Cómo hacer reuniones online más interesantes y mantener la atención de los participantes.

Si hay algo más difícil que mantener el interés de los participantes en una reunión, es hacerlo en una reunión en línea.

Las videoconferencias y las reuniones a través de Internet han revolucionado la comunicación en las empresas, aportando flexibilidad y reduciendo las barreras físicas. Los participantes pueden conectarse desde cualquier lugar, se ahorra en desplazamientos y en alquiler de espacios, y la información fluye de forma más rápida (cientos de empleados pueden conectarse a la vez).

Pero seamos sinceros. Para muchos, la mayoría de las reuniones online son un completo aburrimiento. Hasta ahora he encontrado muy poca gente que esté deseando asistir a una. Generalmente oyes algo del estilo “puf, tengo una conference call. A ver si aprovecho para enviar algunos emails“.

En 2014, InterCall, uno de los mayores proveedores de soluciones para videoconferencias, realizó una encuesta entre sus miles de usuarios. La mayoría de los encuestados (un 82 %) reconocían estar haciendo otras actividades no relacionadas con el tema de la conferencia durante la misma. Las actividades más comunes eran enviar correos electrónicos, comer, enviar mensajes de texto, navegar por las redes sociales, hacer ejercicio, comprar online e incluso aprovechar para ir al baño. Es comprensible. Si ya cuesta a veces mantener la atención de los asistentes durante una reunión o formación presencial, ¿cómo no van a desconectar en una sesión en línea en la que se ofrecen aún menos oportunidades de participación?

A continuación, comparto contigo 15 consejos para mantener la atención de los participantes en reuniones y formaciones online.

1# Comunica el propósito de la reunión.

¿Te han convocado alguna vez a una reunión sin incluir la agenda o sin informarte sobre el objetivo de la misma? Sucede más a menudo de lo que piensas. Parece que cuando alguien hace convocatorias internas, es decir, a compañeros de su propia compañía, está permitido relajarse con las normas más básicas.

Cuando un asistente se conecta a una reunión sin saber si quiera sobre qué se va a hablar, es muy probable que si no encuentra nada interesante deje de prestar atención al poco tiempo de empezar.

En cambio, cuando el participante ha recibido la agenda o ha sido informado del tema a tratar previamente, habrá tenido oportunidad de pensar en ello y podrá realizar aportaciones valiosas durante la reunión.

2# ¿Qué hay en esto para mí?

Desde el primer momento deberíamos intentar responder a esta pregunta: "¿qué hay en esto para mí?" (como dicen los ingleses WITFM, What’s in this for me?). Es decir, tenemos que comunicar claramente qué beneficios van a obtener los asistentes al participar en la reunión. ¿Van a aprender algo útil para hacer su trabajo mejor, más fácilmente? ¿Van a recibir información importante?

Es más probable que los asistentes mantengan la atención si saben que el contenido es relevante para ellos.

Recuerda que, cada vez que solicitas una reunión online, estás pidiendo a los convocados que te den algo muy valioso, su tiempo. 

3# Sé el primero en llegar.

Como asistente no hay nada más frustrante que organizar tu agenda para atender a una reunión, dejar todo lo que estabas haciendo, esforzarte por conectarte con puntualidad, y escuchar: “es usted el primer participante en conectarse. El organizador aún no ha llegado. Por favor, espere”. En el momento en el que se conecte el organizador, si la espera ha sido muy larga, los asistentes estarán acordándose más de su familia que atendiendo al contenido de la conferencia.

Si tú eres quien ha convocado la reunión, eres el máximo responsable, el capitán del barco. No hay excusas para no aparecer o no dar señales de vida (créeme, sucede). Si no vas a poder conectarte a la hora acordada, pide disculpas a los convocados. Si eres el único que conoce el tema a tratar, retrasa o cancela la convocatoria. Si hay alguien que pueda sustituirte, solicita a esa persona que inicie la reunión hasta que puedas unirte o que la conduzca completamente.

