Cómo fortalecer un programa de cumplimiento con 4 herramientas clave

Hoy, tener un programa de cumplimiento en cualquier compañía, no debería ser una imposición legal traducida en una simple área conformada para evitar una sanción legal o quizás económica, al contrario, no solo debería ser un pilar estratégico muy importante dentro de la misma, sino que además debería ser una herramienta muy eficaz para; no solo asegurar los objetivos del negocio sino para ser ejemplo frente a sus competidores y también un ejemplo para la sociedad en general, demostrando que teniendo unas bases éticas solidas es posible tener un negocio solido en cualquier país del mundo.

Si es cierto que existen particularidades geográficas en donde los actos de corrupción o que van en contra de la ética son mucho mas acentuados y sobre todo más “normales” dentro de una sociedad, no deberíamos tolerar este tipo de actos contrarios a la ley. Solo basta con ver las mediciones que realizan muchas organizaciones regulatorias y no gubernamentales que anualmente evalúan el desempeño de los países en la lucha contra la corrupción (Ej. Transparencia internacional, FATF, unión europea etc.) en donde, por dar un ejemplo, sitúan a la gran mayoría de los países de América Latina dentro de los primeros países que ocupan un vergonzoso podio de corrupción y numerosos delitos asociados al lavado de dinero y demás actividades delictivas.

Lo bueno de todo esto es que, cada uno de nosotros, desde nuestro actuar diario y también desde nuestras formas de hacer negocios y en general dentro de nuestra cultura organizacional tenemos herramientas sumamente poderosas para no solamente mitigar estos riesgos, sino también para ser ejemplo frente a los demás de nuestro actuar. ¿Pero, cómo saber si las herramientas con las que cuento son suficientemente poderosas para mitigar los riesgos de corrupción en mi compañía?

Existen diversas metodologías ampliamente aceptadas y utilizadas sobre todo desde el área de auditoría interna o incluso como auditorías externas para evaluar un programa de cumplimiento de manera eficiente; algunos con un nivel de complejidad elevado y sobre todo con una ejecución que requiere mayor tiempo y nivel de detalle. Sin embargo, si ya usted ya conoce de antemano, con la realización de estas evaluaciones que su programa de cumplimiento cumple con los requisitos mínimos, pero necesita algunas mejoras para tener un programa robusto y que vaya mas allá de la norma, debería autoevaluarse en estos 10 aspectos:

1.      Una cultura organizacional de cumplimiento

Si, hoy en día, es indispensable que una compañía cuente con una cultura organizacional cohesionada y en armonía con todo el programa de cumplimiento, este sin duda alguna es uno de los pilares más importantes que permiten consolidar una buena estrategia en un programa de cumplimiento. Pero ¿Cuál es la manera más efectiva para medir la cultura organizacional?

Si bien no existe una ruta única, si existe un consenso en que se deben elaborar indicadores que permitan a la compañía tener claro como es el estado actual de la cultura de cumplimiento de sus colaboradores. Algunos de estos indicadores pueden ser:

• Comunicación relevante y muy general de forma periódica sobre algunas de las tareas bajo las cuales el área de cumplimiento se encuentra trabajando y que pueden tener un impacto completo en la organización.
• Capacitaciones prácticas (en lo posible, no e-learnings o capacitaciones planas) mediante expertos o miembros del área de cumplimiento en donde se expongan los casos reales bajo los cuales se pueden materializar actos que van en contra de la ley dentro de la compañía por cada proceso de la cadena de valor de manera periódica y a todos los colaboradores.
• Número de denuncias recibidas en un periodo de tiempo a través del canal o línea éticos, tiempo transcurrido desde su recepción hasta su tratamiento final y número de sanciones resultantes de dichas denuncias. Visibilizar este indicador, les permite a sus colaboradores darse cuenta de que el canal no solamente funciona y que es gestionado oportunamente, sino que es una herramienta muy importante a favor del colaborador en caso de que sea testigo de una situación contraria al código de ética de la compañía.

