¿Cómo encontrar un asistente comercial?

Trabajar con asistentes virtuales se ha vuelto cada vez más popular en los últimos años, ya que los propietarios de pequeñas empresas, empresarios y personas ocupadas de todo el mundo han reconocido la necesidad de ayuda adicional, pero querían evitar el costo y la molestia de contratar internamente.

En su libro The 4-Hour Workweek, Tim Ferriss describe los beneficios de pasar las tareas repetitivas para las que no tiene tiempo, o simplemente no disfrutas, a un asistente virtual.

Pero hay varios factores a considerar para encontrar el asistente comercial que sea mejor para ti y tu empresa:

1. Define tus necesidades específicas

Entonces, sabes que tienes demasiado en tu plato y necesitas ayuda. Eso es genial, pero si tuviera un asistente increíble para comenzar hoy, ¿qué es exactamente lo que delegarías en ellos?

Para obtener los resultados que está buscando, comienza por decidir exactamente qué hará su nuevo asistente. Sepa a qué tendrán acceso para poder hacerlo, si requerirá capacitación de su parte para que puedan hacerlo, y cuánto tiempo o beneficio le brindará.

La forma más fácil de identificar qué tareas se deben delegar es realizar cada día en su semana laboral típica y buscar las tareas repetitivas que no necesitas realizar específicamente o que toman mucho tiempo y no son de gran valor,

Las cosas como la segmentación de empresas, scraping, responder mails, llamar a solicitar reuniones, etc. son buenos ejemplos de los tipos de tareas que se transmiten fácilmente a un asistente comercial.

Esto se debe a que no lleva mucho tiempo encontrar un asistente virtual que entienda cómo realizar estas tareas. Una vez que encuentres a esa persona, ¡este tipo de tareas quedarán descartadas para siempre!

Un asistente comercial de alta calidad también es una buena opción, ya que generalmente requerirá poca información de ti, y la mayoría probablemente tengan más experiencia con estas tareas que tu.

Tomarse el tiempo para definir qué delegará y cómo lo hará, garantizará que no pierdas ningún tiempo valioso una vez que hayas encontrado al nuevo asistente.

2. Decide qué características del servicio son importantes para tí.

Ahora que sabe exactamente lo que te gustaría que haga el asistente comercial, puedes comenzar a buscar el asistente adecuado para satisfacer tus necesidades.

Hay tantas opciones de asistentes disponibles (ya sea que use un servicio o contrate a un contratista independiente) que encontrar el ajuste perfecto puede parecer un poco desalentador. Pero puede limitar considerablemente su búsqueda al definir sus necesidades incluso más específicamente más allá de la lista de tareas básica.

• Hora: Primero, piensa cuánto tiempo necesitarás con el asistente, y en que horario necesitas que esté disponible. La mayoría de los asistentes virtuales trabajan con varios clientes al mismo tiempo, pero hay algunos que pueden dedicar todo su tiempo a un solo cliente o empresa.
• ¿Basado en tu país o internacional?: Otra consideración importante es si usar un servicio en el extranjero o en tu propio país. Los servicios de asistentes internacionales generalmente cuestan menos, lo único que debes tener en cuenta es que estén en tu misma zona horaria y que hablen tu mismo idioma, o podrías tener inconvenientes a la hora de trabajar.
• Flexibilidad y contrato: Además, mientras buscas el asistente comercial adecuado para tu empresa, recuerda considerar: La flexibilidad de usar más o menos horas según lo necesites, y, si estás sujeto a un contrato o puedes cancelarlo en cualquier momento

3. Haz las preguntas correctas

Una vez que hayas reducido tu búsqueda a los servicios o contratistas que mejor se ajustan a sus necesidades, tómate el tiempo para analizar los detalles clave con el contratista o representante de ventas.

Envçiales el bosquejo de lo que tu asistente va a hacer y descubre si hay algo que se consideraría fuera del alcance de su servicio.

Después de tener un buen sentido del ajuste general, revisa los detalles. Si utilizas un sistema operativo determinado o si necesitas que el asistente tenga experiencia con una herramienta o programa específico; asegúrate de que pueda adaptarse.

También debes analizar las necesidades específicas, como el conocimiento de áreas particulares del país, si se requiere la firma de una NDA, la capacidad de hablar otros idiomas y el nivel de conocimientos técnicos necesarios.

Finalmente, asegúrate de que el asistente se pueda comunicar de la manera que prefiera (teléfono, correo electrónico, mensajes de texto, chat, etc.) y descubra cómo almacenará información confidencial como contraseñas.

Ten en cuenta que necesidades más especializadas, experiencia y requisitos de servicio significan menos opciones y posiblemente más costos. Pero teniendo claridad sobre lo que necesitas te ayudará a elegir más facilmente.

4. Establece la relación de éxito

Ahora que has encontrado al asistente comercial perfecto, no cometas el error de dejar caer una lista de tareas en su regazo y luego mirar hacia afuera.

Todas las relaciones requieren un poco de tiempo y esfuerzo para construirse, y en este caso, puede significar la diferencia entre una gran asociación o frustración y confusión para ambos.

• Llamada telefónica de introducción o video chat: Para asegurarte de comenzar las cosas de la mejor manera posible, ten una llamada de teléfono introductoria o un video chat con el nuevo asistente.
• No intentes hacer la introducción por correo electrónico o chat; ya que no obtendrás el mismo sentido de la personalidad o confianza del asistente. Tener una conversación verbal en vivo también permite preguntas de seguimiento más naturales y respuestas ampliadas en ambos lados.
• Ve preparado con información que necesitarán para comenzar: Acércate a la llamada con información que el asistente virtual necesitará para comenzar tus tareas de inmediato. Darles cosas como Buyer persona a buscar, o templates y estilos de mails a construir, un pdf con la información clara de tu empresa, etc, les permitirá saltar a las tareas sin detenerse a pedir esta información (y tener que esperar su respuesta).
• Si corresponde, comparte la pantalla y guíalos por las tareas más detalladas para que entiendan exactamente cómo se deben hacer.
• Fedback: Una vez que el asistente haya completado las tareas, tómate el tiempo para revisarlas y proporcionar comentarios sobre los resultados. Esto es especialmente importante al principio.
• Si le envías un simple "Esto es perfecto; ¡gracias! "les hará saber que repitan ese nivel de rendimiento. Si se necesitan cambios o aclaraciones, mantenga sus comentarios constructivos, recordando que el asistente quiere cumplir con sus expectativas, y se le debe dar la oportunidad de aprender y hacer ajustes.
• Sé claro en prioridad y urgencia: Además de asignar tareas a tu asistente, ten claro la urgencia de la tarea y el tiempo de respuesta esperado. Esto ayudará al asistente a saber qué tareas priorizar y cuáles pueden esperar hasta más tarde.

Si deseas actualizaciones periódicas, informe al asistente que deseas recibir un informe de progreso al final de cada día que describa el estado de cada tarea y cuándo se completará. Esta actualización diaria también le permite al asistente la oportunidad de solicitar cualquier aclaración o información adicional que pueda necesitar de usted para el trabajo del día siguiente.

Al mantener las líneas de comunicación abiertas y ser claro sobre lo que funciona y lo que no funciona, pronto hará que sus tareas no deseadas pasen a su asistente y podrá comenzar a disfrutar de los beneficios de ahorrar tiempo y estrés.