4# Comprueba que todo funciona.

A quien madruga Dios le ayuda, pero a quien se conecta temprano, mucho más. Si eres el organizador conéctate como mínimo 15 minutos antes para comprobar que todo funciona correctamente. Con tan solo 5 minutos de antelación puede que no tengas tiempo suficiente para resolver posibles imprevistos. La primera ley de Murphy, “si algo puede fallar, fallará”, sigue siendo igual de aplicable hoy en día. Seguro que justo a la hora de conectarte, el ordenador te pide actualizar un controlador o instalar alguna extensión, el micrófono no funciona, no se escucha el audio o el vídeo de la webcam no se ve. Si te has conectado con tiempo podrás encontrar una solución o incluso buscar otro ordenador.

5# Un buen anfitrión siempre hace una buena bienvenida.

Imagina que entras en una sala llena de gente y nadie te saluda. Todo el mundo permanece en silencio ignorándote. ¿Cómo te sentirías?

En el artículo 3 errores comunes al preparar una sala para una formación y cómo evitarlos hablábamos de la importancia de llegar el primero en la sala para recibir y dar la bienvenida a los asistentes. En las reuniones online sucede igual.

Mientras que los asistentes van llegando a la reunión puedes activar tu cámara de video para ir dándoles la bienvenida uno a uno e ir charlando con ellos. Recuerda el poder de utilizar los nombres propios para conectar con los participantes. No es lo mismo un “hola a todos” que “¿Qué tal Lola? ¿Cómo va todo? Bienvenido Raúl, ¿qué tal tu día?”.

Otra buena idea es compartir una pregunta o imagen en la pantalla que invite a la reflexión para que los asistentes vayan pensando sobre el tema. También puedes mostrar algún acertijo visual o brainteaser para animar la conversación entre los participantes.

6# Ten en cuenta las zonas horarias.

Puede que el contenido de una reunión sea superinteresante pero si te has tenido que levantar a las 6.00 de la mañana para conectarte, no habrá litros de café suficientes que te mantengan despierto para prestar atención.

Si tienes que convocar una reunión con participantes localizados en distintas zonas horarias, valora a qué hora del día la mayoría de los asistentes podrían conectarse dentro de su jornada laboral habitual. Si te es imposible cuadrar una hora aceptable para todo el mundo, plantéate hacer dos convocatorias distintas. Si se trata de una reunión en la que necesitas la participación e interacción de todo el mundo, avisa con suficiente antelación para que los asistentes que deban conectarse fuera de su horario de trabajo habitual puedan organizarse y agradece su esfuerzo.

7# Presenta a los asistentes.

En reuniones donde se conectan muchos participantes es probable que algunos de ellos no se conozcan entre sí. Si puedes, dedica tiempo a presentar a los asistentes que están conectados e indicar qué funciones realizan. Así, facilitarás que haya un ambiente más cercano.

A la hora de enviar la convocatoria para una reunión online o al enviar el correo electrónico posterior con las conclusiones de la misma, haz que los destinatarios puedan ver las direcciones de los otros empleados. Así podrán identificar a sus compañeros e interactuar entre ellos. Esto es especialmente útil en reuniones internacionales en las que los nombres y apellidos a veces son difíciles de entender por teléfono. Si hay un listado de participantes, les será más fácil identificar a esa tal “Winnie” que hizo una aportación tan interesante para poder contactar con ella.

8# Invita únicamente a las personas imprescindibles.

Convoca únicamente a la gente que realmente necesite estar y participar en la reunión. Muchas veces las personas no participan o no muestran atención durante una reunión porque, sencillamente, no deberían estar ahí. Aunque esto parece obvio, hay quien lanza convocatorias masivas a sus compañeros cuando en verdad no sería necesario que asistieran a esa reunión o se les podría informar con un correo electrónico.

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