2.      Crear “Gestores de cumplimiento” en cada proceso de la cadena de valor

Es importante empoderar y comprometer a todos y cada uno de los colaboradores en una compañía mediante el nombramiento de personas que sean agentes replicadores de la cultura de compliance, que sirvan también como una especie de apoyo directo al área de cumplimiento desde el día a día de cada uno de los procesos del negocio. Para esto, es importante que el área de cumplimiento pueda identificar personas clave que les puedan servir de ayuda in situ y en todo momento como “Gestores de cumplimiento”.

Estas personas no necesariamente deben tener un nivel superior jerárquico dentro de los procesos de la cadena de valor, sino que puede ser cualquier persona que se destaque por tener un muy buen conocimiento de las políticas de la compañía en general y que sobre todo evidencie estar comprometido con los valores descritos en el código de ética de la compañía.

Un Gestor de cumplimiento entre otras cosas puede ser capaz de:

• Informar de manera inmediata al área de cumplimiento cualquier situación anómala o adversa a las políticas de cumplimiento.
• Apoyar al área de cumplimiento en la difusión de conocimiento sobre buenas prácticas éticas anti-corrupción mediante la asistencia a capacitaciones específicas especiales llevadas a cabo por el área de compliance directamente a dicho gestor.
• Identificar riesgos de incumplimiento normativo en la ejecución de sus procesos diarios.

3.      Permitir diagnósticos externos de manera periódica

Si, es importante realizar evaluaciones periódicas al programa de cumplimiento a parte de las normativas principalmente por dos razones:

• Una evaluación independiente permite saber en un periodo determinado del tiempo, cual es el estado real del programa de cumplimiento permitiendo enfocar los esfuerzos del área de compliance en aquellos puntos sobre los cuales presenta debilidades y corregirlos de manera mucho más efectiva.
• Una evaluación independiente permite adoptar mejores prácticas en recomendaciones que quizás la organización en si misma aún no se había dado cuenta que podía aplicar y que puede mitigar costos futuros por su no implementación o implementación tardía.

Tener claro el estado del programa de cumplimiento en un periodo de tiempo determinado es vital para actuar de manera oportuna frente a sanciones futuras y es una herramienta de información muy importante para la buena toma de decisiones.

4.      Invertir y/o fortalecer en recursos tecnológicos eficientes

Muchos de los riesgos materializados de lavado de dinero, corrupción, entre otros han demostrado que en una organización es mucho más barato invertir en sistemas de control que permitan mitigar estos riesgos que esperar a establecer acciones correctivas inmediatas justo cuando estos ya se han materializado.

Tener un sistema tecnológico fortalecido al servicio del área de cumplimiento permite:

• Realizar debidas diligencias a sus contrapartes eficientes y oportunas.
• Fortalecer el programa de denuncias en la compañía mediante estrategias de difusión de información en tiempo real.
• Identificar nuevos riesgos de manera oportuna.
• Establecer nuevos parámetros tecnológicos sobre algunos controles ya existentes.
• Tener un sistema de cumplimiento actualizado, adaptativo al cambio y con un alto nivel de respuesta.

Pero, antes de invertir en activos o recursos tecnológicos es importante asegurarse de las bases de datos de la organización se encuentran en óptimas condiciones y que sobre todo se encuentren lo más actualizadas posibles, esto es vital puesto que para el área de cumplimiento y en general para toda la organización es muy importante contar con información confiable sobre todo el negocio; es claro que esto permite tener una mejor toma de decisiones y sobre todo permite al área de cumplimiento tener todas las herramientas suficientes para identificar, medir, controlar y monitorear todos los “riesgos de compliance” mediante metodologías mucho mas eficaces.

Daniel Felipe Bustos Garnica

Analista Senior de Compliance Financiera de Desarrollo Nacional