad de hacer. Como resultado, las cosas no se hacen cuando deberían, el negocio sufre y el talento capaz se frustra y sigue adelante. Por lo tanto, recomiendo el uso intensivo y extensivo del tablero Kanban para ayudar a que todo nuestro trabajo sea visible. De esta manera, podemos resaltar los problemas para hacer algo al respecto. Y rápido.

Daniela Laura Arjones Buzzin

Service Desk & Incident Management

4 años

Muchas gracias por compartir esta publicación! Ya me diste varias ideas para implementar 😊

Fabian Rico

Software Developer | .Net | SQL Server | Angular | Self-taught tech enthusiast

4 años

Felicidades Pablito! Se te extraña en la oficina!

Daniel Figueroa

Sr. Engagement Manager at Amazon Web Services (AWS)

4 años

Luego te muestro mi tablero Kanban donde planifique mi boda! Muy buen articulo. 

Juan Granillo Saizar

MBA | Principal Delivery Manager en Intive

4 años

Ser productivo no es trabajar más, es hacerlo mejor. 

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